Økonomiske konsekvenser for tilskudsmodtagere ved implementering af forretningscirkulære for ydelse af tilskud i alle brugs- og driftsaftaler

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender forvaltningens forslag til ændring af 131 aftaler, så de overholder forretningscirkulære for ydelse af tilskud i Københavns Kommune.
2. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder videre med en model for betaling for foreningers eksklusive brugsret til kommunale bygninger og arealer inden for kommunalfuldmagtens rammer og indgår aftaler med de berørte foreninger.

Problemstilling

Kultur- og Fritidsudvalget anmodede på sit møde den 19. december 2019 forvaltningen om afklaring af de økonomiske konsekvenser for brugere og tilskudsmodtagere, hvis de principper, som forvaltningen fremlagde, anvendes på de ældre aftaler, forvaltningen har afdækket gennem kortlægning af tilskudsområdet i Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Efter gennemgang af Kultur- og Fritidsforvaltningens samlede tilskudsportefølje resterer 131 aftaler med tilskudsmodtagere, hvor aftalen ikke lever op til forretningscirkulære for ydelse af tilskud, og hvor en ændring kan have økonomiske konsekvenser for tilskudsmodtager eller forvaltning.

Løsning

Intern Revisions bemærkning 10 i 2017 medførte, at Kultur-og Fritidsforvaltningen udarbejdede en handlingsplan for implementering af forretningscirkulære for ydelse af tilskud. Der blev nedsat en taskforce for tilskudsforvaltning, som fik til opgave at gennemgå forvaltnings samlede tilskudsportefølje på 1.500-2.000 sager.

De fleste af disse tilskudsmodtagere har fået nye og korrekte aftaler, en række tilskud har vist sig slet ikke at være egentlige tilskud, men rabatter og uhjemlede privilegier og er derfor overført til arbejdet med implementering af forretningscirkulære for indtægter.

Forvaltningen har i perioden gennemgået alle kendte og kortlagte sager, udviklet en tilskudspakke der indeholder 16 nye typer aftaleskabeloner, 6 budgetskabeloner og regnskabsvejledninger, tjeklister og sagsbehandlervejledninger samt et nyt målstyrings- og risikovurderingsparadigme for alle typer af tilskud.

Med dette arbejde sikres det, at alle nye aftaler udformes i de korrekte skabeloner ud fra de standarder og krav, der fremgår af forretningscirkulære for ydelse af tilskud. Anvendelsen af de nye skabeloner og retningslinjer er integreret i forvaltningens arbejde med udformning af aftaler fra 2019. Aftaler er løbende blevet ændret til nye modeller ved enten udløb eller planlagt fornyelse.

Resultatet af kortlægning og gennemgang af aftaler afdækkede en række aftaler med problemstillinger, der ikke kunne løses uden konsekvenser for tilskudsmodtagere eller forvaltningen. Forvaltningen fremlagde derfor forslag til principper for revidering af disse aftaler for Kultur- og Fritidsudvalget i december 2019. Udvalget anmodede forvaltningen om et overblik over de økonomiske konsekvenser ved at opdatere aftalerne før godkendelsen af principperne.

Forvaltningen har gennemgået de resterende aftaler og i samarbejde med KEID udarbejdet beregninger af konsekvenser på grundlag af de kendte aftaler og forhold (bilag 1).

Forvaltningen har ved gennemgangen taget afsæt i en prissætning, der forudsætter, at alt det, der er omhandlet i aftalen, skal videreføres på nye vilkår.

Lovgivning og rammer

Forvaltningens forslag til løsninger for hvert tilskud ligger inden for rammerne af den lovgivning, de retningslinjer og de beslutninger, der regulerer de forskellige områder, samt de overordnede principper, der blev beskrevet i indstilling om principper for brugs- og driftsaftaler den 19. december 2019.

Grundlæggende vurderes tilskud ud fra, om det er lovlig kommunal virksomhed jf. kommunalfuldmagten og/eller folkeoplysningsloven.

Retningslinjer for ydelse af tilskud beskrives i forretningscirkulære for ydelse af tilskud, ligesom også grundlaget for indtægter beskrives i forretningscirkulære indtægter. For det folkeoplysende område er dette beskrevet i folkeoplysningsloven og Retningslinjer for støtte til folkeoplysning i Københavns Kommune. Udbud følger EU’s udbudsdirektiv, og endelig hviler grundlaget for leje af kommunale ejendomme på den huslejemodel for KEID, som blev vedtaget i Borgerrepræsentationen i 2005.

Herudover har Kultur- og Fritidsforvaltningen også udarbejdet en række juridiske notater, der beskriver problemstillingerne.

Hvert tilskud er vurderet, ud fra hvilken hjemmel tilskuddet kan gives med, og om det ligger inden for kommunalfuldmagten eller folkeoplysningsloven, ligesom der skal udarbejdes risikovurdering af tilskuddet.

Nærværende indstilling beskriver tilskud i brugs- og driftsaftaler. Tilskud til fodboldklubbers drift og rengøring af klubhuse og opstregning af baner beskrives i særskilt indstilling.

