Dagsordensmateriale vedrørende møderne i KUC´s bestyrelse

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 17. maj 2001

8. Dagsordensmateriale vedrørende møderne i KUC´s bestyrelse

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget drøfter spørgsmålet om dagsordensmateriale vedrørende møderne i KUC´s bestyrelse, jf. sagsbeskrivelsen,

at Kultur- og Fritidsudvalget med hensyn til spørgsmålet om en generel udlevering af dagsordensmateriale vedrørende møderne i KUC´s bestyrelse tager til efterretning, at Kultur- og Fritidsforvaltningen afventer Økonomiforvaltningens fælles retningslinier vedrørende tilskudsadministration, bl.a. set i lyset af, at KUC´s bestyrelse har meddelt, at man ikke generelt ønsker at udlevere dagsordensmateriale.

Der henvises til sagsbeskrivelsen.

På Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 22. februar 2001 blev udvalget orienteret om, at Kultur- og Fritidsforvaltningen havde anmodet KUC om at modtage et eksemplar af materialet vedrørende bestyrelsesmøder. Baggrunden for denne anmodning var § 11, stk. 1 i den gældende driftsoverenskomst med KUC hvorefter kommunen har adgang til relevant regnskabsmateriale, herunder regnskaber, regnskabsbilag, specifikationer og andre fornødne oplysninger, som findes påkrævet af hensyn til en vurdering af, om kommunens tilskud anvendes i overensstemmelse med forudsætningerne.

KUC´s bestyrelsesformand har i skrivelse af 7. februar 2001 (bilag 1) meddelt, at KUC ikke generelt ønsker at udlevere dagsordensmateriale, da man anser dette for internt materiale. I skrivelsen anføres videre, at KUC fortsat er fuldt ud indforstået med, at alt materiale vedrørende økonomiske forhold fortsat udleveres og står til rådighed for forvaltningen, jf. gældende driftsoverenskomst.

Københavns Kommunes interesser i KUC kan bl.a. aflæses af, at der er indgået en driftsoverenskomst mellem KUC og Københavns Kommune. Interessen kommer videre til udtryk ved, at Københavns Kommune yder et væsentligt direkte tilskud til KUC. Ifølge KUC´s budget 2001 modtager KUC et tilskud på 33 mio. kr. fra Københavns Kommune, samtidig med at FOS yder et beløb på over 15 mio. kr. til KUC for lokaleudlån. Tilskuddene fra Københavns Kommune til KUC udgør således næsten 50 mio. kr. eller knap halvdelen af de samlede udgifter i KUC. Hertil må lægges eventuelle ekstraordinære tilskud. Herudover må anføres, at kommunen ejer den væsentligste del af de bygningsmæssige rammer, som KUC administrerer på kommunens vegne. Københavns Kommune har således væsentlige interesser i KUC, hvorfor forvaltningen anser det for nødvendigt, at relationerne mellem forvaltningen og KUC er så tætte, at det sikres, at forvaltningen er velorienteret om KUC´s aktiviteter. Det er i denne forbindelse forvaltningens opfattelse, at kommunens væsentlige interesser bl.a. relevant kan varetages ved en nærmere gennemgang af dagsordensmaterialet med hensyn til spørgsmål, der har betydning for Københavns Kommune.

Af Kultur- og Fritidsforvaltningens rapport om forvaltning af tilskud til selvejende institutioner fremgår, at KUC er kategoriseret som en ordning "A", d.v.s. en selvejende institution, der styrings- og ledelsesmæsssigt er tæt knyttet til kommunen. Ud over KUC er alene KI inden for Kultur- og Fritidsforvaltningens portefølje kategoriseret som en ordning "A". Det bemærkes, at Kultur- og Fritidsforvaltningen modtager materiale vedrørende KI´s bestyrelsesmøder samt at forvaltningen har en tilforordnet, der overværer KI´s bestyrelsesmøder.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har drøftet spørgsmålet om dagsordensmateriale vedrørende KUC bestyrelsesmøder med Revisionsdirektoratet.

Revisionsdirektoratet oplyser, at det er Kultur- og Fritidsforvaltningen, der i medfør af driftsoverenskomstens § 11, stk. 1, afgør, hvilke oplysninger, der må anses for påkrævet af hensyn til en vurdering af, om kommunens tilskud anvendes i overensstemmelse med forudsætningerne. Som udgangspunkt er der ingen begrænsninger i omfanget af de oplysninger og forhold, som Kultur- og Fritidsforvaltningen kan kræve indseende i. Forvaltningens tilsynsforpligtelse i relation til tilskudsforudsætningernes overholdelse og dermed behovet for dagsordensmateriale rækker videre end en snæver regnskabsteknisk synsvinkel.

