Kultur- og Fritidsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 17. august 2006

 

Fraværende

 

 

 

Sager til beslutning

 

3.      Årsrevisionsprotokollatet for 2005

(KFU 357/2006)

 

INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

 

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender svar på revisionsprotokollat nr. 19/2005 (årsprotokollat 2005), som det fremgår af sagsbeskrivelsen.

 

 

RESUME

Revisionsdirektoratet har den 6. juli 2006 fremsendt revisionsprotokollat nr. 19/2005, Årsrevisionsprotokollatet til Kultur- og Fritidsudvalget vedrørende Kultur- og Fritidsforvaltningen – Revision af årsregnskab 2005.

 

Kapitel 2 – 4 omfatter Kultur- og Fritidsforvaltningen og kapitel 5 – 7 omfatter Skatte- og Registerforvaltningen.

 

Under de egentlige revisionsopgaver omtaler protokollatet i kapitel 2 vedrørende Kultur- og Fritidsforvaltningen i alt 8 områder,  hvor der er udført revision og konklusioner heraf. En del af disse områder fremstår som kommentarer og kræver efter forvaltningens opfattelse ikke yderligere bemærkninger.

 

Under kapitel 3 omtales en række projektregnskaber, hvor Revisionsdirektoratet har afgivet revisionserklæring.

 

Under kapitel 4 omtales ledelsens regnskabserklæring for årsregnskab 2005.

 

Under de egentlige revisionsopgaver omtaler protokollatet i kapitel 6 vedrørende Skatte- og Registerforvaltningen i alt 5 områder,  hvor der er udført revision og konklusioner heraf. En del af disse områder fremstår som kommentarer og kræver efter forvaltningens opf attelse ikke yderligere bemærkninger.

 

Under kapitel 7 omtales ledelsens regnskabserklæring for årsregnskab 2005.

 

Efter gældende regler skal svar på revisionsprotokollater afgives senest 4 uger efter modtagelsen. Forvaltningen har meddelt Revisionsdirektoratet, at svaret på nærværende protokollat først kan foreligge, når udvalget har behandlet sagen.

 

Svar vil blive fremsendt til Revisionsdirektoratet umiddelbart efter Kultur- og Fritidsudvalgets godkendelse.

 

Forslag til svar fremgår af sagsbeskrivelsen.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsdirektoratet har den 6. juli 2006 fremsendt revisionsprotokollat nr. 19/2005, Årsrevisionsprotokollatet til Kultur- og Fritidsudvalget vedrørende Kultur- og Fritidsforvaltningen – Revision af årsregnskab 2005.

 

I det følgende anføres Kultur- og Fritidsforvaltningen forslag til svar på årsprotokollatet.

 

 

Pkt. 2.1.2 Udviklingen af økonomistyringen

 

Protokollatet omtaler, at der for Kultur- og Fritidsforvaltningen i 2005 ikke er fortaget en ny måling på udviklingen af økonomistyringen, men kun en tilkendegivelse om, at 2 ud af 3 institutioner på niveau 2 finansiel kontrol nu i 2005 opfylder niveau 3 aktivitetsstyring.

Revisionsdirektoratet ønsker oplyst, hvilke aktiviteter der er igangsat, for at den sidste institution når op på niveau 3 aktivitetsstyring, og fra hvilket tidspunkt dette forventes at ske.

 

Svar:

Den måling, der omtales, er en af Økonomiforvaltningen i 2003 foretaget benchmarkingundersøgelse, hvor der fra Kultur- og Fritidsforvaltningen deltog de 4 driftssøjler Ejendomsdrift, Bibliotekerne, Fritid & Idræt samt Kunst & Kultur. Herudover deltog Økonomi & IT.

 

Økonomi & IT deltog som stabsfunktion, og resultatet her vedrører således ikke afdelingen som sådan men er en temperaturmåling af forvaltningen som helhed. Resultatet var her bedømmelsen "finansiel kontrol", der var niveauet under det dengang af økonomichefkredsen erklærede mål om "aktivitetsstyring.

 

Bibliotekerne og Kunst & Kultur opfyldte umiddelbart målet om aktivitetsstyring, mens de øvrige opnåede scoren finansiel styring. Ejendomsdrift har senere erklæret, at man efter egen opfattelse var avanceret til aktivitetsstyring.

