Værtskab for Aprilfestivalen 2023

Aprilfestival er en børneteaterfestival, hvor ca. 100 professionelle børne- og ungdomsteatre fra hele landet viser scenekunst for børn og unge. Aprilfestivalen mangler værtskommune og tilskud til gennemførelse af festivalen i 2023, da den kommune der tidligere var aftale med, er sprunget fra.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har på baggrund af Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning den 29. september 2022 indledende undersøgt, hvad det vil kræve, hvis Københavns Kommune skal overtage værtskabet og yde tilskud. Udover tilskud (hvortil der kan hentes refusion), har værtskommunen udgifter til lokaler, administration og til koordination af festivalen.
Hvis Københavns Kommune skal være værtskommune kræver det, at der kan findes lokaler på skoler og i teatre, der er egnede til at opføre 350 børneforestillinger for 25.000 børn og forældre.

Teatercentrum, der står bag festivalen, har søgt Kulturministeriet om 2,4 mio. kr. til afvikling af festivalen. Hvis festivalen støttes med 2,4 mio. kr. er tilskudsbehovet fra Kultur- og Fritidsudvalget 600.000 kr., som på grund af muligheden for refusion forventes at ende på 300.000 kr. Herudover kommer udgifter til scener, lokaler og koordination. Kultur- og Fritidsforvaltningen skønner på det foreliggende grundlag, at den samlede pris for værtskab for Aprilfestivalen i København 2023 vil ligge mellem 1 og 2 mio. kr. afhængig af muligheder for statslig refusion. Festivalen aflyses, hvis der ikke opnås tilskud fra Kulturministeriet, og hvis der ikke findes en værtskommune, der kan finansiere de øvrige udgifter.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede den 29. september 2022, at Kultur- og Fritidsforvaltningen skulle kontakte Teatercentrum for at:

Desuden skal det afklares, hvilke folkeskoler der kan bruges som spillesteder under festivalen, og der skal afsættes midler til kommunal bistand til koordination.

Aprilfestivalen er ifølge festivalens eget udsagn landets største børneteaterfestival. Festivalen har været afviklet i 50 år. Arrangørerne oplyser, at der til festivalen normalt er mellem 100-120 professionelle teatre, som opfører 170 forskellige forestillinger for alle værtskommunens børn og unge. En række teatre fra Københavns Kommune deltager hvert år i Aprilfestivalen. Eksempelvis oplyser teatergruppen Batida, at de altid deltager med ca. fem forestillinger. Festivalen har kun fundet sted i København en gang tidligere i 1974, hvor den spillede i et mindre format på Vesterbro.

Teatercentrum arbejder på hurtigst muligt at skaffe finansiering og en værtskommune, da den kommune, der skulle have værtskabet i 2023, er sprunget fra. Derfor har Teatercentrum også forkortet festivalen fra en uge til tre dage: fredag, lørdag, søndag. Ved denne weekendfestival vil der ifølge Teatercentrum være ca. 350 forestillinger for ca. 25.000 publikummer. Dette indebærer bl.a., at der ikke vil være workshops med skoler og inddragelse af disse på samme måde som ved en festival af sædvanlig længde.

Forvaltningen har indledende afsøgt muligheder for lokaler, og Teatercentrum oplyser, at de har et team, der tager ud for at undersøge, opmåle og vurdere spillestedernes egnethed og indretning. Det har endnu ikke været muligt at afklare endeligt ,hvilke skoler og teatre der kan anvendes på grund af den korte tidsfrist, og da datoerne for festivalen ikke er fastlagt. Ifølge arrangørerne skal der anvendes mellem 50 og 70 venues til weekendudgaven af Aprilfestivalen.

Teatercentrum er midt i et direktørskifte, men oplyser, at det faste personale har erfaring og kompetencer til at varetage den videre planlægning og afvikling.

Økonomi
Forvaltningen har indledende undersøgt priser for anvendelse af byens børneteatre i tre dage, samt priser for lån af skoler/gymnastiksale i en af byens folkeskoler i tre dage, for herved at kunne give et indledende billede af den samlede pris for dette værtskab.

Tabel 1. Priser for lokaler og scener i et teater

* Aflysning af en planlagt forestilling med ca. 200 billetter til 87 kr. om dagen på et af byens børneteatre.

