B-sag: Handleplaner for bemærkninger fra revisionen

Revisionsbemærkning vedrørende den løbende revision

Resumé af handleplan

Revisionsbemærkning nr. 1:

Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller:

Bilagskontrol (rød)

I KFF er der for relevante medarbejdere afholdt læringsforløb om krav og regler til bilagsdokumentation. Data fra stikprøver anvendes til løbende indsatser.

Opsummeret er indsatserne:

1. Udbredelse af kendskab til krav og regler
2. Udbredelse af teknisk kendskab til Kvantum
3. Stikprøvekontrol hver anden måned inden for udlæg, dankort/kundekort, e-faktura, eksterne udbetalinger samt finansposter

Revisionsbemærkning nr. 1: Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller:

Betaling til tiden (gul)

KFF vil fokusere på følgende indsatsområder:

1. Ugentlig opfølgning på fakturapuljen
2. Retvisende information på fakturaer:

   KFF vil forsøge, at fakturaer der ikke handles ind via Kvantum allerede ved indkøb, får oplysninger om brugerid og profitcenter. Det vil sikre en hurtigere sagsbehandlingstid ved fakturering.

3. Ny fremgangsmåde for betaling af fakturaer med fast kadence.

Revisionsbemærkning vedrørende opfølgning på handleplaner i forbindelse med revisionsberetningen

Resumé af opfølgning på handleplan

Revisionsbemærkning nr. 3:

Balancen

KFF havde ved årsluk 2021 en række balanceposter vedrørende legater, som ikke var afstemt. Dette er nu sikret ved en aftale med Nordea om, at de leverer legatregnskaberne inden årsluk 2022.

Revisionsbemærkning nr. 5:

Aftalecompliance indkøb (rettet mod alle forvaltninger)

KFF har en fremgang i aftalecompliance fra 22 % i marts 2022 til 48 % i oktober 2022. KFF forventer at løfte aftalecompliance til minimum 60% i 2023, som er Intern Revisions anbefaling. Dette vil ske ved hjælp af en række målrettede indsatser inddelt i tre hovedområder - indkøbsbehov, adfærd og  tekniske barrierer, herunder

• Analyse af forbrug på kort og udlæg så KFF's indkøbsbehov kan afdækkes, og behovet for at købe uden for Kvantum mindskes.
• Genetablering af ledelsesfokus på data så indsatsområder, hvor volumen er høj og compliance er lav, kan udpeges.
• Fokus på at nye såvel som tidligere indgåede aftaler er teknisk korrekt indlæst i kvantum, så aftalerne rent teknisk kan afføde aftalecompliance.

Revisionsbemærkning nr. 6:

Tilskudsadministration i Kultur- og Fritidsforvaltningen

Status på de 13 røde sager primo januar 2023 er, at syv er løst og tre ligger klar til underskrift hos foreningerne. To er fortsat

uløste, mens en er løst, men skal godkendes af Kultur- og Fritidsudvalget. Disse sidste tre behandles særskilt på dagsordenen

som pkt. 10, 11 og 12.

Revisionsbemærkning nr. 7:

Indtægter

Forvaltningen har afsluttet arbejdet på store dele af indtægtsområdet i KFF. Der udstår to områder:

• Beregning og implementering af markedsvilkår for udlejning til kommercielle idrætsklubber. Beregningen vil være gennemført og implementeret til sæsonstarten medio 2023.

   

• Afdækning af områder med fast erhvervsudlejning. For fast erhvervsudlejning er processen i gang, og afdækning forventes afsluttet i løbet af 2023.