B-sag: Revisionsberetning 2020 og Kultur- og Fritidsforvaltningens handleplaner

Se alle bilag

Kultur- og Fritidsudvalget orienteres om revisionsberetningen for regnskab 2020 og skal godkende Kultur- og Fritidsforvaltningens handleplaner for den del af revisionsbemærkningerne, som vedrører forvaltningen.

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen om revisionsberetningen 2020 til efterretning.
at Kultur- og Fritidsudvalget godkender handleplaner for den del af revisionsbemærkningerne, som vedrører Kultur- og Fritidsforvaltningen, jf. bilag 3.

Problemstilling

I tråd med årshjulet for revision af regnskabet modtog Økonomiforvaltningen (ØKF) den 1. juni 2021 revisionsberetningerne for Københavns Kommunes regnskab 2020, som udgøres af hovedberetningen samt en række rapporter om sociale udgifter. Rapporterne er vedlagt som henholdsvis bilag 1 og bilag 2.

Med revisionsberetningen giver kommunens eksterne revisor (Deloitte) sin vurdering af regnskabsaflæggelsen og det løbende arbejde med regnskabet 2020. Dette har givet anledning til i alt 11 revisionsbemærkninger rettet mod en eller flere forvaltninger.

Økonomiforvaltningen har på denne baggrund bedt forvaltningerne om at udarbejde handleplaner for de udvalgte bemærkninger, som vedrører de enkelte forvaltninger. Fagudvalgene skal godkende forvaltningernes handleplaner.

Løsning

Der er udarbejdet handleplaner for de fem revisionsbemærkninger, der vedrører Kultur- og Fritidsudvalgets område. Handleplanerne vil blive gennemført i løbet af 2021 og 2022.

Nedenfor ses et kort overblik over revisionsbemærkninger og handleplaner vedrørende Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF). I bilag 1 ses den fulde revisionsberetning og i bilag 3 ses Kultur- og Fritidsforvaltningens handleplaner til de enkelte revisionsbemærkninger.

Bemærkning nr. 1 Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller (alle forvaltninger)

Revisionen bemærker:

Det skal i lighed med tidligere år henstilles, at forvaltningerne skærper tilsynet med forbedring af:

Manglende dokumentation
Efterlevelse af de autoriserede konteringsregler

Intern Revision har udvidet deres bemærkning i forhold til tidligere år til også at indeholde en anbefaling til alle forvaltninger om et styrket kontrolmiljø.

KFF har iværksat en særlig indsats for at øge kvaliteten af forvaltningens konteringspraksis og er i gang med at opbygge et internt kontrolmiljø:

Der etableres en stærkere organisering og et tydeligt ledelsesfokus omkring revision og kontrol.
Der udvikles pt et datasæt i en rapport, som skal bruges som grundlag for direkte opfølgning på fejl i forbindelse med bilag og kontering samt til løbende struktureret kontrol med prioriterede områder.
Datasættet udvikles med henblik på at kunne aflæse mønstre i fejl og danne grundlag for at kunne målrette specifikke indsatser, der kan understøtte bevidstheden om og arbejdet med fx korrekt kontering.

Ambitionen er, at KFF fremadrettet har et kontrolmiljø, som adresserer risikoområderne og som kan skaleres i takt med prioritering og analyse af risikoområder, der kan ændre sig over tid.

Bemærkning nr. 3 Revision af balance (alle forvaltninger)

Revisionen bemærker fejl i en række balanceposter.

Regnskabet består af en resultatopgørelse, som viser årets drift samt af en balance, som viser saldi for kommunens aktiver og skyldige poster ved årets udgang.

Økonomiforvaltningen udarbejder fælles handleplan herfor, som derfor ikke fremgår af denne sag.

Ifølge handleplanen skal der bl.a. afholdes månedsmøder med hver forvaltning om forvaltningens balanceposter. KFF har allerede holdt flere møder med ØKF og arbejder kontinuerligt på at sikre, at balanceposterne for KFF er korrekte. Pt. er det altovervejende poster fra det gamle Halbooking system, der giver anledning til udfordringer. Dette forventes opklaret i løbet af få måneder.

