Revisonsberetning om merudgifter til renovering af Øbro-hallen

Kultur- ogFritidsudvalget

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde torsdag den 11. september 2003

11.      Revisonsberetningom merudgifter til renovering af Øbro-hallen

(KFU 233/2003)

INDSTILLING OGBESLUTNING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- ogFritidsudvalget tager revisionsberetning af august 2003 om merudgifter tilrenovering af Øbro-hallen til efterretning, idet der i denne forbindelsehenvises til de i anledning af merudgifterne tidligere iværksatte tiltag, jf.de i "Redegørelse om foreløbige tiltag til at forbedre styringen afanlægsprojekter og lign. i Københavns Idrætsanlæg" (marts 2003) beskrevneinitiativer. I forhold til merudgifterne i forbindelse med Øbro-hallensrenovering giver revisionsberetningen ikke anledning til iværksættelse afyderligere tiltag.

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 11.september 2003

Indstillingen blev tiltrådt.

Jens Kjær Christensen deltog ikke i behandlingen af dennesag på grund af inhabilitet.

RESUME

Revisionsdirektoratet har i skrivelse af 7. august 2003udbedt sig Kultur- og Fritidsudvalgets stillingtagen til Revisionsberetning af7. august 2003 om merudgifter til renovering af Øbro-hallen (særberetningen)med henblik på, at denne videregives til Revisionsudvalget og dermedBorgerrepræsentationen.

Særberetningen er inddelt i en række kapitler.

Indledningskapitlet I omtaler baggrunden forundersøgelsen, metode og afgrænsning samt disponeringen af undersøgelsen.

Kapitel II gennemgår regelgrundlaget for kommunalanlægsvirksomhed.

Kapitel III gennemgår organiseringen afrenoveringsprojektet samt de eksisterende forretningsgange for styring af ogtilsyn med bygge- og anlægsprojekter.

Projektperioden for renoveringsprojektet er 1997 til 2002.

Københavns Idrætsanlæg (KI) er bygherre for projektet i heleperioden.

Hovedentreprenøren er Skanska A/S, og Cowi A/S har fungeretsom totalrådgiver. Herudover har der været tilknyttet en række underrådgivereog enkeltstående rådgivere vedrørende både tekniske og juridiske spørgsmål.

Det fremgår, at der har været anvendt en særlig udbudsformkaldet "fremskudt udbud".

KI's organisation er beskrevet. Ifølge KI's vedtægter erbestyrelsen øverste myndighed for KI. Den daglige ledelse varetages afdirektionen med den administrerende direktør som den øverste ansvarlige forKI's funktioner og aktiviteter.

Kapitel III afsluttes med en delkonklusion, der ihovedtræk har følgende indhold:

Revisionsdirektoratet er opmærksom på, at renoveringen afØbro-hallen er eneste store byggessag, som KI har haft i de seneste årtier.Samtidig er det første gang, at KI har anvendt udbudsformen "fremskudt udbud",hvilket stiller store krav til projektets parter i byggeprocessens tidligefase.

På denne baggrund fremdrager Revisionsdirektoratet, atKI alene har udpeget én projektansvarlig og én daglig projektleder, atKI har haft et ledelsesmæssigt tomrum på 1 år og 7 måneder for så vidt angårstillingen som teknisk chef, at de meget betydelige informationsstrømmehar båret præg af  ikke at væreregelmæssige eller strukturerede, at det er indtrykket, at KI'sbestyrelse ikke i fornødent omfang har draget omsorg for løbende at søge sigtilstrækkeligt informeret, at det findes beklageligt, at der ikke harværet et formelt forum til udveksling af informationer alene mellem bygherrenog totalrådgiveren og med efterfølgende mødereferater, at det findes beklageligt,at KI ikke inden opstarten udarbejdede skriftlige retningslinier for byggestyringenaf anlægsopgaverne og endelig at det findes beklageligt, at der ikke harværet fastlagt periodiske tilbagemeldinger fra KI til KFF om det økonomiskeforløb. KFF burde mere aktivt have efterspurgt relevante oplysninger om projektetsøkonomi og stade.

Kapitel IV redegør for hændelsesforløbet disponeretefter de enkelte bevillinger, der er opnået i forløbet. Gennemgangen viser ligefra den første skitsefase, at det har været vanskeligt at prissætterenoveringsopgaven. Særberetningen afgiver følgende konklusioner i tilknytningtil de enkelte bevillinger, der er opnået i projektperioden:

Hændelsesforløbet optil anlægsbevillingen af 3. december 1998 (82,5 mio. kr.):

Revisionsdirektoratet finder, at KI som ansvarlig bygherre ihøjere grad burde have været mere opmærksom på afdækning af risikoområder ogforanlediget prisfastsættelse af en række forbehold i rådgiverens prisoverslag.

