Revisionsrapport vedrørende den løbende revision af økonomiområdet samt Kultur- og Fritidsforvaltningens handleplan for fakturabehandling

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager revisionsrapporten vedrørende den løbende revision af regnskabet 2019 til efterretning
2. at Kultur- og Fritidsudvalget tager forvaltningens handleplan for fakturabehandling til efterretning

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2019 har ekstern revision (Deloitte) med bistand fra Intern Revision foretaget revision af udvalgte områder i kommunens regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller på økonomiområdet.

Kultur- og Fritidsudvalget forelægges revisionsrapporten og forvaltningens egen handleplan for håndtering af revisionsbemærkningen vedrørende den løbende fakturabehandling.

Revisionsrapporten er den første på økonomiområdet i årets løbende revision og blev behandlet på møde i Økonomiudvalget den 22. oktober 2019. Revisionsrapporten er vedlagt som bilag 1.

Løsning

I revisionsrapporten bemærker revisionen, at der er sket en forbedring af den løbende fakturabehandling siden 2018. Dog er det stadig ikke tilfredsstillende, at der på tidspunktet for revisionens udførelse, samlet set for hele kommunen var ubehandlede fakturaer for 270 mio. kr, hvoraf de 91 mio. kr. var forfaldne til betaling.

Forvaltningerne får således en rød revisionsbemærkning for ikke-tilstrækkelig behandling af fakturaer i Kvantum.

På baggrund af tidligere revisionsbemærkninger har alle forvaltninger haft fokus på at sikre bedre processer på området samt på at sikre, at fakturahåndteringen fremadrettet lever op til kommunens retningslinjer.

Den seneste oversigt over udviklingen i kommunens fakturapulje bekræfter den positive tendens af det styrkede fokus i forvaltningen og kommunen som helhed (jf. bilag 3).

Af oversigten i bilag 2 fremgår det, at der ved udgangen af regnskabsperioden for september 2019 var ubehandlede faktura svarende til 38 mio. kr., hvoraf Kultur- og Fritidsforvaltningens andel var på 297 t.kr. Dette svarer til et fald på knap 90 pct. sammenlignet med februar 2019.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har siden overgangen til Kvantum haft et særskilt fokus på fakturabehandling, hvilket har medført at fakturapuljen er reduceret væsentligt det seneste år.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har i forlængelse af den seneste revisionsbemærkning iværksat yderligere tiltag med henblik på at skærpe indsatsen.

Konkret indgår følgende aktiviteter i handleplanen, som er vedlagt som bilag 2:

• Indskærpelse over for alle enheder, at alle modtagne fakturaer skal være behandlet senest fem dage efter, de er modtaget til godkendelse. Hvis der skulle være uenighed om faktureringsgrundlaget, skal der sættes betalingsspærre på fakturaen.
• Løbende opfølgning med alle enheder i forbindelse med periodeluk og direkte dialog med enheder, hvor udviklingen i fakturapuljen ikke forløber tilfredsstillende.
• Særskilt opfølgning samt status på fakturapuljen og aftalte handlinger på enheds- og direktionsniveau i december.
• Fokus på fakturapuljen i forbindelse med årsafslutningen i januar 2020.

Kultur- og Fritidsforvaltningen forventer på den baggrund, at den løbende fakturabehandling inden årets udgang er yderligere forbedret.

Økonomi

Indstillingen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Videre proces

Der forventes yderligere én rapport vedrørende regnskabsføring, samt rapporter vedrørende løn og it-kontroller inden udgangen af 2019.

I forlængelse af revideringen af årsregnskabet for 2019 udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til, hvilke bemærkninger der skal lukkes eller videreføres. Revisionsberetningen for regnskab 2019 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2020 og vil herefter blive forelagt Økonomiudvalget.