 

"Den sidste institution", som Revisionsdirektoratet nævner, er således Fritid & Idræt.

 

For Fritid & Idræt gælder det som for forvaltningen som helhed, at det næppe er muligt at sammenligne situationen i dag med situationen på det tidspunkt, hvor undersøgelsen blev foretaget. Fritid & Idræt var i 2003 i det store og hele tegnet af folkeoplysningen, der som følge af lovgivningen er særlig problemfyldt, når det drejer sig om styring af aktivitetsindhold og –omfang. I dag består Fritid & Idræt ud over folkeoplysningen af de kommunaliserede idrætsanlæg, hvilket medfører helt andre muligheder for at påvirke den faktiske udvikling. Af igangværende tiltag skal kort nævnes indførelsen af kontraktstyring i forhold til de enkelte idrætsanlæg, hvor der for det enkelte anlæg er fastsat aktivitetsmål, og hvor brugerbestyrelserne i forbindelse med budgetforslagene har mulighed for at forholde sig til de aktiviteter, der følger af budgettet. Endvidere skal nævnes den centralisering, der arbejdes med vedrørende den samlede facilitetsudnyttelse i kommunen.

 

Hertil kommer de øvrige initiativer, som er igangsat, og som er nævnt ved tidligere lejligheder, herunder den nye budgetmodel, Balanced ScoreCard  og  ABC og –M (sidstnævnte et forsøg i Bibliotekerne med aktivitetsbaseret styring).

 

 

Pkt. 2.3 Balancen

 

Revisionsdirektoratet anfører,

at forvaltningen har oplyst, at der den 6. juli 2006 endnu ikke er udarbejdet afstemninger/specifikationer for 70 af forvaltningens ca. 3.000 statuskonti,

at gennemgangen af de modtagne afstemninger/specifikationer giver anledning til bemærkningen, at få specifikationer ikke opfylder de formelle krav om angivelse af, hvornår enkeltposterne er opstået og årsagen til, at de ikke er udlignet, som det foreskrives i rammebilaget om Regnskab i årets beløb, at Revisionsdirektoratet i årsprotokollatet til regnskabet for 2004 havde tilsvarende bemærkning,

at forvaltningen i sin besvarelse hertil anførte, at man fortsat ville tilstræbe, at alle statusspecifikationer levede op til specifikationskravene.

 

Revisionsdirektoratet finder det beklageligt, at de iværksatte tiltag endnu ikke har haft nogen effekt og skal henstille, at forvaltningens direktion sikrer, at afstemninger/ specifikationer i fremtiden kvalitetssikres forinden fremsendelse til revisionen.

 

De manglende specifikationer forventes snarest udarbejdet og stillet til rådighed for revisionen.

 

Svar:97,7 pct. af statusspecifikationerne er afleveret rettidigt. Af disse er der få, der ikke opfylder de formelle krav. Forvaltningen arbejder fortsat på, at alle 3.000 specifikationer opfylder specifikationskravene. Det er dog forvaltningens opfattelse, at det vil være vanskeligt at opnå en fejlprocent på 0.

Forvaltningen overvejer at specifikationer af statuskonti skal foretages centralt.

Forvaltningen skal samtidig, som vi tidligere har påpeget, anmode, revisionen om at reagere med det samme, hvis nogle specifikationer ikke lever op til kravene, således at eventuelle fejl straks kan berigtiges.

Manglende afstemninger/specifikationer vil snarest blive fremsendt.   

 

 

Pkt. 2.4 Det omkostningsbaserede regnskab

 

Revisionsdirektoratet anfører, at Kultur- og Fritidsforvaltningen i et bilag til regnskabet for 2005 har redegjort for de specielle forhold omkring indregningen af Københavns Idrætsanlægs anlægsaktiver, som har medført vanskeligheder bl.a. på grund af forskellig regnskabspraksis.

 

Revisionsdirektoratet tager forvaltningens forklaring til efterretning. Der vil senere ske efterprøvning af forvaltningens tiltag angående pålidelig opgørelse og indregning efter Københavns Kommunes regnskabspraksis af Københavns Idrætsanlægs anlægsaktiver.

