Fællesindstilling om ændring af den organisatoriske placering for fælles telefoni, web, tværgående kommunikation og sociale medier

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget og Økonomiudvalget overfor Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at det godkendes, at den organisatoriske placering for fælles telefoni, web, tværgående kommunikation og sociale medier flyttes fra Kultur- og Fritidsudvalget til Økonomiudvalget.
2. at det godkendes, at der flyttes i alt 15,8 mio. kr. i 2022 og varigt flyttes i alt 15,4 mio. kr. fra 2023 og frem på service fra Kultur- og Fritidsudvalget til Økonomiudvalget, jf. tabel 1 i økonomiafsnittet.
3. at det godkendes, at Økonomiudvalget overtager afdrag på interne lån vedrørende kontaktcenterløsning og fremtidens web, og at der derfor flyttes 4,7 mio. kr. i 2023, 4,2 mio. kr. i 2024 og 1,9 mio. kr. i 2025 fra Økonomiudvalget til Kultur- og Fritidsudvalget

Problemstilling

Med konstitueringsaftalen på baggrund af kommunalvalget 2021 blev parterne enige om, ”at ansvaret for København Kommunes telefoni, web, tværgående kommunikation og sociale medier overgår fra Kultur- og Fritidsudvalget til Økonomiudvalget. Det præcise opgavesnit skal konkretiseres i samarbejde mellem Økonomiforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen mhp. en flytning af opgaverne primo 2022.”

Kultur- og Fritidsforvaltningen varetager i dag driften af kommunens telefoniområde, serviceejerskabet på kk.dk og intranettet samt kommunens indhold på de sociale medier.

Med indstillingen udmøntes konstitueringsaftalen, og der lægges op til, at ansvaret for den fremadrettede drift af områderne skal overføres til Økonomiforvaltningen med dertilhørende bevillinger.

Løsning

Kultur- og Fritidsforvaltningen har i samarbejde med Økonomiforvaltningen kortlagt de organisatoriske opgavesnit og opgjort den tilhørende økonomi.

I alt flyttes 15,8 mio. kr. i 2022 og 15,4 mio. kr. fra 2023 og frem fra Kultur- og Fritidsudvalget til Økonomiudvalget:

• Fælles web og intra på 7,5 mio. kr. i 2022 og 7,1 fra 2023 og frem
• Fælles telefoni på 7,8 mio. kr.
• Tværgående kommunikation og sociale medier på 0,9 mio. kr.
• Effektiviseringer på IT-konsulenter på -0,4 mio. kr.

I forbindelse med opgaveflytningen vil 22 medarbejdere blive omplaceret fra Kultur- og Fritidsforvaltningen til Økonomiforvaltningen pr. 1. marts 2022.

På web- og intraområdet har Kultur- og Fritidsforvaltningen i dag det forretningsmæssige systemejerskab og servicen overfor forvaltningerne, mens Koncern IT varetager det tekniske systemejerskab for de enkelte webløsninger og har ansvar for driften af kommunens webplatform, herunder både intranet og kk.dk. Med denne beslutning vil hele web- og intraområdet blive samlet i Koncern IT i Økonomiforvaltningen, der har ansvaret for den øvrige tværgående it-portefølje.

Ansvaret for det samlede telefoniområde flyttes ligeledes til Koncern IT. Det indebærer, at Økonomiforvaltningen fremover varetager det tekniske og forretningsmæssige systemejerskab på kontaktcenterløsningen og øvrige telefoniplatforme, det samlede driftsansvar for hele telefoni- og netværksområdet samt kontraktansvar og leverandørstyring. Koncern IT sikrer blandt andet, at kommunens kontaktcentre har adgang til support indenfor åbningstiderne, hvorved tilgængelighed og service for borgerne sikres.

Kategoriansvaret for indkøbskategorien for teleområdet flyttes ligeledes til Koncern IT.

Hertil har Kultur- og Fritidsforvaltningen indtil nu haft ansvaret for indholdet på Københavns Kommunes sociale medier og koordineret for alle forvaltninger på Facebook, Twitter, LinkedIn og Instagram. Denne opgave overgår til Koncernkommunikation i Økonomiforvaltningen, der varetager den øvrige tværgående kommunikation fra kommunen.

De data, der genereres inden for telefoni, web og sociale medier, er centrale for at videreudvikle og implementere kommunens kanalstrategi. Kanalstrategien er tæt knyttet til Københavns Borgerservice, der er placeret under Kultur- og Fritidsudvalget. Økonomiforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen er enige om, at der i forbindelse med at områderne flytter etableres et tæt samarbejde om at gøre disse data tilgængelige for arbejdet med kanalstrategien.

Økonomi

I tabel 1 fremgår de bevillingsmæssige konsekvenser i forbindelse med Økonomiforvaltningens overtagelse af opgaver fra Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Der sker samtidig flytning af afdrag på en række interne lån, som er optaget for at finansiere implementering af nye systemer. Afdragene finansieres af alle forvaltninger. Afdrag på interne lån vedr. kontaktcenterløsningen opkræves ud fra en fordelingsnøgle, der genberegnes årligt. Disse poster vil løbende gå i nul, efterhånden som afdragene opkræves hos forvaltningerne.

Tabel 1. Bevillingsmæssige konsekvenser

Driften og udviklingen af telefoniområdet og kontaktcenterløsningen forbliver delvist finansieret af de varige servicebevillinger. Derudover vil økonomien for telefoniområdet fortsat bero på en aktivitetsbaseret fordeling af udgifterne til forvaltningerne. I 2022 forventes den aktivitetsbaserede fordeling at være ca. 7,9 mio. kr., hvilket er en stigning fra 2021 på 3 mio. kr., som skyldes bl.a. at IP-telefoni er blevet dyrere. Forvaltningerne forelægges en sag herom, forventeligt til marts. Til gengæld vil prisen for mobilabonnementer være lavere for alle forvaltninger og sikre kommunen en samlet besparelse på telefoniområdet i 2022.

Bevillingerne til web- og intraområdet overflyttes til kommunens fællessystemer, der en del af de såkaldte fællesordninger. Fællessystemerne er kendetegnet ved at være anvendt på tværs af forvaltningerne, og at udgiftsniveauet afhænger af aktiviteter i forvaltningerne, og/eller beslutninger truffet af forvaltningerne i fællesskab. Den nuværende bevilling i Koncern IT til drift af kommunens webplatform er ligeledes placeret her. I forlængelse heraf overflyttes fagbudgetter på telefoniområdet ligeledes til fællessystemerne, da disse i forvejen hovedsageligt er finansieret af forvaltningerne, jf. ovenfor. Fra 2022 er bevillingerne til området reduceret med 0,4 mio. kr., som følge af de effektiviseringer på indkøb af it-konsulenter, der indgik i budget 2022.

Videre proces

Indstillingen behandles i Økonomiudvalget den 26. januar 2022 og i Borgerrepræsentationen den 3. februar 2022. Såfremt Borgerrepræsentationen godkender indstillingen, vil medarbejderne overgå fra Kultur- og Fritidsforvaltningen til Økonomiforvaltningen pr. 1. marts 2022.