Merudgifter til arkæologisk sagsbehandling og administration

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen om merudgifter til arkæologisk sagsbehandling og administration til efterretning.
2. at Kultur- og Fritidsudvalget henviser finansiering af merudgifter på det arkæologiske område gældende fra 2021 til forhandlingerne om Budget 2022.

Problemstilling

Københavns Museum står i dag med en væsentlig ressourceudfordring grundet to udefrakommende faktorer i relation til det arkæologiske område:

• Øgede lovkrav til varetagelse af myndighedsopgaven
• Stigende byggeaktivitet relateret til den bygherrebetalte arkæologi

Ressourceudfordringen og den manglende finansiering medfører en risiko for, at den pålagte myndighedsopgave og de dertilhørende lovmæssige krav ikke vil kunne overholdes. Derudover vil der være stor risiko for yderligere forsinkelser af bl.a. kritiske forsyningsarbejder eller større investeringsbyggerier i Københavns Kommune.

De øgede krav til myndighedsopgaven og den stigende byggeaktivitet er ikke nye, men Københavns Museum har været lukket i perioden 2015-2020, og i den forbindelse er ressourceudfordringen blevet håndteret ved interne omprioriteringer. Efter museets genåbning er dette ikke længere en mulighed, da udgifterne ikke kan dækkes inden for museets nuværende ramme.

Løsning

Varetagelse af myndighedsopgave

Slots- og Kulturstyrelsen har tildelt Kultur- og Fritidsforvaltningen (Københavns Museum) den arkæologiske myndighedsopgave i Københavns og Frederiksberg Kommune. Opgaven følger af museumslovens kapitel 8 og indebærer løbende sagsbehandling, gennemførelse af forundersøgelser, arkæologiske udgravninger samt forvaltning og ansvar for nyere tids bevaringsværdige bygninger.

Museer, der løfter denne myndighedsopgave, er siden 2018 af Slots- og Kulturstyrelsen blevet underlagt stadigt strengere krav til varetagelse af administration, regnskabsaflæggelse og revision på det arkæologiske område. Kravene omhandler:

• Generelt øget revision af minimum 20 % af alle de arkæologiske regnskaber samt revision af projekter med budgetter over 2,5 mio. kr.
• Hvis museet udsender regninger for samlet mere end 5 mio. kr. per år, skal minimum 20 % af samtlige regnskaber revideres årligt. 

Disse krav rammer særligt museer med store projekter og megen aktivitet, hvilket er tilfældet for Københavns Museum. Der er ikke givet DUT kompensation for de pålagte opgaver og øgede krav til administration og revision. 

I samme periode er der på myndighedsområdet kommet mange nye sager til, der er kendetegnet ved at være større og mere komplicerede, end det tidligere har været tilfældet. Kompleksiteten skyldes, at anlægsprojekter i København generelt bliver stadigt større med flere interessenter, parter og underliggende budgetter. Projekt om skybrudssikring er et eksempel herpå, hvor Københavns Museum står for både overordnet planlægning sammen med HOFOR og behandling og gennemførelse af en række delprojekter herunder. Andre komplicerede og store sager, der kan nævnes, er bl.a. Papirøen, Posthusgrunden og Købmagergade 50. Derudover er der sket en massiv vækst i sagsmængden fra Frederiksberg Kommune i perioden fra 2018-2021.

Tabel 1. Opgørelse over sager, der er sagsbehandlet i arkæologisk afdeling fordelt på Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune

Stigende byggeaktivitet

Den stigende byggeaktivitet i København de seneste år har også betydet stigende sagsmængder og opgaver relateret til den bygherrebetalt arkæologi. Det gælder bl.a. Papirøen og Købmagergade med henholdsvis 49 og 59 arkæologer ansat i perioden. Kultur- og Fritidsforvaltningen forudser et fortsat stabilt, højt niveau i anlægs- og byggeaktiviteten de kommende år.