Huslejemodel og brugsaftaler

Jf. KEID’s huslejemodel kan KEID indgå to typer lejeaftaler: Erhvervsleje eller standardleje.
Erhvervsleje kan indgås med eksterne aktører, og lejen, der betales, skal være markedsleje.
Standardlejeaftale kan kun indgås med forvaltninger, og der betales leje fastsat på baggrund af ejendomsvurderingen.

En række kultur- og fritidsaktører har erhvervslejekontrakter af ældre dato og betaler ikke leje svarende til nuværende markedsleje.

KEID genforhandler erhvervslejekontrakterne ved genudlejning og løbende i lejeforholdet, når der er mulighed for det. KEID vil i henhold til lejelovgivningen og reguleringen i de enkelte erhvervslejeforhold kunne varsle markedsleje, hvis det aktuelle lejeniveau ikke er markedskonformt.

I overensstemmelse med den af Borgerrepræsentationen vedtagne huslejemodel må KEID ikke udleje til eksterne aktører til en pris, der er lavere end markedsleje, da dette betragtes som et indirekte tilskud eller konkurrenceforvridning. Såfremt der ønskes givet et tilskud, kan dette kun gives via fagforvaltninger. Såfremt aktiviteten er et lovligt støtteformål, kan en forvaltning i stedet indgå en standardlejeaftale med KEID og herefter overdrage en brugsret til det lejede gennem en brugsaftale.

Ved en såkaldt "kommunalisering" opsiger lejer sin erhvervslejekontrakt, hvorefter forvaltningen kan overtage lejemålet på en standardlejeaftale og stille det til rådighed for bruger i en brugsaftale.

Forvaltningen afholder som udgangspunkt udgifter til basislejen til KEID og stiller bygningen til rådighed for bruger. Såfremt bruger tidligere har fået tilskud til betaling af leje, vil dette tilskud fortsat indgå i betaling af lejen. Alle øvrige udgifter, herunder også administrationsbidrag, afholdes herefter typisk af bruger.

Såfremt de kultur- og fritidsaktører, der i dag har en erhvervslejekontrakt ikke overgår til en brugsaftale med forvaltningen, vil KEID i efteråret 2020 varsle markedslejeforhøjelser i de erhvervslejeforhold, hvor der aktuelt ikke betales en leje svarende til markedslejen.

Eksklusiv brugsret 

Når en bruger får stillet en kommunal facilitet til rådighed, som kun benyttes af denne bruger, har brugeren eksklusiv brugsret til faciliteten.

En række folkeoplysende foreninger har eksklusiv brugsret til kommunal ejendom, som de anvender både til foreningens primære folkeoplysende aktivitet og til øvrige aktiviteter som møder, administration og socialt samvær. Når foreningen ikke anvender faciliteten, står den tom.

Disse faciliteter stilles til rådighed på forskellige vilkår og med varierende krav til betaling, hvilket betyder, at københavnske folkeoplysende foreninger behandles forskelligt.

For at sikre ligebehandling af foreningerne og en bedre kapacitetsudnyttelse af faciliteterne, foreslår forvaltningen, at der udarbejdes en model for betaling for foreninger med eksklusiv brugsret til en kommunal facilitet. Betalingen vil vedrøre den del af eksklusivretten, der ligger ud over foreningens primære aktivitet, og taksten skal være ens på tværs af byen, så foreninger behandles lige og forholdsmæssigt betaler det samme for sammenlignelige faciliteter.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at forvaltningen arbejder videre med en model for betaling for eksklusiv brugsret til kommunale bygninger og arealer, og indgår aftaler med de berørte foreninger.

Modellen udarbejdes i overensstemmelse med kommunalfuldmagtsreglerne, og taksterne for betaling godkendes af Borgerrepræsentationen som en del af kommunens takstbilag. Af bilag 2 fremgår forvaltningens forslag til model for betaling for eksklusiv brugsret.

Det betyder, at folkeoplysende foreninger, der ikke samtidig modtager driftstilskud, vil få en brugsaftale med krav om betaling for den del af den eksklusive brugsret, som ikke vedrører foreningens primære aktivitet. Aftalen udarbejdes med hjemmel i kommunalfuldmagten og skal bl.a. forholde sig til størrelse, pris, anvendelse, eventuelle opgaver m.m.

Af bilag 1 fremgår de kendte aftaler med brugere, der er berørt af disse problemstillinger. For hver aftale fremgår en beskrivelse af de kendte problemstillinger, et estimat af de økonomiske konsekvenser med udgangspunkt i de kendte oplysninger samt principper for indgåelse af brugs- og driftsaftaler i Kultur- og Fritidsforvaltningen jf. gældende regler og cirkulærer

Af bilag 2 fremgår forvaltningens forslag til en model for betaling for eksklusiv brugsret.

Økonomi

De kendte økonomiske konsekvenser for foreningerne og for forvaltningen fremgår af bilag 1.

Forvaltningen afventer endelig vurdering af markedslejeniveauet for nogle af de gældende erhvervslejekontrakter fra KEID.

Videre proces