Revisionsberetning årsregnskab 2019 og Kultur- og Fritidsforvaltningens handleplaner

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen om revisionsberetningen 2019 til efterretning.
2. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender handleplaner for den del af revisionsberetningen, som vedrører Kultur- og Fritidsforvaltningen, jf. bilag 3.

Problemstilling

Økonomiforvaltningen modtog den 15. juni 2020 revisionsberetningerne for regnskab 2019, som udgøres af hovedberetningen, social beretning, redegørelse for beskæftigelse samt redegørelse om udlændinge og integration. Hovedberetningerne er vedlagt som bilag 1, de øvrige beretninger er vedlagt samlet som bilag 2.

Med revisionsberetningen giver kommunens eksterne revisor (Deloitte) sin vurdering af regnskabsaflæggelsen og det løbende arbejde med regnskabet 2019.

Økonomiforvaltningen har på denne baggrund bedt forvaltningerne om at udarbejde handleplaner for de udvalgte bemærkninger, som vedrører de enkelte forvaltninger. Fagudvalgene skal behandle egne handleplaner på første møde i august.

Derudover indeholder revisionsberetningen en række bemærkninger, som går på tværs af forvaltningerne. Det gælder fx revisionsbemærkning 1 ”Regnskabs-afslutningsprocessen”. Økonomiforvaltningen udarbejder fælles handleplaner herfor, som derfor ikke fremgår af denne sag. 

Samlet indstilling og handleplaner forelægges Økonomiudvalget (ØU) på udvalgets møde den 25. august 2020.

Løsning

Der er udarbejdet handleplaner for de revisionsbemærkninger, der vedrører Kultur- og Fritidsudvalgets område. Handleplanerne vil blive gennemført i løbet af 2020.

Nedenfor ses et kort overblik over revisionsbemærkninger og handleplaner vedrørende Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF). I bilag 1 ses den fulde revisionsberetning, og i bilag 3 ses forvaltningens udarbejdede handleplaner til de enkelte revisionsbemærkninger.

Bemærkning nr. 6. Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller

Revisionen bemærker:

Det skal i lighed med tidligere år henstilles, at forvaltningerne skærper tilsynet med forbedring af:

• Manglende dokumentation
• Ikke-sigende konteringstekst
• Forkert momsbehandling.

KFF har iværksat en særlig indsats for at øge kvaliteten af forvaltningens konteringspraksis:

• Der er gennemført opkvalificerende møder med alle enheder med fokus på gennemgang af konteringsregler.
• Frem til november vil der ske opfølgning og evaluering, herunder vurdering af om yderligere tiltag er nødvendige.
• Herudover deltager forvaltningen i en arbejdsgruppe på tværs af Københavns Kommune om sanering af kontoplanen.

Bemærkning nr. 8. Kommunens regler for indkøb

Revisionen bemærker:

Forvaltningerne og CFI skal sikre et fortsat ledelsesmæssigt fokus på, at de vedtagne målsætninger realiseres, således at gældende regler for konkurrenceudsættelse overholdes, og at kommunen får realiseret de økonomiske gevinster (sparsommelighed) gennem konkurrenceudsættelse og indkøb via de indgående aftaler gennem indkøbsløsningen i Kvantum. Revisionen anbefaler derudover to yderligere målepunkter til at vurdere den samlede målopfyldelse:

• Aftale-compliance, der viser kommunens evne til at købe konkurrenceudsatte varer/tjenesteydelser hos den rigtige leverandør
• Proces-compliance, der viser kommunens evne til at anvende de rigtige løsninger i forbindelse med indkøb og fakturahåndtering.

Hertil konstaterer revisor, at kun ca. 50% af kommunens samlede indkøb af ekstern konsulentbistand i 2018 er sket på gældende og obligatoriske SKI-rammeaftaler.