På baggrund af revisionsberetningen om "Københavns Kommunes tilskud til selvejende institutioner", hvor Revisionsudvalget i sine afgivelsesbemærkninger til sagen påpegede, at Økonomiforvaltningens materiale præciserer udvalgenes ansvar og understøtter udvalgenes opgaver med centrale elementer i tilskudsordningen, forventes Økonomiforvaltningen at fremkomme med fælles kommunale rammer/retningslinier til hjælp for tilskudsadministrationen i de forskellige forvaltninger. Revisionsdirektoratet anbefaler i notat af 21. marts 2001 (bilag 2), at Kultur- og Fritidsforvaltningen afventer at Økonomiforvaltningen fremkommer med de nævnte fælles rammer/retningslinier vedrørende tilskudsadministrationen, og at Kultur- og Fritidsforvaltningen i denne forbindelse henleder Økonomiforvaltningens opmærksomhed på at den særlige skitserede KUC-problemstilling.

Med hensyn til spørgsmålet om generel udlevering af dagsordensmateriale kan Kultur- og Fritidsforvaltningen være enig med Revisionsdirektoratet i, at sagen – bl.a. set i lyset af, at KUC´s bestyrelse har meddelt, at man ikke generelt ønsker at udlevere dagsordensmateriale - afventer Økonomiforvaltningens fælles retningslinier vedrørende tilskudsadministration.

Problemet med dagsordensmaterialet er imidlertid i den mellemliggende tid aktualiseret, jf. bilag 3 og 4.

Kultur- og Fritidsforvaltningen anmodede den 4. maj 2001 telefonisk KUC om konkret bilagsmateriale i forbindelse med bestyrelsesmødet den 2. maj 2001, herunder regnskab med bemærkninger, revisionsprotokollat og årsberetning. Baggrunden herfor var, at det er forvaltningens opfattelse, at det ville have været naturligt, at bilagene – af hensyn til forvaltningens videre arbejde med bl.a. årsregnskabet – havde været tilsendt forvaltningen samtidig med bestyrelsesmedlemmerne. Det bemærkes, at forvaltningen først den 2. maj 2001 modtog dagsordenen til bestyrelsesmødet den 2. maj.

KUC nægtede at udlevere det omhandlede bilagsmateriale med henvisning til skrivelse af 7. februar 2001 fra KUC´s bestyrelsesformand.

På denne baggrund anmodede forvaltningen KUC om en redegørelse, der kan belyse, hvordan KUC er nået frem til, at det er i overensstemmelse med driftsoverenskomstens bestemmelser om bl.a. kommunens adgang til relevant regnskabsmateriale, at nægte at udlevere bl.a. bilagsmateriale indeholdende årsregnskab med bemærkninger til Kultur- og Fritidsforvaltningen.

KUC har besvaret henvendelsen ved skrivelse af 4. maj 2001 (bilag 4). I sin skrivelse anfører KUC bl.a. følgende: "KUC´s bestyrelse har tidligere besluttet og også meddelt forvaltningen, at bestyrelsens materiale betragtes som interne dokumenter, der ikke udleveres."

KUC´s bestyrelsesformand har i sin skrivelse af 7. februar 2001 (bilag 1) bl.a. anført følgende om spørgsmålet: "Bestyrelsen traf på mødet en enig beslutning om, at KUC ikke generelt kan udlevere dagsordensmateriale, da bestyrelsen anser det for internt materiale….Bestyrelsen er selvfølgelig fortsat fuldt ud indforstået med, at alt materiale vedrørende økonomiske forhold jf. bestemmelserne i gældende aftale, fortsat udleveres og står til rådighed for forvaltningen."

Kultur- og Fritidsforvaltningen må konstatere, at KUC efter en konkret anmodning fra forvaltningen har nægtet at udlevere dagsordensmateriale vedrørende bl.a. årsregnskabet. Forvaltningen kan dermed ikke siges at have fået udleveret alt materiale vedrørende økonomiske forhold. Det bemærkes dog, at KUC anfører, at KUC ikke ønsker at bryde nogen form for aftale, og at KUC på intet tidspunkt har nægtet at udlevere årsregnskabet, men at dette blot skal være færdigt inden det sendes.

Kultur- og Fritidsforvaltningen forelægger på denne baggrund sagen for Kultur- og Fritidsudvalget.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

2. Revisionsdirektoratets notat af 21. marts 2001.

3. Kultur- og Fritidsforvaltningens skrivelse af 4. maj 2001 til KUC.

4. KUC´s skrivelse af 4. maj 2001 til Kultur- og Fritidsforvaltningen .

Ida Munk

/Birgitte Bracht