B-sag: Risikobaseret ledelsestilsyn 2024
Intern Revision blev i 2016 pålagt af Økonomiudvalget at rapportere årligt, hvorvidt forvaltningerne fører et betryggende ledelsestilsyn. Som led i dette udfærdiger Intern Revision rapport om Risikobaseret ledelsestilsyn. Det sker på tværs af Københavns Kommune (KK). Intern Revision har i 2023 ændret praksis for håndtering af Risikobaseret ledelsestilsyn for at imødekomme ønsket om en strammere struktur for ledelsestilsyn.
Kultur og Fritidsforvaltningen (KFF) har 23 væsentlige finansielle processer, der indgår i det risikobaserede ledelsestilsyn. Der er udarbejdet handleplaner til syv af områderne, hvor forvaltningen har vurderet, at modenhedsniveauet er lavere end forvaltningens mål, eller at retningslinjer og interne kontroller ikke er fuldt implementeret. De pågældende handleplaner har til formål at sikre, at forvaltningen forvalter områderne betryggende.
Intern revision vurderer, at forvaltningens handleplan, hvis den gennemføres som planlagt, fremadrettet vil kunne medvirke til at håndtere forvaltningens risikoområder hensigtsmæssigt og betryggende.
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at:
- Kultur- og Fritidsudvalget tager Intern Revisions afrapportering til efterretning
Problemstilling
Intern Revision har i 2023 udarbejdet et nyt koncept for dokumentation af det risikobaserede ledelsestilsyn, der medvirker til en strammere struktur. Koncept er udarbejdet med afsæt i Standard for offentlig revision (SOR 6). SOR 6 er udformet i samarbejde mellem FSR – danske revisorer og Rigsrevisionen.
Indledningsvis identificeres de væsentlige finansielle processer i forvaltningen. For de identificerede processer indeholder konceptet herefter en væsentlighedsvurdering, en risikovurdering, en modenhedsvurdering samt forvaltningens vurdering af, om de udarbejdede retningslinjer er implementeret og efterleves.
Konceptet er i stand til på overordnet niveau at illustrere, hvorvidt der for de væsentlige finansielle processer er udarbejdet regler og retningslinjer, som er styrende eller retningsvisende for forvaltningen, og hvorvidt de vurderes at være implementeret og efterlevet i praksis.
Løsning
Med anbefaling fra Intern Revision har Kultur- og Fritidsforvaltningen identificeret i alt 23 finansielle processer, som indgår i ledelsestilsynet.
Til syv af processerne er der udarbejdet handleplaner. Formålet med handleplanerne er at gennemgå og vurdere forretningsgange og kontrolsystemer for de udvalgte processer. Der er udarbejdet handlingsplaner for de områder, hvor der efter forvaltningens vurdering enten er tale om, at modenhedsniveauet er lavere end forvaltningens mål for de pågældende processer, eller at udarbejdede retningslinjer og interne kontroller ikke er implementeret/efterleves. Forvaltningen forudsætter generelt sit modenhedsløft på complianceområdet og vurderer herunder løbende, om nogle af risikovurderingerne skal justeres.
Der er handleplaner knyttet til følgende syv områder:
- Kommunernes Pensionssystem - KP
- Bibliotekssystemet
- BookByen
- Tilskudsadministration
- Budgetopfølgning/indtægtsbevillinger
- Indkøbscompliance
- Kontrolindsats vedr. indkøb inden for atypiske udgiftstyper
|
Proces |
Resumé af handleplan |
|
Kommunernes Pensionssystem |
Forvaltningen har udarbejdet udkast til en forretningsgang for området, der skal direktionsgodkendes. |
|
Bibliotekssystemet |
Forvaltningen skal opdatere forretningsgang på området og derved sikret en end-to-end beskrivelse af processen samt afdække risici forbundet med de enkelte processer. |
|
BookByen |
Forvaltningen vil udligne balanceposter fra tidligere år. Forvaltningen er i gang med at implementere et nyt bookingsystem. |
|
Tilskudsadministration |
Forvaltningen er i gang med implementering af nyt tilskudsadministrativt system. |
|
Budgetopfølgning/indtægtsbevillinger |
Forvaltningen vil gennemgå sine arbejdsgange for budgetvedligehold vedrørende indtægter og gennemføre en målrettet kompetenceudvikling af relevante medarbejdere. |
|
Indkøbscompliance |
Forvaltningen vil fortsætte arbejdet med at øge indkøbscompliance |
|
Kontrolindsats vedr. indkøb inden for atypiske udgiftstyper |
Forvaltningen har indført regelsæt og compliancerapportering og fortsætter arbejdet i regi af complianceprojektet, herunder arbejdet med udarbejdelse af en regnskabsinstruks. |
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Hvis indstillingen godkendes, vil Kultur- og Fritidsforvaltningen sikre håndtering af Risikobaseret ledelsestilsyn løbende i 2024, og at handleplanerne på de udvalgte områder gennemføres som planlagt.
Søren Tegen Pedersen
/ Janus Rønholt Hansen
Beslutning
Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 18. juni 2024
Indstillingen blev godkendt under dagsordenspunkt 1. ”Godkendelse af dagsorden”.