Handlingsplan vedr. anlægseksekvering

Kultur- og Fritidsudvalget skal forelægges status vedr. handlingsplan for bedre eksekvering på anlægsområdet.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender nærværende redegørelse om status for anlægseksekvering, herunder at sagen tages op i Fast Track-regi med henblik på at udarbejde en handlingsplan for at forbedre eksekveringen på anlægsområdet

I forbindelse med Kultur- og Fritidsudvalgets behandling af sagen ”Styr på eksekvering 4. anlægsoversigt 2012” på mødet den 22. november 2012 (dagsordenens pkt. 3), konstaterede udvalget med beklagelse, at kommunen på trods af udvalgets gentagne bemærkninger stadig ikke havde styr på eksekveringen af bevillingerne. Udvalgte udtalte en forventning om, at det er et område, som alle forvaltninger har i fokus.

Udvalget så endvidere gerne, at Kultur- og Fritidsforvaltningen sammen med Intern Revision fremlægger en handlingsplan for at rette op på problemerne både i forhold til egen og andre forvaltninger til behandling på udvalgsmødet ved halvårsregnskabets fremlæggelse.  

Københavns Ejendomme har samlet set formået at forbedre eksekveringen i 2012. Både andelen af røde sager (sager med mere end seks måneders forsinkelse) og gule sager (sager med mellem nul og seks måneders forsinkelse) er faldet i løbet af 2012. P.t. er der 12 røde sager og 3 gule sager på anlægsoversigten.

I 2012 udførte Københavns Ejendomme anlægssager, der ikke var forsinkede i forhold til den politisk besluttede tidsramme for knap 1,8 mia. kr. Det udgøres af en forventet anlægsomsætning på ca. 1,3 mia. kr. samt reperiodiseringer af teknisk karakter på 0,5 mia. kr. på sager der eksekveres i henhold til den politisk besluttede tidsramme.

Københavns Ejendomme forventede oprindeligt en byggeomsætning i 2012 på ca. 2,3 mia. kr., hvoraf ca. 2,2 mia. kr. var anlægssager. Forskellen på 0,4 mia. kr. mellem den oprindeligt forventede anlægsomsætning på 2,2 mia. kr. og den nuværende forventning på ca. 1,8 mia. kr. udgøres af manglende bestillinger fra forvaltningerne.

For så vidt angår de betydelige beløb, der reperiodiseres fra 2012 til 2013 og 2014, er det Københavns Ejendommes vurdering, at den manglende eksekvering hovedsageligt kan henføres til følgende forhold:

1.      At der i forbindelse med budgetvedtagelser afsættes anlægsmidler til politisk prioriterede projekter, der endnu er på et så tidligt stadium, at de ikke umiddelbart kan omsættes til konkrete anlægsprojekter

2.      At der afsættes midler til konkrete anlægsprojekter, hvor der ikke er sket den fornødne kvalitetssikring af budget og periodisering

3.      At periodiseringen af betalingsstrømme på projekter, der eksekveres i henhold til de politisk besluttede tidsplaner, kan forbedres yderligere i Københavns Ejendomme og i forvaltningerne.

 

Ad 1

Den politiske prioriteringsproces kan omfatte prioriteringer, hvortil der afsættes midler i budgettet, uden der er udformet fyldestgørende planer for budgetønskernes konkrete indhold. Sådanne beslutninger er en naturlig del af den politiske proces, men endnu ikke eksekverbare. Det bør derfor overvejes at etablere en særskilt opfølgning for denne type sager på anlægsoversigten, da de sjældent kan underlægges de sædvanlige eksekveringsfrister. 

Ad 2

Det fremgår af indkaldelsescirkulæret til Budget 2013, at en forudsætning for at kunne øge implementeringshastigheden er, at de sager, som efter forvaltningernes og udvalgenes ønske skal indgå i budgetforhandlingerne, har været igennem den nødvendige sagsbehandling i forvaltningen og evt. udvalgsbehandling inden budgetforhandlingerne. Det omfatter også eventuelle høringer mv. Derved sikres det, at beslutningsgrundlaget er fyldestgørende i forhold til, at sagerne kan udmøntes med budgetvedtagelsen.

Udover de allerede igangsatte initiativer i Fast Track-regi, herunder måling af eksekvering, opfølgning i de enkelte udvalg, borgmesterforum m.v., vurderer Københavns Ejendomme umiddelbart, at en efterlevelse af disse principper på alle sager inden for de gældende snitflader med en øget inddragelse af Københavns Ejendomme til at kvalitetssikre beslutningsgrundlaget i sig selv vil kunne skabe bedre eksekvering.

 

Ad 3

Københavns Ejendomme har i 2012 ibrugtaget det nye projekt- og økonomistyringssystem KØPS, som gør det muligt at foretage detaljerede analyser af de faktiske betalingsmønstre på forskellige sagstyper. Det er derfor Københavns Ejendommes vurdering, at der nu yderligere kan tilvejebringes et bedre beslutningsgrundlag for den tekniske periodisering af betalingsstrømme på anlægsprojekter.

Konklusion

Med udgangspunkt i ovenstående vurderinger og i, at bedre anlægseksekvering kræver en tværkommunal indsats, anbefaler Københavns Ejendomme, at der i samarbejde med forvaltningerne i regi af Fast Track og med inddragelse af Intern Revision udarbejdes en handlingsplan for at forbedre eksekveringen på anlægsområdet. Handlingsplanen forelægges politisk i forbindelse med halvårsregnskabet.

 

Indstillingen har ingen selvstændig økonomisk betydning.

Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget godkender indstillingen vil Kultur- og Fritidsforvaltningen tage initiativ til, at sagen tages op i Fast Track-regi med henblik på at der i et samarbejde med forvaltningerne og med inddragelse af Intern Revision udarbejdes en handlingsplan for at forbedre eksekveringen på anlægsområdet. Kultur- og Fritidsudvalget orienteres løbende om status i arbejdet.

Carsten Haurum

                            /Gyrithe Saltorp

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 17. januar 2013:

Indstillingen blev godkendt, Kultur- og Fritidsudvalgets drøftelser og tilkendegivelser indgår i det videre arbejde og Kultur- og Fritidsforvaltningen vender tilbage til Kultur- og Fritidsudvalget i sagen.