Status på implementering af forretningscirkulærer for tilskud og indtægter

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager status for implementering af forretningscirkulære for ydelse af tilskud og forretningscirkulære for indtægter i Kultur- og Fritidsforvaltningen til efterretning.

Problemstilling

I 2018 afgav Intern Revision en revisionsbemærkning (nr. 12, senere 10) om hjemmelsgrundlag samt regnskabsføring vedrørende Kultur- og Fritidsforvaltningens tilskudsadministration. I 2019 afgav Intern Revision en revisionsbemærkning (nr. 11) vedrørende implementering af forretningscirkulæret for indtægter og dokumentation for efterlevelse i Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Foranlediget af revisionsbemærkningerne er forvaltningen i gang med at implementere korrekt praksis for såvel tilskudsforvaltning som indtægter. Intern Revision vil hæve revisionsbemærkningerne, når implementeringen er foretaget.

Cirkulærerne er bilag til kommunens kasse- og regnskabsregulativ. Forretningscirkulæret for indtægter fastlægger de overordnede regler og retningslinjer for den løbende økonomiske forvaltning i Københavns Kommune, herunder retningslinjer for administration af samtlige af kommunens indtægtsskabende aktiviteter. Forretningscirkulæret for ydelse af tilskud fastlægger de overordnede regler og retningslinjer for den økonomiske støtte kommunen yder til blandt andet kultur- og fritidsaktører.

Forvaltningen giver status på arbejdet til udvalgets orientering.

Løsning

Status på implementering af forretningscirkulære for indtægter

Som led i implementeringen af forretningscirkulære for indtægter i Kultur- og Fritidsforvaltningen har forvaltningen arbejdet med følgende tre områder:

1. Kortlægning af forvaltningens indtægter og dokumentation for efterlevelse af kommunalfuldmagtens regler
2. Godkendelse af bevillinger for indtægter
3. Implementering af ensartet prisstruktur

Grundlaget for at opkræve de korrekte priser er på plads. Forvaltningen har gennemgået alle indtægter, med henblik på at kortlægge hjemmelsgrundlag og principper for korrekt prisfastsættelse. Borgerrepræsentationen godkendte den 19. september 2020 bevilling til at oppebære forvaltningens indtægter.

Fra 1. januar 2022 implementeres en ny prisstruktur, hvor der er en mere ensartet prissætning, især hvad angår salg af overskudskapacitet til markedspris. Nogle kommercielle aktører vil opleve at skulle betale en højere pris for at anvende forvaltningens lokaler, mens prisen andre steder bliver lavere.

Status på implementering af forretningscirkulære for ydelse af tilskud

På baggrund af revisionens bemærkning vedrørende tilskudsforvaltning har Kultur- og Fritidsforvaltningen etableret en taskforce til implementering af forretningscirkulære for ydelse af tilskud. Taskforcen har arbejdet med følgende områder:

1. Kortlægning af forvaltningens aftaler om tilskud
2. Udarbejdelse af skabeloner og vejledninger til korrekt aftaleudarbejdelse
3. Intern kompetenceudvikling i tilskudsforvaltning
4. Opdatering af alle tilskudsaftaler, så de er compliant med forretningscirkulæret og den huslejemodel, som Borgerrepræsentationen har vedtaget.

I 2018 og 2019 kortlagde taskforcen forvaltningens tilskudsaftaler og udarbejdede nye paradigmer, vejledninger, skabeloner og budget- og regnskabsmodeller for alle typer af tilskud, ligesom forvaltningen har gennemført intern kompetenceudvikling i tilskudsforvaltning. Sideløbende blev tilskudsaftaler opdateret og i efteråret 2020 var ca. 1.000 tilskudsaftaler gjort compliant med forretningscirkulæret for ydelse af tilskud.

I efteråret 2020 udestod opdatering af ca. 130 aftaler af mere kompliceret karakter (bilag 1 - fortroligt). Kultur- og Fritidsforvaltningen nedsatte en tværgående taskforce i samarbejde med Intern Revision og Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID), der fik til opgave at opdatere de sidste tilskudsaftaler. For disse sager ønskede Kultur- og Fritidsudvalget at godkende løsningsforslag forud for forhandling med tilskudsmodtageren. Tidslinje over taskforcens arbejde er vedlagt som bilag 2.

19. januar 2021 godkendte Kultur- og Fritidsudvalget løsningsmodel og mandat til åbning af de 33 mest komplicerede sager. Den 26. marts 2021 godkendte udvalget åbning af yderligere 33 tilskudsaftaler. 13. december 2021 godkendte udvalget åbning af de resterende sager, og udvalget har dermed godkendt, at forvaltningen kan igangsætte forhandling af alle resterende aftaler.

Flere af de oprindelige ca. 130 sager er løst, eller aftalerne er ophørt. Der er aktuelt 93 tilskudsaftaler på kultur- og fritidsområdet, der skal ændres for at opnå compliance med forretningscirkulæret for ydelse af tilskud. 47 af disse sager er i forhandling med tilskudsmodtagerne.

17 sager har en høj risikovurdering. Det vil sige, at sagerne indeholder elementer, som kan være i modstrid med kommunalfuldmagtsreglerne, og dermed er der behov for en hurtig ændring af aftalerne. Taskforcen arbejder på at færdiggøre disse 17 tilskudsaftaler i løbet af 1. kvartal 2022. De resterende tilskudsaftaler forhandles herefter gruppevis, således at eksempelvis aftaler vedrørende fodbold forhandles i 2. kvartal og aftaler vedrørende tennis forhandles i 3. kvartal. Aktuel status for de enkelte aftaler fremgår af bilag 1 (fortroligt).

Endelig indgåelse af de enkelte aftaler forudsætter i nogle tilfælde f.eks. udstedelse af nye standardlejeaftaler, konvertering af erhvervslejekontrakter til intern standardlejeaftale og vedtægtsændringer hos tilskudsmodtager. Kultur- og Fritidsudvalget bemyndigede den 13. december 2021 Kultur- og Fritidsforvaltningen til at færdigforhandle og afslutte de sager, der kan løses i overensstemmelse med det givne mandat. Såfremt det ikke er muligt at løse sagerne i overensstemmelse med mandatet, vender Kultur- og Fritidsforvaltningen tilbage til Kultur- og Fritidsudvalget.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Der forventes at være flere modsatrettede økonomiske effekter af den nye prisstruktur.

Ved opdatering af tilskudsaftaler føres der et samlet regnskab for økonomiske konsekvenser i og mellem forvaltninger, som opgøres endeligt, når alle aftaler til ændring er godkendt. Det er aftalt i den tværgående taskforce at arbejde for mest mulig udligning mellem forvaltningerne, således at hverken KEID, Teknik- og Miljøforvaltningen eller Kultur- og Fritidsforvaltningen samlet set påvirkes positivt eller negativt. Kultur- og Fritidsudvalget vil få forelagt en indstilling om de samlede økonomiske konsekvenser, når de er opgjort.

Videre proces

For så vidt det ikke er muligt at løse tilskudssagerne i overensstemmelse med det givne mandat, vender Kultur- og Fritidsforvaltningen tilbage til Kultur- og Fritidsudvalget med en indstilling, med henblik på at udvalget kan tage stilling til, hvordan sagerne afsluttes.

Mette Touborg

/ Merete Evers Dewilde