Hændelsesforløbet optil tillægsbevillingen af 16. marts 2000 (14,2 mio. kr.):

Revisionsdirektoratet ville have fundet det rigtigst, atKI's direktion på et tidligere tidspunkt end den 30. november 1999 havde orienteretsåvel KI's bestyrelse som KFF om den forventede overskridelse.

Hændelsesforløbet optil tillægsbevilling af 15. november 2001 (17,0 mio. kr.):

Revisionsdirektoratet finder det bemærkelsesværdigt, attotalrådgiveren inden for perioden primo januar til primo februar 2001 afgiver2 meget forskellige udgiftsskøn nemlig fra, at bevillingen holder til enforventet overskridelse på 10 mio. kr. Revisionsdirektoratet finder detendvidere kritisabelt, at hverken KI's bestyrelse, KFF eller KFU orienteres om,at der i byggeregnskabet den 30. oktober 2001 var forudset et yderligerebevillingsmæssigt underskud på ca. 5,1 mio. kr.

Hændelsesforløbet optil tillægsbevillingen af 14. november 2002 (17,9 mio. kr.):

Revisionsdirektoratet finder det kritisabelt, at KI's bestyrelsesamt KFF først i september 2002 orienteres om en så væsentlig bevillingsmæssigoverskridelse, hvis størrelse allerede havde været forventet gennem længeretid. Revisionsdirektoratet finder samtidig anledning til at fremhæve, at KFF afegen drift burde have søgt sig informeret, og ikke blot, som det skete,telefonisk rykke for byggeregnskabet.

Kapitel V omhandler den økonomiske styring afrenoveringen.

Revisionsadirektoratet beklager, at KI ikke i højere gradhar efterspurgt totalrådgiverens økonomiske oversigter, der i modsætning tilKI's egne oversigter medtog skøn over forventede merudgifter.Revisionsdirektoratet finder det derfor uheldigt, at KI's byggeregnskab blevdet styrende regnskab i byggesagen. Endvidere finder Revisionsdirektoratet detbeklageligt, at der ikke var større klarhed over, hvilke økonomiske elementerparterne havde ansvaret for.

Revisionsdirektoratet hæfter sig ved, at KI's byggeregnskabikke indeholdt et ajourført dispositionsregnskab. Revisionsdirektoratetanbefaler en række ændringer i KI's forretningsgange og konstaterer, at derikke har eksisteret et velegnet og tilstrækkeligt styringsgrundlag.

Kapitel V diskuterer KI's Økonomiafdelings rolle,totalrådgiverens udbudsprojekt og projektets tidsstyring. I denne afklaring harKI haft inddraget såvel teknisk som juridisk rådgivning. Revisionsdirektoratetkonstaterer samlet, at der tidligt i projektet opstod betydelige vanskelighedermed den tidsmæssige styring af projektforløbet, herunder bl.a. at der varlængere perioder uden fælles godkendte tidsplaner samt manglendestadesopgørelser i forbindelse med anviste acontobetalinger.

Det konstateres således, at styringsgrundlaget til udførelseaf tidsstyring har været begrænset og i perioder ikke-eksisterende.< /p>

Kapitel VI gennemgår en ekstern juridisk vurdering afkontraktpartnernes ansvar, som KI foranledigede iværksat.

Kapitel VII hæfter sig ved en række forhold, somisoleret set bør medføre en forbedring af den fremtidige styring. Ligeledesanbefales det at overveje, at forslagene skal have generel betydning forkommunens fremtidige styring af større anlægsbevillinger. Revisionsdirektoratetnævner herefter 10 konkrete områder, hvor ændringer findes påkrævet.

Kapitel VIII indeholder, ud overRevisionsdirektoratets sammenfattende bemærkninger, KI's og KFF's kommentarertil  undersøgelsesresultatet. KI understregerbl.a., at ofte lange reaktionstider fra krav til godkendelse ikke skyldesadministrativ sendrægtighed, men at byggesagens ikke ønskværdige forløb udentvivl er fremskyndet af vanskeligheder omkring samarbejdsklimaet rådgiver/bygherre og hovedentreprenør. KI's bestyrelse henleder i øvrigtopmærksomheden på, at der allerede er taget skridt til en generel revidering afKI's procedurer i forbindelse med afvikling af byggesager.

I KFF's bemærkninger erklærer forvaltningen sig enig i enlang række af Revisionsdirektoratets kritikpunkter og anbefalinger, menunderstreger samtidig, at intet under sagens forløb før foråret 2002 indicerede,at projektet skulle være ude af kontrol. Der følger en beskrivelse afkommunikationen mellem KI og KFF hen over sommeren 2002, herunder at det førstvar muligt at opstille et endeligt regnestykke i oktober 2002, og at endeligtanlægsregnskab først er fremsendt til KFF den 25. november 2002.

I det afsluttende afsnit har Revisionsdirektoratet valgt atforklare, hvorfor KI's årsprotokollater, som bemærket af KFF, ikke harindiceret problemer.