 

Ved Revisionsdirektoratets efterprøvning af forretningsgangen for 2005 blev det bemærket, at Kultur- og Fritidsforvaltningens intention omkring etablering af kontrol med, at alle anlægsaktiver bliver registreret i anlægskartoteket, af ressourcemæssige årsager ikke er blevet gennemført i fuldt omfang, men har bygget på tillid til de indberettende enheder.

 

Revisionsdirektoratet forventer, at kontrollen snarest bliver etableret, idet anlægskartotekets validitet er afhængig af forvaltningernes kontrol med til- og afgange i systemet.

 

Svar:

Forvaltningen har noteret sig ovennævnte og forventer, at den daglige arbejdsgang bringes i overensstemmelse med forretningsgangsbeskrivelsen på området.

 

 

 

 

Pkt. 2.5 Kasse- og beholdningseftersyn

 

Revisionsdirektoratet anbefaler, at forvaltningen årligt udarbejder en oversigt over samtlige eftersyn med bemærkninger, så oversigten fremover kan danne grundlag for prioritering af omfang og indhold af de enkelte eftersyn.

 

Svar:

Forvaltningen har noteret sig ovennævnte, og vil fremover udarbejde en sådan oversigt over samtlige eftersyn med bemærkninger.

 

 

Pkt. 6.1 Økonomistyringssystemer

 

Revisionsdirektoratet forventer, at Kultur- og Fritidsforvaltningen i forlængelse af overførslen af skatte- og registeropgaverne drager omsorg for udviklingen af økonomistyringen på dette område, jf. kommunens benchmarkingværktøj, samt for ajourføringen af forretningsgangene, jf. Kasse- og Regnskabsregulativets rammebilag.

 

Svar:

 

Forvaltningen har noteret sig ovennævnte.

 

 

Pkt. 6.3 Balancen

 

Revisionsdirektoratet anfører, at det omkostningsbaserede regnskab for Københavns Skatte- og Registerforvaltning indeholder ud over anlægsaktiver på i alt 6,1 mio. kr. også en pensionsforpligtelse på i alt 687,7 mio. kr.

Som følge af fusionen er forvaltningens anlægsaktiver nedskrevet og overført for det antal ansatte, der er overgået til SKAT. De resterende anlægsaktiver for rest-forvaltningen er overført til Kultur- og Fritidsforvaltningen.

 

For tjenestemandsforpligtelsen er den samlede forpligtelse overført til Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Københavns Kommune har for perioden indtil den 31. oktober 2005 fortsat pensions­forpligtelsen for de medarbejdere, der er overført til SKAT.

Vi er af den opfattelse, at pensionsforpligtelsen for det til SKAT overførte personale bør flyttes til Økonomiforvaltningen, så Kultur- og Fritidsforvaltningens regnskab ikke indeholder denne forpligtelse.

 

Svar:

Forvaltningen er enig i Revisionsdirektoratets opfattelse om revisionsforpligtelsen. Åbningsbalanceposteringen vedrørende regnskabsår 2006 vil blive reguleret, således at den svarer til de overførte tjenestemænd (116 tjenestemænd).

Reguleringen afventer, at der bliver foretaget nye beregninger.

 

 

Pkt. 6.5 Afviklingen af Københavns Skatte- og Registerforvaltning

 

Revisionsdirektoratet anfører, at de gerne vil holdes orienteret om afviklingen af 2 økonomiske mellemværender, dels tilgodehavende husleje vedrørende Hans Nansens Gård og dels tilgodehavende fra refusionsopgørelsen med staten.

 

Svar:

Forvaltningen er indstillet på at holde Revisionsdirektoratet orienteret.

 

***

 

Efter gældende regler skal svar på revisionsprotokollater afgives senest 4 uger efter modtagelsen. Forvaltningen har meddelt Revisionsdirektoratet, at svaret på nærværende protokollat først kan foreligge, når udvalget har behandlet sagen.

 

Svar vil blive fremsendt til Revisionsdirektoratet umiddelbart efter Kultur- og Fritidsudvalgets godkendelse.

 

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Kultur- og Fritidsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

Økonomi

Sagen har ingen selvstændig økonomisk virkning.

 

Bilag

1.       Revisionsprotokollat nr. 19-2005 (Årsrevisionsprotokollat 2005) (elektronisk tilgængeligt + fremlagt på mødet)

 

 

Carsten Haurum

/Olga Brüniche-Olsen