Ejendomsvedligeholdelse - temadrøftelse

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 12. december 2002

24. Ejendomsvedligeholdelse - temadrøftelse

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget drøfter nærværende oplæg om ejendomsvedligeholdelse.

Københavns Kommune og dens tilknyttede selvejende institutioner er til sammen blandt landets største "ejendomsselskaber" målt i bygningernes etageareal, i jordareal og i ejendomsværdi.

Ejendommene udgør et af kommunens mest værdifulde økonomiske aktiver, og det er derfor kommunens ansvar som minimum at bevare, men også at tilstræbe en forøgelse af såvel deres brugsværdi som økonomiske værdi ved til stadighed at sikre et acceptabelt vedligeholdelsesniveau.

De ejendomme som Kultur- og Fritidsforvaltningen har ansvaret for udgør en væsentlig del af kommunens samlede ejendomsportefølje, og det er derfor vigtigt, at tage ejendomsvedligeholdelsen og dens massive problemer i form af et foruroligende stort og stadigt stigende vedligeholdelsesbehov op til drøftelse.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har til brug for temadrøftelsen indhentet oplysninger fra de organisatoriske enheder i forvaltningen og de dertil knyttede selvejende institutioner, der har ansvaret for administration, vedligeholdelse og drift af ejendomme. Det drejer sig om Ejendomsdrift, Kulturudvikling, Bibliotekerne, Kultur- og Medborgerhuse og Københavns Idrætsanlæg.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget drøfter emnet ejendomsvedligeholdelse på baggrund af oplægget i sagsbeskrivelsen. Der kan herunder for eksempel drøftes visioner og mål for området, mulighederne for en fremadrettet indsats med henblik på at reducere vedligeholdelsesefterslæbet samt mulighederne for at skaffe øgede og stabile økonomiske midler til området.

Københavns Kommune og dens tilknyttede selvejende institutioner er til sammen blandt landets største "ejendomsselskaber" målt i bygningernes etageareal, i jordareal og i ejendomsværdi.

De ejendomme som Kultur- og Fritidsforvaltningen administrerer omfatter en væsentlig del af kommunens samlede ejendomsportefølje. Således har forvaltningen ansvaret for administration, vedligeholdelse og drift af ca. 410.000 etage m² ejendomme og 4,9 mio. m² af kommunens arealer. Hertil kommer den selvejende institution Københavns Idrætsanlæg med ca.176.000 etage m² og et grundareal på godt 1 mio. m².

Den offentlige ejendomsvurdering udgjorde i 2001 for forvaltningens ansvarsområde (inklusive Københavns Idrætsanlæg) i alt ca. 4,170 mia. kr. Markedsværdien er derimod ikke opgjort.

I Kultur- og Fritidsforvaltningens regi administreres ejendommene af følgende organisationsafsnit:

Københavns Idræts- Faciliteter primært til idrætten, men også til andre kom-anlæg (selvejende) munale og kulturelle formål.

Kultur- og Fritidsforvaltningen både ejer og lejer ejendomme, der anvendes til mangfoldige formål. Vedligeholdelsesforpligtelsen for disse ejendomme omfatter som en tommelfingerregel

• Udvendig vedligeholdelse for de ejede ejendomme der udlejes.

• Både udvendig- og indvendig vedligeholdelse for de ejede ejendomme som Kultur- og Fritidsforvaltningen selv benytter,

• Indvendig vedligeholdelse for de ejendomme der lejes hos private ejendomsejere. En undtagelse er det lejede Hovedbibliotek, hvor Kultur- og Fritidsforvaltningen også er ansvarlig for den udvendige vedligeholdelse.

Ejendommene udgør et af kommunens mest værdifulde økonomiske aktiver, og det er derfor kommunens ansvar som minimum at bevare deres værdi ved til stadighed at sikre et acceptabelt vedligeholdelsesniveau.

Særlig den udvendige bygningsvedligeholdelse er vigtig at tage vare på, idet bygningernes almene sundhedstilstand er ganske afhængig af sikring af klimaskærmen dvs. tag, facade, vinduer og døre samt fundament og kælder.

Vedligeholdelse af bygninger, tekniske anlæg og installationer samt arealer/terræn opdeles i forebyggende, afhjælpende og oprettende vedligeholdelse.

• Forebyggende vedligeholdelse omfatter en planlagt indsats som udføres inden ejendommens ydeevne reduceres til et brugsmæssigt utilfredsstillende niveau, eller for at forhindre følgeskader.

• Afhjælpende vedligeholdelse er en ikke planlagt indsats som udføres for at udbedre skader eller afhjælpe driftssvigt.

