Temaer i arbejdet med realisering af Kultur- og Fritidsudvalgets effektiviseringsmåltal
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
- at Kultur- og Fritidsudvalget drøfter forslag til temaer, som forvaltningen arbejder med i investerings- og effektiviseringsstrategien frem mod budgetbidraget for 2020.
Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 1. november 2018:
Kultur- og Fritidsudvalget besluttede at udsætte sagen.
Problemstilling
Med budgetbidraget til budget 2019 blev KFU’s effektiviseringsmåltal for 2019 håndteret. Det endelige effektiviseringsmåltal for 2020 besluttes af Økonomiudvalget (ØU) i forbindelse med behandlingen af Indkaldelsescirkulæret til budget 2020, som behandles i januar 2019.
KFU’s effektiviseringsmåltal har de seneste år været på ca. 20 mio. kr. årligt. KFU har allerede truffet beslutning om en række effektiviseringer med såkaldte stigende profiler. Det betyder, at såfremt ØU i januar 2019 beslutter et effektiviseringsmåltal for 2020 på niveau med de foregående år, vil KFU’s forventede resterende effektiviseringsmåltal være på ca. 10 mio. kr. i 2020 stigende til ca. 32 mio. kr. i 2022.
Fra budget 2020 modregnes parkeringsindtægter i bloktilskuddet på 161 mio. kr. og i 2022 bortfalder den midlertidige statslige kompensation til håndtering af ændring af udligningssystemet på i alt 548 mio. kr. Der er ikke taget stilling til, hvordan den reducerede finansiering skal håndteres. Det kan ikke udelukkes, at en del af finansieringen hentes gennem en forhøjelse af effektiviseringsmåltallet til hvert udvalg i de kommende år.
Løsning
For at opfylde effektiviseringsmåltallet i 2020 og sikre rettidig håndtering af kravet de kommende år lægges der op til, at forvaltningen arbejder med udgangspunkt i nedenstående temaer til udarbejdelse af investerings- og effektiviseringsforslag.
De fem foreløbige temaer er beskrevet overordnet nedenfor. Forvaltningen har en målsætning om at arbejde med en bred vifte af forslag, som kommer bredt omkring i forvaltningen.
1. Optimeret administration
Forvaltningen arbejder løbende med at optimere administrationen og reducere de administrative udgifter. Effektivisering som følge af kommunens nye økonomisystem, Kvantum, og automatisering af sagsbehandlingen på forskellige områder er eksempler herpå. Desuden er antallet af chefer på niveau 2 nedbragt fra 26 i 2015 til 15 i 2018.
Forvaltningen er i gang med at afdække yderligere potentialer for at optimere administrationen i KFF. Fx ved at se på, hvor de administrative opgaver bedst løses ud fra behov for nærhed til kerneopgaven.
Effektiviseringer på det administrative område aktualiseres yderligere af, at det i budgetaftalen for 2019 indgår, at forvaltningerne skal arbejde videre med anbefalingerne fra budgetanalysen vedrørende administration forelagt ØU på udvalgets budgetseminar den 21. august 2018 og nedbringe de administrative udgifter pr. indbygger med 10 pct. over de næste fire år. Effektiviseringerne vil tælle med i forvaltningens effektiviseringsmåltal.
2. Kapacitetsudnyttelse og indtægter
Forvaltningen arbejder løbende med at udnytte kapaciteten bedst muligt. Til budget 2019 er det fx besluttet at omlægge prisstrukturen for besøg i svømmehaller og idrætshaller. Dermed tilskyndes brugerne til at benytte faciliteterne, hvor kapacitetsudnyttelsen er lav.
Der er fortsat et potentiale i at se på, hvordan kapacitetsudnyttelsen kan forbedres på tværs af byens kulturhuse og idrætsanlæg.
I budgetaftale 2019 blev det desuden aftalt, at Økonomiforvaltningen i samarbejde med forvaltningerne frem mod budget 2020 skal afdække den faktiske brug af faciliteter, herunder hvor stor en del af behovet for kapacitet og faciliteter, der kan dækkes ved smartere brug af m2 og hvor stor en del af behovet, der kræver grundkøb og nybyggeri. Derudover skal det undersøges, hvordan byens udearealer til fritids- og idrætsaktiviteter kan gentænkes.
3. Digitalisering og Borgerservice
Forvaltningen arbejder løbende med at digitalisere og optimere opgaveløsningen både i forhold til administrative løsninger og selvbetjeningsløsninger for borgerne. Der arbejdes eksempelvis med implementering af nyt bookingsystem, nye selvbetjeningsløsninger til køb af billetter og automatisering af sagsbehandlingen på blandt andet borgerserviceområdet. Der er fortsat et potentiale i at se på bedre digital understøttelse af kulturtilbud til borgerne samt automatisering og machine learning i forbindelse med administrative processer i forvaltningen.
4. Ejendomsdrift
Forvaltningen har de seneste år arbejdet meget målrettet på en professionalisering af facility management-området. Det er bl.a. sket gennem en samling af ejendomsdriftsopgaverne i forvaltningen. Der er fokus på kompetenceudvikling, digitalisering og effektivisering af driften.
Derudover arbejder forvaltningen på nye tiltag til yderligere professionalisering og effektivisering. Det drejer sig bl.a. om nye digitaliseringsmuligheder og optimering af arbejdsgange, bl.a. i samarbejdet med andre forvaltninger.
I budgetaftale 2019 blev det desuden aftalt at kigge på to områder indenfor ejendomsdrift med relevans for KFF. Det ene område er udvikling af løsninger for synergieffekter i kommunens arealpleje. Det drejer sig om fx snerydning, vedligehold af legepladser, grøn drift og renhold. Det andet område er, at kommunens ejendomme skal have en god vedligeholdelsesstand udvendigt såvel som indvendigt. Forvaltningerne skal fremadrettet lave en årlig opgørelse af forbruget til indvendigt vedligehold med henblik på at sikre økonomisk grundlag for et tilstrækkeligt vedligeholdelsesniveau.
5. Kulturhuse og biblioteker - litteratur, læsning og målrettede kulturaktiviteter
Københavns biblioteker arbejder løbende med at forbedre bibliotekstilbuddet for Københavnerne. I forlængelse af udvalgets løbende tilbagemeldinger, vurderer forvaltningen, at der i en effektiviseringssammenhæng vil være potentiale i at undersøge mulige forbedringer af boglogistikken, bedre formidling af bibliotekernes fysiske og digitale materialer samt fokus på læsning og børns læselyst. Der er samtidig potentiale i at undersøge synergier mellem biblioteker og kulturhuse fx på aktivitetsområdet.
Forvaltningen vil desuden arbejde med nye modeller, hvor man undersøger mulighederne for at inddrage andre aktører. Fx ved samdrift og brugerdrift, hvor det er muligt, at andre end forvaltningen selv har ansvar for at drive et sted.
Forvaltningens tilgang til realisering af effektiviseringskravet
Flerårig strategi
Større omstillinger af forvaltningens administration og borgerrettede tilbud forudsætter i nogle tilfælde et længere analyse- og forarbejde. Forvaltningen vil derfor arbejde på forslag, der kan besluttes med overførselssagen 2018-2019, med budget 2020 og længere frem til næste overførselssag og budget 2021. Ambitionen er, at effektiviseringskravet for 2022 også er håndteret med budget 2021.
Arbejdet sker i tæt dialog med Hoved-MED, hvor der er opbakning til, at der arbejdes med en flerårig strategi med mulighed for investeringer, der kan være med til at sikre en god omstilling for medarbejderne.
Investeringsforslag
I strategien arbejdes der med investeringsforslag, hvor der søges midler fra puljen til smarte investeringer. Det kan både være større tværgående omlægninger på tværs af KFF, herunder digitaliseringsforslag og mindre forslag, som vedrører investeringer i enkelte enheder.
Forvaltningen vurderer imidlertid, at det ikke vil være muligt at opfylde hele effektiviseringskravet med investeringsforslag, da mange af de ”lavthængende frugter” på nuværende tidspunkt er "høstet". Desuden har investeringsforslagene ofte en længere indfasning og kan derfor ikke levere så mange effektiviseringer det første år.
Besparelsesforslag
Der vil også blive arbejdet med forslag, som har mere karakter af prioriteringer eller besparelser. Det kan fx være ved at se på mulighederne for differentieret service og indsatser, hvor ressourcer i højere grad prioriteres der, hvor behovet er størst.
Der lægges op til, at der desuden arbejdes med en liste med forslag til indsatser og faciliteter, som forvaltningen ikke længere skal drive samt forslag til konkrete prioriteringer i tilbud og services.
Der kan også på forskellig vis arbejdes med tilskud til eksterne parter, som udgør omkring 330 mio. kr. af KFU’s samlede serviceramme.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Forvaltningen vil på baggrund af udvalgets drøftelser og tilkendegivelser arbejde videre med investerings- og effektiviseringsstrategien frem mod udvalgets budgetseminar i februar 2019. Udvalget forelægges konkrete forslag og status på forvaltningens økonomiske rammer frem mod budgetseminaret med henblik på drøftelser i udvalget. Forslag, der forudsætter, at der søges om midler fra investeringspuljen i forbindelse med overførselssagen, forelægges KFU på mødet den 27. februar 2019.
Forvaltningen har fokus på at sikre en proces for lokal inddragelse og dialog med lokaludvalgene og andre relevante aktører.
Kultur- og Fritidsudvalgets budgetbidrag til budget 2020, herunder effektiviseringskataloget behandles på udvalgets møder i marts og maj 2019.
Mette Touborg
/ Annegrete Vallgårda
Beslutning
Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 15. november 2018:
Kultur- og Fritidsudvalget drøftede sagen.
Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder videre med investerings- og effektiviseringsstrategien på baggrund af udvalgets drøftelser og tilkendegivelser.