KFF har fortsat stort ledelsesmæssig fokus på indkøbsområdet, herunder brug af Kvantum (IO-compliance) samt overholdelse af regler for konkurrenceudsættelse og indkøb på kommunens fællesaftaler.

Indsatserne i forvaltningens handleplan har medført en stigning i IO-compliance fra 10,2 % i januar 2019 til 51,4% i januar 2020 (maj 2020: 59,2%).

KFF vil i 2. halvår 2020 have fokus på:

• Konsolidering af det administrative fællesskab for indkøb og personale på udvalgte stabsenheder i HNG
• Implementering af retningslinjer for indkøb af eksterne konsulent- og advokatydelser
• Understøttelse af ny indkøbsorganisation vedr. 2-årigt pilotprojekt af ”Samdrift Amager”
• Fortsat fokus på implementering af kategoristyring på tværs af Københavns Kommune og specifikt for telekategorien, som er placeret i KFF.
• Fortsat ledelsesmæssigt fokus og opfølgning på indkøbscompliance og indkøb på kommunens fælles indkøbsaftaler.

Bemærkning nr. 10. Tilskudsadministration

Revisionen bemærker, at Kultur- og Fritidsforvaltningen ikke har kunnet gennemføre og afslutte arbejdet med genopretningsplanen i 2019 som planlagt. Derfor afsluttes projektet først i 2020.

Revisor henstiller, at ledelsestilsynet med afslutning af handleplanen for genopretning af tilskudsområdet skærpes i 2020.

KFF fremlagde 16. juni 2020 to indstillinger for Kultur og Fritidsudvalget, som beskrev de økonomiske konsekvenser ved implementering af Forretningscirkulære for ydelse af tilskud.

Til udvalgets møde i september 2020 udarbejdes en plan, der beskriver forvaltningens proces for revision af alle forvaltningens tilskudsaftaler.

Sideløbende forberedes indkøb af et tilskudsadministrativt system, der vil understøtte den fremtidige tilskudsadministration.

Bemærkning nr. 11. Indtægter

Revisionen henstiller, at ledelsen sikrer, at forvaltningens genopretningsplan implementeres, således at forvaltningen efterlever Forretningscirkulæret for indtægter.

KFF's genopretningsplan er under udførelse og er delt i de tre elementer:

1. Efterlevelse af Kommunalfuldmagtens regler, hvor der er udarbejdet juridiske notater om de forskellige typer af indtægter i KFF
2. Ensartet prisstruktur, hvor prisberegningsmodellen er designet og vil blive implementeret i andet halvår af 2020.
3. Godkendelse af bevillinger for indtægter. Sagen forelægges Kultur- og Fritidsudvalget den 13. august og videreføres derefter til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

Bemærkning nr. 13. Alternativ modtager i KMD Aktiv

Revisionen bemærker, at en del udbetalinger fra KMD Aktiv sker til “alternative modtagere”, hvilket vil sige betalinger, som foretages for borgere direkte til leverandører (alle andre end borgeren). Da disse betalinger ikke foregår via NEM konti, og da det er muligt at ændre på betalingsstrømmene, bør betalingerne underlægges en kontrol, der sikrer, at betalingerne tilgår rette modtager.

KFF's handleplan omfatter udarbejdelse og implementering af nyt kontrolkoncept baseret på stikprøver. Der følges op herpå i september 2020

Bemærkning nr. 14. Cybersecurity og Persondata

Revisionen henstiller til, at oprydningsprojektet på SharePoint forsættes og gennemføres efter planen.

KFF har gennemført oprydningen på SharePoint, da alle tidligere unikke rettigheder er fjernet, og der er opbygget ny struktur.

Næste fase omfatter, at medarbejdere og ledere vurderer, om der i de filer, der er flyttet, er data, som bør opbevares andre steder, f.eks. eDoc, eller helt slettes.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

ØU forelægges indstilling med handleplaner på mødet den 25. august 2020.

ØU forelægges opfølgning på handleplaner den 8. december 2020 samt i marts 2021.