Den samlede pris for at anvende personale og lokaler i et af Københavns børneteatre til forestillinger under Aprilfestivalen i tre dage ville således være ca. 90.000 kr. inkl. moms. Aprilfestivalen har beskrevet, at der er behov for ca. 60 scener/lokaler, hvis tre-fire af disse er børneteatre, vil prisen således samlet blive 360.000 kr. for teaterscener. De øvrige lokaliteter skal findes på skoler, hvor udgifterne til rengøring og personale i festivalperioden skal beregnes nærmere.

Den valgte kommunes udgifter til scener og lokaler indgår i Teatercentrums budget med 200.000 kr. (bilag 1) Forvaltningen skønner at den samlede pris efter fradrag af de 200.000 kr. i Teatercentrums budget, kan blive mellem 720.000 kr. og 1. mio. kr., men det kræver nærmere beregninger i forhold til konkrete valgte lokaler og scener.

Tilskud
Teatercentrum har sendt en ansøgning til Kulturministeriet om tilskud på 2,4 mio. kr. til afvikling af festivalen. Teatercentrum oplyser, at de håber på et svar omkring den 1. november 2022. Såfremt Kulturministeriet yder det ønskede tilskud på 2,4 mio. kr., er det direkte tilskudsbehov fra Kultur- og Fritidsudvalget 600.000 kr., som på grund af mulighed for refusion forventes at belaste udvalgets budget med 300.000 kr. Dertil kommer udgifter til scener, lokaler og koordination.

Teatercentrum oplyser yderligere, at festivalen aflyses, hvis festivalen ikke modtager tilskud fra Kulturministeriet. Ligesom festivalen også aflyses, hvis der ikke findes en værtskommune, der kan finansiere de manglende 600.000 kr (300.000 kr.), personale til koordination og lokaler og scener til afholdelse af festivalen.

Refusionsordningen
Staten refunderer 50 pct. af kommunernes udgifter til køb af forestillinger, der er refusionsgodkendt. Aprilfestivalen er ifølge Teatercentrum godkendt til refusion.

Tabel 2. Samlet pris i kr. for Københavns Kommunes værtskab før refusion

Forvaltningen bemærker, at alle tal er skønnede tal, som vil kræve konkret beregning efter valg af lokaler og scener, og at det skal afklares om også udgifter til lokaler, scener og koordination kan omfattes af refusion. Forvaltningen anbefaler endvidere, at Teatercentrums budget gennemarbejdes ud fra de konkrete forhold og kommende planer.

Forvaltningens skøn er på det nuværende grundlag, at den samlede pris vil være ca. 2 mio. kr. (1.960.000 kr.)  som efter eventuel refusion bliver en nettoudgift på 1 mio. kr. (980.000 kr.). Dog under forudsætning af, at Københavns Kommune kan få refusion for alle udgifter inklusive udgifter til lokaler på teatre og skoler samt løn til koordinatorer.

Forvaltningens forslag til finansiering
Festivalen afholdes i 2023, og midlerne til festivalen skal derfor tages fra 2023 budgettet, hvis Københavns Kommune vælger at være værtskommune for Aprilfestivalen. Da alle midler i Festivalpuljen for 2023 er udmøntet, skal en eventuel finansiering findes gennem bevilling fra Kultur- og Fritidsudvalgets disponible midler i 2023. Der er på nuværende tidspunkt et budget på 4,3 mio. kr. af de disponible midler i 2023.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.  Et kommende tilskud samt betaling for rammer og koordination, vil skulle finansieres af Kultur- og Fritidsudvalget i 2023.

Hvis Kultur- og Fritidsudvalget beslutter, at forvaltningen skal fortsætte arbejdet med at afklare muligheden for, at Københavns Kommune varetager værtskabet for Aprilfestivalen i 2023, vil udvalget blive præsenteret for en ny indstilling til udvalgsmødet den 8. december 2022, hvis Kulturministeriets afgørelse er kendt.

Søren Tegen Pedersen

                                                                                       /Mads Kamp Hansen

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 11. oktober 2022:

Kultur- og Fritidsudvalget tog orienteringen til efterretning.

For så vidt angår indstillingens 2. at-punkt besluttede udvalget, at der skal arbejdes videre med at afklare mulighed for værtskab for Aprilfestival 2023, dog således at tilskuddet maksimalt skal være 500.000 kr. efter refusion fra Teaterrefusionsordningen, og udvalget ser gerne, at tilskuddet ligger på omkring 750.000 kr. inklusiv refusion. Et tilskud ydes under forudsætning af, at festivalen modtager et tilskud på 2,4 mio. kr. fra Kulturministeriet.

Plan- og tilskudschef, Mads Kamp Hansen, og kontorchef for tilskud, Marianne Kruckow, deltog under punktets behandling.