Udbud af madleverancer til arrangementer på Københavns Rådhus

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 14. september 2000

11. Udbud af madleverancer til arrangementer på Københavns Rådhus

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget tiltræder udbudsmaterialet vedrørende madleverancer til arrangementer på Københavns Rådhus,

at Kultur- og Fritidsudvalget bemyndiger Kultur- og Fritidsforvaltningen til at foretage det af udvalget besluttede udbud og på baggrund heraf fremkomme med indstilling til Borgerrepræsentationen om valg af fremtidig leverandør.

På baggrund af kritik af madleverancerne til arrangementer på Københavns Rådhus besluttede Kultur- og Fritidsudvalget på sit møde den 22. juni 2000, at aftalerne med Scandlines Catering A/S og ISS Catering A/S skulle opsiges, og at leverancerne igen skulle udbydes. Nærværende indstilling indeholder forslag til udbudsmateriale.

Københavns Kommune har i en lang årrække benyttet sig af private leverandører af mad til modtagelser og besøg m.v. samt til møder i Borgerrepræsentationen. Efter en udbudsforretning i 1999 blev Scandlines Catering A/S valgt som leverandør af mad til arrangementer på Københavns Rådhus, mens ISS Catering A/S blev valgt som leverandør af mad til Borgerrepræsentationens møder. Aftalerne blev indgået med virkning fra henholdsvis den 1. januar og den 25. januar 2000.

På baggrund af kritik af madleverancerne inden prøvetidens udløb besluttede Kultur- og Fritidsudvalget på sit møde den 22. juni 2000, at aftalerne med Scandlines Catering A/S og ISS Catering A/S skulle opsiges og at madleverancerne skulle udbydes på ny. Aftalerne blev opsagt den 26. juni 2000 med 14 dages varsel til den 11. juli 2000.

Udvalget bemyndigede samtidig den 22. juni 2000 forvaltningen til at indgå midlertidig aftale om madleverancer indtil ny kontrakt er indgået. Kultur- og Fritidsforvaltningen har derfor indgået en aftale med restauratør Rasmus Bo Bojesen om midlertidige madleverancer til arrangementer og Borgerrepræsentationsmøder, indtil resultatet af en ny udbudsforretning er effektueret.

Kultur- og Fritidsforvaltningens forslag til en udbudsforretning omfatter en prækvalifikationsrunde med henblik på senere afgivelse af tilbud.

Ved prækvalifikationsrunden vil der blive lagt vægt på erfaring og referencer, og der vil blive stillet krav om leveringssikkerhed og soliditet. Det fremgår endvidere, at Københavns Kommune overvejer at deltage i tilbud vedrørende madleverancer til møder i Borgerrepræsentationen.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har, i bilag til udbudsmaterialet, nøje beskrevet menuer og deres sammensætning til modtagelser og besøg mv. for henholdsvis buffet og vinanretning, ligesom der er et eksempel på en madleverance til et almindeligt møde i Borgerrepræsentationen. Herudover kræves tilbud på økologisk sammensatte menuer.

Udbudsmaterialets kriterier for valg af leverandør er affattet således:

"Københavns Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltningen, vil ud fra en samlet vurdering foretrække den tilbudsgiver, der afgiver det mest fordelagtige tilbud med hensyn til kvalitet, priser, service, leveringssikkerhed, soliditet, leverings- og betalingsbetingelser og andre kontraktlige betingelser."

Udbudsbetingelserne giver Københavns Kommune mulighed for at vælge et tilbud omhandlende hele madleverancen eller et tilbud vedrørende mad til rådhusarrangementer og et andet til mad til møder i Borgerrepræsentationen.

Når udbudsforretningen er gennemført vil forvaltningen fremkomme med en indstilling til Borgerrepræsentationen om valg af fremtidig leverandør.

Indstillingen er i sig selv ikke forbundet med økonomiske konsekvenser.

Der er ikke foretaget høring

1. Udbudsmateriale med bilag.