• Oprettende vedligeholdelse er en planlagt indsats som medfører en væsentlig kvalitetsforbedring ofte på baggrund af tidligere forsømmelser af økonomisk og/eller indsatsmæssig art.

Forebyggende vedligeholdelse er den økonomisk ideelle indsats, idet der er tale om en forudsigelig opgave der rationelt kan plan- og programlægges.

I perioden 2000 – 2002 skønnes forvaltningens fordeling mellem forebyggende-, afhjælpende – og oprettende vedligeholdelse at have været således i forhold til det rådgivende ingeniørfirma COWI´s anbefaling:

• Forebyggende

vedligeholdelse 60 % 5 %

• Afhjælpende

vedligeholdelse 15 % 69 %

• Oprettende

vedligeholdelse 25 % 26 %

Som det ses er der en klar overvægt på forvaltningens anvendelse af afhjælpende - ikke planlagt - vedligeholdelse, hvilket tyder på behov for gunstigere vilkår for længeresigtet planlægning og prioritering.

Driftsbudgetterne til vedligeholdelse har i en lang årrække været helt utilstrækkelige, hvorved både den brugsmæssige og den økonomiske værdi af ejendommene gradvis er blevet forringet, således at der nu er tale om et foruroligende stort vedligeholdelsesbehov.

Kultur- og Fritidsforvaltningens samlede vedligeholdelsesbehov skønnes i 2003 at beløbe sig til ca. 900 mio. kr.

Med den baggrund har forvaltningen i forbindelse med udarbejdelsen af budgetforslaget indgivet omfattende ønsker til udvidelse af budgetrammen for 2003, og har for nylig ansøgt om betydelige midler fra den såkaldte 100 mio. kr. pulje til ejendomsvedligeholdelse.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har for de fysiske rammer og deres vedligeholdelse, drift og udvikling følgende vision:

• Ejendommene skal have en tidssvarende og indbydende indretning og udformning. Alle, der opsøger et kommunalt servicetilbud, skal møde kommunens aktiviteter i sunde og og anvendelige lokaliteter.

• Ejendommene skal fremtræde vel vedligeholdte og driften af bygningerne skal ske med anvendelse af ressourcebesparende og miljøvenlige metoder.

• Lokaliteternes anvendelse til den kommunale opgaveløsning og de nødvendige investeringer i ejendommene skal ske på en rationel og fremadrettet måde.

• Ejendommenes brugsmæssige og økonomiske værdi skal sikres og om muligt øges.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har følgende strategiske problemer med hensyn til vedligeholdelsen:

• Et foruroligende stort vedligeholdelsesbehov

• For få driftsmidler

• Vedligeholdelsesbehovet har en progressivt stigende tendens

• En faldende brugsmæssig og økonomisk værdi (markedsværdi) på ejendommene

• Et stigende antal myndighedspåbud

Forvaltningen har hertil følgende strategiske løsningsmodel og forestiller sig en udvikling:

Reaktiv Proaktiv

Forringelse af aktivernes værdi Fastholdelse eller forøgelse af værdierne

Påtvungent monopol Den foretrukne udlejer

Flere mindre ejendomsenheder En fælles kommunal ejendomsenhed

Årlige planer Flerårige planer

Afhjælpende vedligeholdelse Forebyggende vedligeholdelse

Kultur- og Fritidsforvaltningen har ligeledes bud på aktiviteter der er nødvendige på kort- og/eller længere sigt:

• Større politisk opmærksomhed og større og stabile bevillinger der giver mulighed for langsigtet planlægning og prioritering, og dermed danner grundlag for indhentelse af vedligeholdelsesefterslæbet. Ad hoc præget tildeling af puljemidler løser ikke planlægningsproblemet.

• Budget og regnskabsaflæggelse, som medtager anlægsaktiverne, og som dermed sætter fokus på vigtigheden af at sikre ejendomsværdierne.

• Samordning af ensartede udbud med henblik på at billiggøre udførelsen af vedligeholdelsesopgaver. Temaår, hvor der i samlede udbud f.eks. udskiftes eller renoveres tage ét år, og vinduer det næste år.

• Øget dialog med brugerne/lejerne om deres langsigtede behov for lokaler og faciliteter til sikring af disses kundeloyalitet, og for at kunne udvikle nye tilbud og gennemføre længeresigtet planlægning og prioritering.

• Overblik, langtidsplanlægning og -prioritering på baggrund af ensartede metoder og styringsværktøjer for ejendomssyn og tilstandsvurderinger.

Indstillingen har i sig selv ingen miljømæssige konsekvenser.

Indstillingen har ingen andre konsekvenser

Der er ikke foretaget høring

Ingen

Carsten Haurum