Klubhuspuljen - forslag om ændringer i vejledende kriterier

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender ændringer af de vejledende kriterier for Klubhuspuljen, vedrørende udbetalingsraterne. jf. sagsfremstillingen
2. at ændringerne gælder fra og med udbetaling af midler fra den ordinære Klubhuspulje 2020 samt den ekstraordinære Klubhuspulje 2020.

Problemstilling

Kultur- og Fritidsudvalget udmøntede den 26. februar 2020 Klubhuspulje 2020 og 19. maj 2020 en ekstraordinær Klubhuspulje også for 2020 (bilag 1 og 2).

Klubhuspulje 2020

Det fremgår af indstillingen til Kultur- og Fritidsudvalget 26. februar 2020, at tilskuddet fra puljen skulle udbetales i 2022. Dette skyldes placering af midler over årene med respekt for anlægsloftet.

På grund af fjernelsen af anlægsloftet i den resterende del af 2020, gav man imidlertid efterfølgende de foreninger, der fik tilskud fra puljen, mulighed for at få midlerne udbetalt allerede i 2020. Det skete under forudsætning af, at de kunne nå at gennemføre og afregne projekterne senest 31. december 2020. Det fremgår af de fremsendte bevillingsskrivelser, at bevillingerne bortfalder, hvis projekterne ikke afsluttes til tiden.    

Den ekstraordinære Klubhuspulje 2020

Puljen blev søsat som konsekvens af fjernelsen af anlægsloftet i den resterende del af 2020. Da anlægsloftet alene er frigivet i den resterende del af 2020, er det en forudsætning, at projekterne er gennemført og afregnet senest 31. december 2020. Det fremgår både af indstillingen til Kultur- og Fritidsudvalget 19. maj 2020, og de fremsendte bevillingsskrivelser, at bevillingerne bortfalder, hvis projekterne ikke afsluttes til tiden.

Ændring af kriterier

Forslaget til ændringen af kriterierne skal ses i sammenhæng med, at finansieringen fra Klubhuspuljen ofte udgør en mindre del af den samlede finansiering, hvor resten af midlerne f.eks. kommer fra fonde. Her er det uden betydning for det samlede byggeri, på hvilket tidspunkt i byggefasen midlerne fra Kultur- og Fritidsudvalget udbetales og anvendes.

Løsning

Midlerne i Klubhuspuljen 2020 udbetales i overensstemmelse med de almindelige udbetalingsregler (bilag 3). Efter godkendelse af det endelige budget, sker udbetalingen af tilskuddet over tre rater: 50 pct. af bevillingen udbetales, når projektet er halvvejs; yderligere 40 pct. udbetales, når entreprisearbejdet er fuldført og de sidste 10 pct. udbetales, når der foreligger et revideret regnskab.

En måde at sikre projekterne en hurtigere og nemmere udbetaling af tilskud fra Klubhuspuljerne er at fjerne forudsætningen om tre udbetalingsrater og erstatte dette med følgende sætning:

Tilskud fra Klubhuspuljen kan udbetales, når foreningen kan dokumentere afholdte udgifter til projektet.

Med ændringen får foreningerne mulighed for at få udbetalt det kommunale tilskud, når udgifter til projektet er afholdt og dokumenterede. Det giver foreningerne større fleksibilitet og mindre udfordringer i forhold til eventuel låntagning m.m.

For projekterne er det en stor administrativ belastning at skulle sende dokumentation ind tre gange. Det giver anledning til at se nærmere på mulighederne for en hurtigere og mere smidig udbetalingsprocedure. Målet hermed er dobbelt: både at sikre en hurtigere udbetaling og at lette de administrative byrder for foreningen. 

Hertil kommer, at Kultur- og Fritidsudvalget gennem krav om en samlet finansieringsplan allerede har sikret sig i videst muligt omfang, at projekterne gennemføres.

Således fremgår bl.a. følgende af de vejledende kriterier:

Ved ansøgning om midler skal følgende være afdækket inden ansøgningen fremsendes:

• "Finansieringen skal være fuldt afdækket, herunder fonds- eller anden ekstern finansiering
• Planmæssige forhold skal være afdækket, herunder om der er andre planer for området
• Der skal være afdækket om projektet kræver byggetilladelse fra myndighederne, ejerfuldmagt og/eller lejekontrakt fra Københavns Ejendomme, eller om der skal indgås brugs- eller driftsaftaler med Københavns Kommune.”

De gældende, vejledende kriterier, med de foreslåede ændringer, fremgår af bilag 4.

Økonomi

Indstillingen har ikke konsekvenser for den samlede ramme til projekter finansieret af Klubhuspuljen. Der vil alene kunne blive tale om forskydningerne af udbetalingerne, hvilket vil blive håndteret i de løbende indmeldinger til Økonomiudvalget. 

Videre proces

Hvis Kultur- og Fritidsudvalget godkender indstillingen, vil de reviderede kriterier blive lagt på Københavns Kommunes hjemmeside, og samtlige tilskudsmodtagere af bevillinger fra begge udmøntningerne af midler fra Klubhuspuljen i 2020 vil blive orienteret skriftligt herom. 

Mette Touborg

                                            /Merete Evers Dewilde