Ansattes adgang til at overvære møder i Kultur- og Fritidsudvalget samt ændring af § 12 i Kultur- og Fritidsudvalgets forretningsorden (første behandling)

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 17. maj 2001

15. Ansattes adgang til at overvære møder i Kultur- og Fritidsudvalget samt ændring af § 12 i Kultur- og Fritidsudvalgets forretningsorden (første behandling)

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget fremsender nærværende indstilling tillige med beslutningsprotokollen fra udvalgets møde som udvalgets udtalelse i anledning af Borgerrepræsentationens Sekretariats skrivelse af 22. marts 2001,

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender ændringen af § 12 i udvalgets forretningsorden, jf. sagsbeskrivelsen (1. behandling).

Nærværende indstilling indeholder forslag til en udtalelse til Borgerrepræsentationens Sekretariat i anledning af henvendelse af 22. marts 2001 fra Borgerrepræsentationens Sekretariat vedrørende Indenrigsministeriets udtalelse om kommunalt ansattes adgang til at overvære møder i Københavns Kommunes Familie- og Arbejdsmarkedsudvalg.

Endvidere indeholder indstillingen et forslag til ændring af § 12 i Kultur- og Fritidsudvalgets forretningsorden med henblik på at muliggøre, at Kultur- og Fritidsforvaltningens samlede direktion fremover kan overvære udvalgets møder.

Borgerrepræsentationens Sekretariat har ved skrivelse af 22. marts 2001 anmodet Kultur- og Fritidsudvalget om en udtalelse om udvalgets administration af bestemmelsen om ansattes deltagelse i udvalgsmøder.

Baggrunden for henvendelsen fra Borgerrepræsentationens Sekretariat er, at Indenrigsministeriet i skrivelse af 16. maj 2000 tilkendegav sin retsopfattelse vedrørende § 20, stk. 4, i lov om kommunernes styrelse. Ved skrivelse af 6. juni 2000 til Økonomiudvalget og de stående udvalg anmodede Borgerrepræsentationens Sekretariat de enkelte udvalg om at vurdere, om Indenrigsministeriets udtalelse gav anledning til ændringer af udvalgenes gældende regler eller praksis med hensyn til ansattes tilstedeværelse under udvalgenes møder, herunder om ministeriets udtalelse gav anledning til ændring i udvalgenes gældende forretningsordener.

Kultur- og Fritidsudvalget behandlede Indenrigsministeriets udtalelse på møderne den 14. og 21. september 2000. På mødet den 26. oktober 2000 vedtog udvalget som konsekvens heraf en ændring af § 12 i udvalgets forretningsorden.

Ændringen af § 12 i Kultur- og Fritidsudvalgets forretningsorden er baggrunden for henvendelsen fra Borgerrepræsentationens Sekretariat.

Baggrund for den nuværende formulering af § 12 i Kultur- og Fritidsudvalgets forretningsorden

Med hensyn til baggrunden for den nuværende formulering henvises til bilag 2.

I sin skrivelse af 22. marts 2001 anfører Borgerrepræsentationens Sekretariat følgende om baggrunden for henvendelsen:

"Kultur- og Fritidsudvalget fremsendte med skrivelse af 2. november 2000 forvaltningens indstilling og Kultur- og Fritidsudvalgets beslutningsprotokol fra mødet den 26. oktober 2000 vedrørende ændring af § 12 i udvalgets forretningsorden om ansattes overværelse af møder i udvalget.

Til brug for Sekretariatets udarbejdelse af indstilling til Borgerrepræsentationen om underretning til Indenrigsministeriet om, hvad der videre er passeret i sagen, skal Borgerrepræsentationens Sekretariat derfor bede Kultur- og Fritidsudvalget om en udtalelse om udvalgets administration af bestemmelsen om ansattes deltagelse i udvalgsmøder."

Med hensyn til Kultur- og Fritidsudvalgets administration af bestemmelsen om ansattes deltagelse i udvalgsmøder henvises til de i det foregående og i bilag 2 anførte bemærkninger herom.

Baggrunden for at hele direktionen lovligt kan overvære udvalgets møder er, at det er Kultur- og Fritidsforvaltningens direktion, der har det samlede ansvar over for udvalget og borgmesteren. Kultur- og Fritidsforvaltningen adskiller sig herved ikke fra de øvrige forvaltninger i Københavns Kommune, herunder Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen.

I sin egenskab som direktionsmedlem har det enkelte medlem af direktionen således en tjenstlig tilknytning til de sager, der behandles af udvalget. Såfremt der på dagsordenen for et konkret møde undtagelsesvis måtte være en sag, som pågældende direktionsmedlem ikke har en tjenstlig tilknytning til (f.eks. en sag om evaluering af det politiske arbejdsklima i udvalget), kan dette direktionsmedlem ikke overvære behandlingen af pågældende punkt.

Dette var begrundelsen for, at forvaltningen indstillede at ordene "i det omfang pågældende direktionsmedlem har en tjenstlig tilknytning til de sager, der vil blive behandlet på udvalgsmødet" indgik i ændringen af § 12 i udvalgets forretningsorden.

Baggrunden for at et flertal i Kultur- og Fritidsudvalget besluttede at den omhandlede tilføjelse skulle udgå, var en overvejelse om en tekstmæssig forenkling, idet sætningen fremstod som meget lidt læsevenlig og gav anledning til tvivl. Forvaltningen bekendt var der ikke i andre udvalgs forretningsorden indarbejdet en tilføjelse som den omhandlede. På denne baggrund havde forvaltningen ingen indvendinger imod, at ændringen af forretningsordenens § 12 blev tiltrådt uden den omhandlede tilføjelse. Resultatet af Kultur- og Fritidsudvalgets vedtagelse af ændringsforslaget var, at der herefter på omhandlede punkt forelå tekstmæssig overensstemmelse mellem Kultur- og Fritidsudvalgets forretningsorden og andre udvalgs forretningsordener, hvilket forvaltningen ikke nærede større betænkelighed ved.

Den manglende tilføjelse har ingen betydning for administrationen af bestemmelsen. I det omfang der på udvalgets dagsorden måtte være en sag, som det pågældende direktionsmedlem ikke har tjenstlig tilknytning til, kan pågældende udvalgsmedlem ikke overvære behandlingen af dette punkt.

Kultur- og Fritidsudvalgets administration af bestemmelsen adskiller sig herved således ikke fra de øvrige udvalgs administration af bestemmelsen.

§ 12 i Kultur- og Fritidsudvalgets forretningsorden har følgende ordlyd:

På baggrund af erfaringerne fra perioden fra den 26. oktober 2000 er det forvaltningens opfattelse, at det af hensyn til det bedst mulige oplysningsniveau i forhold til udvalgets medlemmer er vigtigt, at den samlede direktion på 3 medlemmer (den administrerende direktør og 2 vicedirektører) overværer udvalgenes møder. Kultur- og Fritidsforvaltningens direktion har det samlede ansvar over for Kultur- og Fritidsudvalget og borgmesteren. Den samlede direktions tilstedeværelse er dermed med til at sikre den bedst mulige synkronisering mellem udvalgets beslutninger og signaler i øvrigt samt forvaltningens arbejdstilrettelæggelse.

Et flertal i Kultur- og Fritidsudvalget har givet udtryk for, at i alt 4 embedspersoner fast skal overvære udvalgets møder. Såfremt den samlede direktion skal overvære udvalgsmøderne betyder dette, at protokolførerfunktionen fremover skal varetages af én person, og ikke som forudsat i forretningsordenens § 12 af to personer.

På denne baggrund foreslås en ændring af § 12 i udvalgets forretningsorden. Forvaltningen foreslår i denne forbindelse, at ordene "i det omfang pågældende direktionsmedlemmer har en tjenstlig tilknytning til de sager, der vil blive behandlet på udvalgsmødet" indføjes. Det er forvaltningens opfattelse, at det ud fra en ren juridisk vurdering er korrekt at indføje ordene, idet der dermed er tilkendegivet, at såfremt der undtagelsesvis måtte være en sag på dagsordenen, som de pågældende direktionsmedlemmer ikke har en tjenstlig tilknytning til (f.eks. en sag om evaluering af det politiske arbejdsklima i udvalget) kan disse direktionsmedlemmer ikke overvære behandlingen af dette punkt.

§ 12 i udvalgets forretningsorden foreslås ændret til følgende (ændringer i forhold til den bestående bestemmelse er markeret):

Det bemærkes, at ifølge forretningsordenens § 13 skal ændringer til forretningsordenen behandles på 2 udvalgsmøder med mindst 14 dages mellemrum. Et forslag får gyldighed, når det er vedtaget ved 2. behandling.

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.

1. Skrivelse af 22. marts 2001 fra Borgerrepræsentationens Sekretariat.

Ida Munk

/Birgitte Bracht