Handleplaner for revisionsbemærkninger om regnskabsføring

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender handleplan til den røde revisionsbemærkning vedrørende bilagskontrol, jf. bilag 3.
2. at Kultur- og Fritidsudvalget tager handleplanerne til de gule revisionsbemærkninger vedrørende positivliste moms og kreditor til efterretning.

Problemstilling

Alle forvaltninger får en rød bemærkning for mangelfuld bilagskontrol. Kultur- og Fritidsudvalget (KFU) skal tage stilling til forvaltningens handleplaner, der skal imødegå bemærkningerne i revisionsrapport, der retter sig mod Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF). 

Herudover har alle forvaltninger fået to gule bemærkninger for konteringspraksis på momsbærende arter samt for rettidig håndtering af fakturaer.  

I henhold til processen for revisionsrapportering skal revisionsrapporter og tilhørende handleplaner med røde og gule bemærkninger optages på udvalgets dagsorden inden for tre uger eller ved førstkommende lejlighed. KFU forelægges revisionsrapporterne (bilag 1 og 2) og forvaltningens handleplaner for håndtering af revisionsbemærkningerne.

Løsning

Alle forvaltninger har gennem en årrække fået revisionsbemærkninger for utilstrækkelig bilagskontrol. Revisionen har i forbindelse med opfølgning i 2021 foretaget en gennemgang af et væsentligt større antal bilag for at vurdere, hvorvidt der er fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer. Stikprøven har udgjort 738 bilag fordelt på følgende typer af betalinger:

• Udlæg
• Dankort/kundekort
• E-faktura
• Eksterne udbetalinger
• Finansposter

Den udførte kontrol viser, at der på tværs af kommunen fortsat er flere fejl og mangler i bilagshåndteringen i forbindelse med bogføringen. Det drejer sig om mellem 3 pct. og 9 pct. af betalingerne og 24 pct. af finansposterne. Desuden mangler mellem 0 pct. og 28 pct. af de relevante bilag angivelse af formål samt deltagere. Det har givet anledning til en rød revisionsbemærkning.

Af tabel 1 fremgår, hvor stor en andel af stikprøver der har vist korrekt dokumentation og moms i KFF og Københavns Kommune (KK) som gennemsnit. På flere områder er billedet for KFF tilfredsstillende, men særligt vedrørende dokumentation på dankort, udlæg og e-fakturaer og korrekt moms på dankort og udlæg skal forvaltningen iværksætte tiltag for at sikre en mere korrekt bogføring.

Tabel 1. Korrekt dokumentation og moms i stikprøverne for KFF og KK-gennemsnit

Forvaltningerne har desuden fået en gul revisionsbemærkning for ikke at sikre rettidig betaling i ferieperioder samt for konteringsfejl på momsbærende arter. I relation til bemærkningen fakturabetaling fremhæver revisionen, at antallet af ikke-rettidigt behandlede fakturaer er væsentligt nedbragt i 2021 sammenlignet med tidligere år, hvorfor bemærkningen er gået fra at være en rød bemærkning til nu at være gul.

KFF’s handleplaner på de tre bemærkninger fremgår nedenfor og af bilag 3.

Bilagskontrol – dankort, udlæg, e-faktura, eksisterende udbetalinger, finansposter (rød bemærkning)

Revisionen bemærker:

Vi henstiller i lighed med tidligere år, at de forvaltninger som ikke efterlever reglerne vedrørende de enkelte bilagstyper skærper ledelsestilsynet og sikrer, at der fremover er fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer.

KFF iværksætter indsatser i organisationen for at undgå, at de samme fejl begås fremadrettet. 

I 2022 iværksættes følgende tiltag:

• Dialog med administrative medarbejdere i KFF for at identificere og korrigere de konkrete fejltyper og for en præcisering af retningslinjer, så det bliver nemmere at orientere sig i gældende praksis.

• Yderligere kontrol så omfanget af fejl, hvad enten det er af finansiel karakter, operationel karakter, besvigelse eller compliance, minimeres.
  
  
• Genbesøge retningslinjer og vejledninger knyttet til økonomiområdet.

Herudover er KFF i gang med en ændret organisering, hvor medarbejdere der har opgaver indenfor administration samles i en fælles administrativ enhed, med henblik på øget professionalisering og robusthed. KFF forventer, at den nye organisering vil bidrage til en højere compliance indenfor områderne indkøb, kreditor, debitor og personaleadministration.

I løbet af 2021 har KFF etableret en stærkere struktur omkring kontrolmiljø. Center for Økonomi, Kommunikation og Organisation (CØKO) har ansvaret for løbende kontroller, værktøjer og metoder til at gennemføre stikprøver, som kan vise et mønster i, hvordan og hvor godt forvaltningen håndterer konteringspraksis. Omfanget og dybden af kontroller afgøres, ud fra hvilken risiko den pågældende proces repræsenterer og følger revisionens eventuelle anbefaling.

KFF har i perioden september-november 2021 udtaget stikprøver med fokus på sigende posteringstekster og vedhæftning af korrekt dokumentation. Det har givet anledning til en workshop med administrative medarbejdere i KFF, som har fået præciseret gældende regler på området. Desuden har det givet anledning til opdatering af retningslinjer for udlæg. KFF vil ved næste udtag af stikprøver fokusere på andre fejltyper, herunder momsfejl.

Fejl i momsbærende arter med betydning for momsrefusionen (gul bemærkning)

Revisionen bemærker:

Vi henstiller, at de forvaltninger som ikke bogfører på korrekt momsbærende art skærper ledelsestilsynet og sikrer, at der fremover konteres korrekt.

Denne revisionsbemærkning håndteres som en del af ovenstående tiltag.

Betaling til tiden – leverandørfakturaer (gul bemærkning)

Revisionen bemærker:

I forbindelse med ferieperioden ses en kraftig stigning i forhold til ikke at betale regningerne til tiden. Det henstilles, at forvaltningerne sikrer, at håndteringen af fakturaer i Kvantum sker løbende, og at der er et øget fokus på rettidig betaling til kommunens leverandører i ferieperioder.

På den korte bane arbejdes der på at intensivere opfølgningen. Det betyder, at KFF – Center for Økonomi, Kommunikation og Organisation - i december måned tog kontakt til alle medarbejdere, der havde fakturaer eller varemodtagelse til behandling med en forfaldsdato til og med den 2. januar. Det lykkedes KFF at holde fakturapuljen på et acceptabelt niveau hen over juleferien.

På den lange bane forventer KFF, at betaling til tiden afhjælpes ved de tiltag, som sættes i værk som led i omorganisering af de administrative opgaver i KFF. Organisering skal sikre, at flere kan dække ind for hinanden i ferieperioder og en nemmere håndtering af stedfortræderrolle kan benyttes.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces