Status på udlicitering af rengøringsopgaven i Kultur- og Fritidsforvaltningen
Rengøringen af Kultur- og Fritidsforvaltningens lokaler har været udliciteret siden den 1. oktober 2012. Forvaltningen har udarbejdet en status for de første ti måneder af kontraktperioden.
Indstilling og beslutning
at Kultur- og Fritidsudvalget tager status for udliciteringen af rengøringsopgaven til efterretning.
Problemstilling
Kultur- og Fritidsudvalget fik på mødet den 26. juni 2013 forelagt notat om fordeling af besparelsen efter udlicitering af rengøring i Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF). Udvalget ønskede i forlængelse heraf en drøftelse af emnet og en status på udliciteringen af rengøringen.
Løsning
Status på udliciteringen af rengøringen i KFF efter de første ti måneders kontraktperiode
Rengøringen af kultur- og kontorlokaler i KFF har været udliciteret siden den 1. oktober 2012.
På baggrund af udbudsstrategien, der blev vedtaget af BR i 2010, startede KFF i 2011 kortlægning af rengøringsopgaven i KFF’s bygninger med henblik på evt. konkurrenceudsættelse. Ud af Kultur- og Fritidsforvaltningens 260.000 m2 blev 200.000 m2 fundet udbudsegnede.
På grund af diversitet i opgaven var alle svømmebade og forvaltningens arealer på Rådhuset, svarende til i alt 61.000 m2, på forhånd udtaget af udbuddet, og rengøringen varetages her fortsat af forvaltningens egne medarbejdere.
Medarbejderinddragelse
Under hele udbudsprocessen var der nedsat et rådgivende panel bestående af ledere, medarbejderrepræsentanter og repræsentanter fra de faglige organisationer. Samtidig blev processen og udbuddet behandlet i de lokale MED og i Hoved-MED.
Ved overgangen af rengøringsopgaven til Alliance+ blev der nedsat et midlertidigt samarbejdsorgan. Udvalget bestod af repræsentanter fra HR-afdelingerne i Alliance+ og KFF. Medarbejderne var repræsenteret med fire faglige repræsentanter fra henholdsvis FOA og 3F.
Der har været afholdt tre møder i udvalget. Spørgsmål som er opstået i forbindelse med medarbejdernes overgang til ny arbejdsgiver er blevet drøftet og afklaret i dette forum.
Det sidste møde i udvalget blev afholdt den 3. juni 2013. På mødet gav Alliance+ en status på medarbejdersituationen. Status ved udgangen af maj fremgår af skemaet. Alliance+ har ultimo juli 2013 oplyst, at der ikke er sket ændringer siden status i maj.
|
Antal overdragede medarbejdere |
61 medarbejdere |
|
Tilkendegivet at de ønsker at forsætte i Alliance+ (med nyt timetal) |
39 medarbejdere |
|
Tilbudt ansættelse (med nyt timetal) men tilkendegivet at de ikke ønsker at fortsætte |
16 medarbejdere |
|
Har selv sagt sin stilling op |
3 medarbejdere |
|
Er opsagt af Alliance+ |
2 medarbejdere |
|
Uoplyst |
1 medarbejder |
Opstartsudgifter
Der er brugt i alt 0,8 mio. kr. over to år på advokat og konsulentbistand i forbindelse med udfærdigelse af udbudsmateriale og udvælgelse af rengøringsudbyder.
Der er udbetalt 2,3 mio. kr. i feriepenge, og 3,8 mio. kr. i løndifferencer til de virksomhedsoverdragede medarbejdere. For at sikre de virksomhedsoverdragede medarbejdere bedst muligt, har forvaltningen betalt differencen mellem de kommunale lønninger og leverandørens lønomkostninger i den obligatoriske overenskomstperiode, samt yderligere to måneder. Alliance+ har dermed kunne tage hånd om varsling af de virksomhedsoverdragede medarbejderes løn og arbejdstidsændringer. Baggrunden for dette var, at den politiske forhandling forrykkede Alliance+'s planlægning af opgaven ned til en måned, og denne fase var i udbudsmaterialet varslet til tre måneder.
Fordeling af den samlede besparelse
I forlængelse af Borgerrepræsentationens beslutning den 23. august 2013, var det op til den enkelte institution, hvorvidt rengøringsopgaven skulle udliciteres decentralt. Alle institutioner valgte udlicitering. BR besluttede desuden at 50 % af besparelsen ved udliciteringen, efter fuld indfasning, skal tilfalde de pågældende enheder, der har valgt at benytte sig af tilbuddet, til udvikling og højnelse af de kulturelle og idrætslige aktiviteter. Fuld indfasning anses nået, når alle opstartsudgifter og udgifter i forbindelse med overdragelse af medarbejdere er afholdt. Restsummen efter fuld indfasning, minus forvaltningens udgifter til drift af udliciteringen, reserveres til brugerbestyrelsesmidler på idrætsanlæggene.
Den samlede bruttobesparelse efter fuld indfasning er i alt 72,6 mio. kr. i den 4-årige kontraktperiode. Fordelingen af besparelsen er beskrevet i notat til Kultur- og Fritidsudvalget af 10. juni 2013, som udvalget fik i forbindelse med mødet den 27. juni 2013.
Rengøringsstandarden
Samlet set er tilfredsheden med både kvaliteten i den leverede ydelse og samarbejdet løbende blevet bedre siden indgåelsen af aftalen med Alliance+. I maj måned var 91% tilfredse med rengøringskvaliteten og 96% tilfredse med samarbejdet med Alliance+. I månederne april, maj og juni er der ugentligt indkommet ca. 10 klager mod 503 mulige, hvilket svarer til 2%. Dette niveau anses for rimeligt, da der ikke kan forventes 100% tilfredshed. Situationen følges dog fortsat af forvaltningens controller med både anmeldte og uanmeldte besøg, og opfølgning overfor Alliance+.
Kommende evaluering
På foranledning af Hoved-MED vil der efter et års udlicitering blive udarbejdet en opdateret opgørelse over hvor mange oprindelige KFF-medarbejdere der stadig arbejder i Alliance+.
Der skal foreligge en endelig evaluering af udlicitering af rengøringsopgaven i 2015, i forbindelse med at der skal træffes beslutning om rengøringskontrakten skal forlænges et år, og om der skal gennemføres et nyt rengøringsudbud. Evalueringen vil blive forelagt HovedMED, inden forelæggelse for Kultur- og Fritidsudvalget.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Carsten Haurum
/Susanne Hovgaard Heunicke
Beslutning
Indstillingen blev godkendt.
Neil Stenbæk Bloem, Peter Thiele, Marialise Rømer, Muhammad Aslam, Taner Yilmaz og Simon Strange ønskede følgende tilført beslutningsprotokollen:
"SF og S noterer sig, at Alliance+ har overenskomst med 3F og at uenigheder varetages af arbejdsmarkedets parter. SF og S agter fortsat at følge arbejdsvilkår og rengøringsstandarder for den udliciterede rengøring."
Pia Allerslev, Leslie Arentoft, Birthe Skaarup og Susanne Møller ønskede følgende tilført beslutningsprotokollen:
"VKO glæder sig over effekten på udliciteringen - og at midlerne er blevet ude hos institutionerne og brugerbetyrelserne - og dermed til fulde kommer borgerne til gavn."
Allan Ahamad ønskede følgende tilført beslutningsprotokollen:
"Udlicitering er en kortsigtet og samfundsmæssigt usmart strategi. Udlicitering af rengøring i KFF har ført til nedslidning, arbejdsløshed og dårligere kvalitet. Enhedslisten var imod udliciteringsplanerne og er stærkt kritisk overfor fremtidige udliciteringer, da vi ikke mener at det er en gevinst for fællesskabet."