På grund af den øgede aktivitet har det været nødvendigt for Københavns Museum at forøge medarbejderstaben væsentligt. I den forbindelse mangler der finansiering til administration og ledelse, da disse poster ifølge museumsloven ikke må afholdes inden for bevillingen til den bygherrebetalte arkæologi.

Det har ført til et akkumuleret underskud på 1,7 mio. kr. i 2021 på trods af, at Københavns Museum løbende har søgt at tilpasse økonomien.

Det er en generel udfordring for museer med arkæologisk ansvar at finde økonomien til at opretholde administrationen med både sagsbehandling og ledelse. Det gælder for såvel kommunale som ikke-kommunale museer, og emnet er ofte til diskussion i museumsfora. Problematikken er del af de pågående drøftelser om museumsreformen og de statslige tilskud, hvor de kulturhistoriske museer med arkæologisk ansvar anfægter, at tilskuddet skulle være dækkende i forhold til opgaven. 

For at håndtere ressourceudfordringen og undgå at skabe yderligere forsinkelser i anlægsprojekter samt for at overholde museumsloven indstiller Kultur- og Fritidsforvaltningen, at Kultur- og Fritidsudvalget henviser finansiering af de manglende ressourcer på det arkæologiske område til forhandlingerne om Budget 2022. Der er behov for finansiering fra 2021 og frem. Forvaltningen undersøger muligheden for at sagen rejses som en sag i kategorien ”need to”.

Økonomiske konsekvenser

Under forudsætning af, at den arkæologiske sagsmængde ikke øges væsentligt i forhold til det nuværende niveau, estimeres de foreløbige merudgifter til samlet 4,23 mio. kr. årligt.

Tabel 2: Overblik over det samlede finansieringsbehov

1. Opnormering af sagsbehandlingsafdelingen for at understøtte myndighedsopgaven – i alt 2,57 mio. kr.

Sagsbehandling af et projekt kan variere fra få timer til 3-4 dage, afhængig af sagens kompleksitet og behov for forarbejde. Hertil kommer forundersøgelser af alle sager, som museet jf. museumsloven selv skal afholde inden for rammen af museets driftsmidler.

For fortsat at kunne sikre varetagelse af myndighedsopgaven med rettidig sagsbehandling og uden tilstødende forsinkelser eller oparbejdelse af større sagspukler er der et finansieringsbehov på 4,5 årsværk.

Siden 2018 har Københavns Museum finansieret 2,3-3 årsværk (i alt 1,3-1,7 mio. kr.) inden for egen ramme ved omprioriteringer. Da forvaltningen forudser et stabilt højt niveau af anlægs- og byggeaktivitet de kommende år, er der behov for ansættelse af yderligere 1,5 årsværk udover de tre.

Tabel 3. Opgørelse over sagsbehandlertimer (Museumsloven Kapitel 8).

2. Udtræk fra Eazy Project tidsregistrerings-systemLedelse af en øget medarbejderstab og administration af den øgede sagsmængde – i alt 1,43 mio. kr.

Med en årlig tilgang af ca. 25 nyansatte arkæologer er der behov for at bibeholde ledelsen i den arkæologiske afdeling med én leder til sagsbehandlerafdelingen og én leder til arkæologerne i felten. Dette vil sikre en bedre sammenhæng i arbejdsprocesserne og en ledelse, der er tættere på i hverdagen og kan sikre løbende fremdrift og overblik i forhold til de igangværende sager. Hertil kommer behovet for et årsværk til administration i relation til den øgede medarbejderstab og sagsmængde.

3. Udgifter til administration og revision i forbindelse med nye krav om revision – i alt 0,23 mio. kr.

På baggrund af de nye krav fra 2021 vil der komme flere udgifter til ekstern revision, svarende til ca. 10.000 kr. per reviderede projekt samt udgifter til administration af disse nye krav, i alt 0,23 mio. kr. årligt. Disse udgifter bliver ikke DUT kompenseret.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces