Kultur- og Fritidsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 16. august 2007

 

Fraværende

 

 

 

Sager til beslutning

 

2.      Protokollat vedrørende revision af regnskab 2006

(KFU 374/2007)

 

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen skal forelægge Revisionsdirektoratets bemærkninger og anbefalinger for udvalget samt redegøre for påtænkte foranstaltninger i forhold hertil. 

 

INDSTILLING OG Beslutning

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, 1.      at Kultur- og Fritidsudvalget tager Revisionsdirektoratets bemærkninger og anbefalinger til efterretning, 2.      at Kultur- og Fritidsudvalget godkender forvaltningens påtænkte foranstaltninger i forhold hertil.

 

Problemstilling

Revisionsdirektoratet har i forbindelse med revisionen af årsregnskab for 2006 afgivet 3 bemærkninger og 3 anbefalinger til forvaltningen. Revisionsbemærkninger kan "rangordnes" i forhold til hvor graverende Revisionsdirektoratet/Revisionsudvalget finder at forholdet er. I protokollatet er de 3 bemærkninger ledsaget af 1 gang kritik af 1 gang beklageligt og af 1 gang henstilling.

 

Løsning

Revisionsbemærkninger

1.      "Revisionsdirektoratet skal udtale kritik af, at forvaltningen ikke har afgivet anlægsregnskaber for 33 afsluttede anlægsbevillinger. Det foreslås, at forvaltningens forslag til procedure for aflæggelse af anlægsregnskaber også indeholder en tydelig beskrivelse af opgave- og ansvarsfordelingen mellem forvaltningerne."

Kultur- og Fritidsforvaltningen tager bemærkningen til efterretning, og vil efter aftale med Revisionsdirektoratet afgive disse regnskaber inden den 1. oktober 2007.

 

Københavns Ejendomme har udarbejdet udkast til en forretningsgang for aflæggelse af anlægsregnskaber, så korrekt afgivelse af anlægsregnskaber sikres fra 2007 og frem. Forretningsgangen (udkast vedlagt som bilag 2) vendes med Økonomiforvaltningen og Revisionsdirektoratet. I forlængelse af arbejdet med forretningsgangen sikrer Københavns Ejendomme, at ansvarsfordelingen mellem forvaltningerne i særligt opmærksomhedskrævende tilfælde, fx i forbindelse med aflæggelse af anlægsregnskaber for puljer, er klarlagt. 

 

2.      "Revisionsdirektoratet henstiller, at forvaltningen udarbejder en konkret plan for, hvorledes antallet af bemærkninger til kasseeftersyn bliver nedbragt."

Kultur- og Fritidsforvaltningen tager bemærkningen til efterretning, og vil i samarbejde med KoncernService sætte målrettet ind på opgaven, idet man i 2006 og 2007 implementerer KMD Web kassesystem i de fleste af forvaltningens kasser og i den forbindelse sætter særlig fokus på kommunens kasse- og regnskabsregulativ. Forvaltningen forventer at det nye kassesystem er fuldt implementeret inden udgangen af 2007. Det er forvaltningens erfaring, at med indførslen af det nye kassesystem, nedbringes antallet af fejl.

 

3.      "Revisionsdirektoratet finder det beklageligt, at forvaltningen for det væsentlige udgiftsområde løn ikke har udarbejdet en forretningsgangsbeskrivelse til brug for de centrale og decentrale enheder og derved generelt har taget stilling til de interne kontroller, der skal udføres som led i en hensigtsmæssig og betryggende lønadministration. Dette uanset at Økonomiforvaltningen fortsat ikke som foreskrevet har udarbejdet en generel forretningsgangsbeskrivelse for lønadministrationen ved anvendelse af KMD-lønsystemet."

 
Kultur- og Fritidsforvaltningen tager bemærkningen til efterretning. Personale & Organisation har udarbejdet forretningsgange for lønanvisning i KMD OPUS i overensstemmelse med revisionens anbefalinger. Forretningsgangene vil være gældende og udmeldt til hele Kultur- og Fritidsforvaltningen pr. 1. oktober 2007, efter en testperiode internt i forvaltningen.

 

 

 

Anbefalinger

1.      "Revisionsdirektoratet anbefaler, at forretningsgangsbeskrivelsen for indkøb snarest bliver ajourført i relation til benyttelse af elektroniske fakturaer."

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen tager anbefalingen til efterretning, og vil inden udgangen af 2007 ajourføre forretningsgangsbeskrivelsen.

 

2.      "Revisionsdirektoratet anbefaler, at forvaltningen gennemfører nødvendige tiltag for at søjlen Fritid & Idræt ved udgangen af 2007 er på styringsniveau 3, Aktivitets­styring."

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen tager anbefalingen til efterretning, og vil foretage de nødvendige tiltag for, at søjlen Fritid og Idræt med udgangen af 2007 vil være på styringsniveau 3.

 

3.      "Revisionsdirektoratet anbefaler, at forvaltningen snarest udarbejder en instruks for kontrollen med de decentrale enheder."

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen tager anbefalingen til efterretning, og vil inden udgangen af 2007 udarbejde en forretningsgangsbeskrivelse, hvor søjlers og stabes ansvar med de decentrale enheder præciseres jf. resultatkontrakterne indgået  mellem forvaltningen og  de decentrale enheder.

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen kan til orientering for Kultur- og Fritidsudvalget oplyse, at Revisionsdirektoratet i protokollatet finder, at Kultur- og Fritidsforvaltningens behandling af følgende forhold er tilfredsstillende:

 

·        årsregnskabets formelle rigtighed,

·        de tidligere omtalte forhold for årene 2004 og 2005 vedrørende poster på balancen,

·        bevillingskontrollen – hvor det er væsentligt, at en bevilling vedtaget af Borgerrepræsentationen er bindende, og at der kun afholdes merudgifter/indtægter, såfremt der er indhentet en tillægsbevilling fra Borgerrepræsentationen,

·        opfølgningen på de tidligere omtalte forhold for året 2005 vedrørende styringen af Københavns Kommunes bibliotekers opkrævning og inddrivelse af tilgodehavender var mangelfuld.

 

 

 

Økonomi

Ingen.

 

Videre proces

Revisionsdirektoratet udarbejder – på baggrund af beslutningsprotokollen – samlet revisionsberetning for Københavns Kommune. De relevante dele af denne vil blive behandlet på møde i Kultur- og Fritidsudvalget i oktober 2007.

 

Midtvejsstatus for årsrevisionsprotokollatet forelægges for KFU primo 2008.

 

Bilag

1.1.   Årsrevisionsprotokollat til Kultur-  og Fritidsudvalget vedrørende Kultur- og Fritidsforvaltningen – Revision af regnskab 2006 af 11. juli 2007 (elektronisk tilgængeligt og fremlagt).

2.2.   Udkast til forretningsgangsbeskrivelse vedrørende regnskabsaflæggelse for anlægsprojekter.

 

 

                                                                 

 

         Carsten Haurum                             

                                                                  /Olga Brüniche-Olsen