Bemærkning nr. 7 Kommunens regler for indkøb (alle forvaltninger)

Revisionen bemærker:

Forvaltningerne og Center for Indkøb skal sikre et fortsat ledelsesmæssigt fokus på, at de vedtagne målsætninger realiseres, således at gældende regler for konkurrenceudsættelse overholdes, og at kommunen får realiseret de økonomiske gevinster (sparsommelighed) gennem konkurrenceudsættelse og indkøb via de indgåede aftaler gennem indkøbsløsningen i Kvantum.

Revisionen anbefaler derudover to yderligere målepunkter til at vurdere den samlede målopfyldelse:

Aftale-compliance, der viser kommunens evne til at købe konkurrenceudsatte varer/tjenesteydelser hos den rigtige leverandør
Proces-compliance, der viser kommunens evne til at anvende de rigtige løsninger i forbindelse med indkøb og fakturahåndtering.

ØKF arbejder på opgørelsesmetoder for de to typer af compliance som revisionen oplister. Forvaltningerne er endnu ikke blevet forelagt opgørelser, og der er ikke blevet fastlagt nye målsætninger.

De gældende målsætninger er, at kommunen skal have 95 % Indkøbs ordre (IO) compliance:

Kommunens IO compliance var i maj 2021 : 52,7 %.
KFF’s IO compliance var i maj 2021 : 77,4 %

KFF fortsætter arbejdet med at bevare den høje IO compliance i forvaltningen, indtil de nye metoder til at opgøre compliance er klar. KFF bevarer således det store ledelsesmæssige og målrettede fokus på compliance og understøtter på den måde korrekt indkøbsadfærd og opfølgning på compliance. Dette arbejde bruges som grundlag, når de nye metoder skal implementeres.

Derudover er KFF i gang med at implementere en indkøbspartnerfunktion, der kan være bindeled mellem dels organisationens behov for indkøb dels tilgængeligheden af korrekte, lovlige aftaler i Kvantum, der gør det muligt at købe korrekt ind.

Når de nye metoder til at opgøre compliance er klar, vil KFF fortsat arbejde med opfølgning på compliance, men også se på styring, budgetmodeller og højere grad af systemunderstøttelse for at sikre en høj juridisk compliance og øge mulighederne i forhold til automatisering inden for fx fakturabehandling.

Bemærkning nr. 10 Tilskudsadministration (rettet mod KFF)

Revisionen bemærker, at Kultur- og Fritidsforvaltningen ikke har kunnet gennemføre og afslutte arbejdet med genopretningsplanen i 2020 som planlagt. Derfor afsluttes projektet først i 2021.

KFF arbejder videre med at opdatere gamle tilskudsaftaler i samarbejde med KEID og Intern Revision. De mest komplicerede sager (131 aftaler) forventes at være gennemgået endeligt i 4. kvartal 2021.

Genopretningsplanen består desuden i anskaffelse af nyt tilskudsadministrativt system, som forventes at ske i efteråret 2021 med implementering primo 2022.

Forvaltningen har besluttet at implementere et standardsystem i faser, således at der implementeres først på kommunalfuldmagtsområdet, dernæst på foreningsområdet og sidst på aftenskoleområdet. Implementeringen af systemet forventes påbegyndt i december 2021 i en testfase. Implementeringen forventes afsluttet fasevis i 2022, første fase afsluttes i test i juni 2022.

Bemærkning nr. 11 Indtægter (rettet mod KFF)

Revisionen bemærker, at Kultur- og Fritidsforvaltningen ikke har kunnet gennemføre og afslutte arbejdet med implementeringen i 2020 som planlagt. Derfor afsluttes projektet først i 2021.

Arbejdet med at implementere indtægtscirkulæret er i gang, og grundlaget for at opkræve de korrekte priser er på plads i forhold til BR-bevilling, klarhed over hvilke priser/takster der skal tages for hvilke ydelser og en arbejdsgang for salg af overskudskapacitet i kulturhuse og idrætsanlæg.

Den konkrete implementering af de udarbejdede vejledninger og arbejdsgange i den enkelte enhed sker i sommer og efterår 2021. Desuden gennemføres arbejde med at beregne omkostningspriser, hvor de skal anvendes. Arbejdet forventes afsluttet i 2021.