Status på opdatering af tilskudsaftaler

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager status på tilskudsaftaler i proces til efterretning.

Problemstilling

På Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 24. september 2020 godkendte udvalget en procesplan for opdatering af tilskudsaftaler. Af procesplanen fremgår det, at forvaltningen løbende vil præsentere Kultur- og Fritidsudvalget for status på arbejdet med opdatering af tilskudsaftaler.

En sag (revisionsrapport for kulturinstitution) om et konkret tilskud behandles som særskilt punkt på dagsordenen.

Løsning

Baggrund

Intern Revisions bemærkning 10 i 2017 medførte, at Kultur-og Fritidsforvaltningen udarbejdede en handlingsplan for implementering af forretningscirkulære for ydelse af tilskud. Der blev nedsat en taskforce, som fik til opgave at gennemgå forvaltningens samlede tilskudsportefølje på 1.500-2.000 tilskudsaftaler.

Taskforcen har udarbejdet nye procedurer for tilskudsforvaltning samt gennemgået og opdateret aftaler, så de er compliant med forretningscirkulære for ydelse af tilskud. Af de kortlagte aftaler udestod i september 2020 119 gamle og stadigt gældende aftaler, som ikke opfylder krav til forretningscirkulære for ydelse af tilskud, og som kræver nærmere udredning.

Status - november 2020

Siden sidste status har forvaltningen igangsat arbejdet med opdatering af yderligere fem aftaler. Fire aftaler er siden sidste status ikke længere på listen over aftaler, der skal opdateres. Det skyldes at aftalen er ophørt, eller at forvaltningen har indgået en ny og compliant aftale.

Fremdriften er illustreret i tabellen herunder.

			Antal udestående tilskudsaftaler
KFU 24. september 2020	Resterende aftaler Heraf under forhandling   Sager, hvor dialog om ændring endnu ikke er indledt med tilskudsmodtager	17       102	119
KFU 12. november 2020	Resterende aftaler Heraf under forhandling   Sager, hvor dialog om ændring endnu ikke er indledt med tilskudsmodtager	22       93	115

Antal udestående tilskudsaftaler kan blive påvirket ved identifikation af enkelte yderligere aftaler.

Det forventes, at det samlede arbejde med opdatering af de udestående pt. 115 aftaler afsluttes i sommeren 2021. KFU får forelagt mulige løsningsmodeller for aftalerne løbende, hvorefter forvaltningen vil kunne afslutte sagerne jf. udvalgets beslutninger.

Etablering af tværgående taskforce

Kultur- og Fritidsforvaltningen, Intern Revision og Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID) har besluttet at etablere en tværgående taskforce bestående af medarbejdere fra Kultur- og Fritidsforvaltningen, KEID og Intern Revision. Kultur- og Fritidsforvaltningen varetager formandskabet. Der er desuden nedsat en styregruppe bestående af direktører fra henholdsvis Økonomiforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen samt revisionschefen for Intern Revision.

Taskforcen har til opgave at etablere et gennemskueligt overblik over konsekvenser og muligheder i de 30 mest komplicerede tilskudssager. Tidshorisonten for taskforcens arbejde er to måneder. En af de første sager (revisionsrapport for kulturinstitution), som ikke har være håndteret korrekt, fremgår som separat sag på dagsordenen.

Kultur- og Fritidsudvalget vil blive orienteret om resultaterne af den tværgående taskforces arbejde i januar 2021.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

På Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 30. januar 2021 vil forvaltningen orientere Kultur- og Fritidsudvalget om den videre fremdrift i arbejdet med opdatering af tilskudsaftaler samt resultaterne af arbejdet i den tværgående taskforce.