Udvalgshøring om Omkostningsbaserede Budget- og Regnskabssystemer

Kultur- og Fritidsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 11. september 2003

 

 

12.      Udvalgshøring om Omkostningsbaserede Budget- og Regnskabssystemer

(KFU 232/2003)

 

INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at Kultur- og Fritidsforvaltningen fremsender det som bilag 2 vedlagte udkast til skrivelse til Økonomiforvaltningen som svar i anledning af udvalgshøringen om Omkostningsbaserede Budget- og Regnskabssystemer.

 

RESUME

Økonomiforvaltningens 3. kontor har anmodet om en udtalelse fra fagudvalgene om sin indstilling til Økonomiudvalget vedr. udarbejdelse af åbningsbalance og overgang til omkostningsbaseret regnskab.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har udarbejdet udkast til høringssvar til Økonomiforvaltingens 3. kontor.

Kultur- og Fritidsudvalgets høringssvar vil blive indarbejdet i Økonomiforvaltningens indstilling til behandling i Økonomiudvalget den 23. september 2003.

Fagudvalgenes udtalelse skal være Økonomiforvaltningens 3. kontor i hænde senest den 15. september 2003.

Kultur- og Fritidsforvaltningens projektbeskrivelse beskriver, hvordan forvaltningen indgår i det etablerede samarbejde med alle forvaltninger om at få udarbejdet Københavns Kommunes åbningsbalance pr. januar 2004 og aflægge et omkostningsbaseret regnskab for 2004.

Som udgangspunkt forudsættes omkostningerne afholdt inden for forvaltningernes administrative ramme. Omkostningerne til omstillingen vil indgå i DUT forhandlingerne til budget 2005.

Generelt vurderes det, at gevinsten ved at omlægge regnskabsprincipper har en langsigtet tidshorisont og at fordelene ved et omkostningsbaseret budget- og regnskabssystem først realiseres når budgetterne inddrages.

Implementering af opgaven og etablering af åbningsbalancen til januar 2004 vurderes som en ressourcekrævende proces i form af vurdering af aktiver, beregning af værdi og indtastning i kartotek. Efterfølgende skal der ved vedligeholdelse af systemet ske ekstra indtastning og posteringer ved anskaffelse af nye aktiver samt årlige afskrivninger. 

Endvidere kan der blive tale om at afsætte ekstra ressourcer til uddannelse af budgetansvarlige institutioner, når omstillingen af regnskabsprincip indføres i fuld skala.

Et forsigtigt skøn af ressourceforbrug i Kultur- og Fritidsforvaltningen er på nuværende tidspunkt en administrativ merudgift på 1 mio. kr. hen over det første år, og den efterfølgende ajourføring anslås til knap ½ mio. kr..

 

SAGSBESKRIVELSE

Indledning

Økonomiforvaltningens 3. kontor har fremsendt udkast til indstilling til Økonomiudvalget vedr. Københavns Kommunes omkostningsbaserede budget- og regnskabssystem til høring i fagudvalgene, jf. bilag 1

Indstillingen skal forelægges Økonomiudvalget på dettes møde den 23. september 2003.

Fagudvalgenes høringssvar vil blive indarbejdet i indstillingen. 

Af hensyn til det videre arbejde skal fagudvalgenes udtalelse være Økonomiforvaltningens 3. kontor i hænde senest den 15. september 2003.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har udarbejdet det som bilag 2 vedlagte udkast til høringssvar.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget tager følgende til efterretning:

·        at Københavns kommune udarbejder åbningsbalance pr. 1. januar 2004 og aflægger et omkostningsbaseret regnskab for 2004.

·        at det sker i alle forvaltninger efter den regnskabspraksis, der besluttes i koordinationsgruppen med udgangspunkt i bilag 1.

·        at ovenstående sker efter den i indstillingen beskrevne procedure og tidsplan.

Kultur- og Fritidsforvaltningen deltager i Økonomiforvaltningens projektorganisation og har oprettet den nødvendige forvaltningsorganisation med egen projektbeskrivelse, med henblik på at sikre, at opgaven kan gennemføres inden for de overordnede fastlagte rammer. Projektbeskrivelsen er vedlagt som bilag 3.

 

Baggrunden for Omkostningsbaserede budget- og regnskabssystemer

I forlængelse af initiativer som frit valg og privates udfordringsret har Indenrigs- og Sundhedsministeriet besluttet, at staten, amter og kommuner skal aflægge omkostningsbaserede regnskaber, og på sigt overgå til omkostningsbaserede budgetter og bevillinger. Kommunen skal fortsat anvende de nuværende bevillingsregler i det udgiftsbaserede system, og de nye regler om omkostningsbaserede regnskaber vil indgå som et supplement hertil.

Det betyder, at bygninger, biler, maskiner og andre fysiske aktiver i serviceydelsesproduktionen skal registreres i det kommunale økonomisystem og afskrives . Ambitionen er i højere grad at kunne opgøre de reelle omkostninger ved kommunens serviceydelser, hvilket vil betyde øget gennemsigtighed og et højere informationsniveau om anvendte ressourcer.

I et omkostningsbaseret regnskabssystem fordeles udgiften til eksempelvis en bil ud over bilens anvendelsestid, som f.eks. kan være 7 år. I det nuværende udgiftsbaserede regnskabssystem udgiftsføres hele udgiften i det regnskabsår, hvor bilen er købt.

Overgangen nødvendiggør etablering af en åbningsbalance (dvs. en status over samtlige kommunens aktiver og passiver) gældende fra 1.1.2004. Til det formål har Økonomiforvaltningen sammen med de øvrige forvaltninger fastlagt en projektorganisation og udarbejdet et udkast til en tids- og aktivitetsplan.

Regnskabspraksis for åbningsbalancen har udgangspunkt i erfaringerne fra et gennemført pilotprojekt i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen og justeres undervejs i det omfang det skønnes nødvendigt.

Tids- og aktivitetsplanen er fastlagt så den opfylder kravene fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Herudover ventes Økonomiudvalgets mål i budgetforslag 2004 opfyldt, om at der ved udgangen af 2004 er gennemført omkostningsregistrering og – rapportering i hele kommunen.

Medio 2004 vil Økonomiforvaltningen fremlægge en detaljeret regnskabspraksis for Københavns Kommune og en åbningsbalance pr. 1. januar 2004.

 

Fordele og ulemper

Generelt vurderes det, at gevinsten ved at omlægge regnskabsprincipper har en langsigtet tidshorisont og at fordelene ved et omkostningsbaseret budget- og regnskabssystem først realiseres når budgetterne inddrages.

På lang sigt er det forventningen, at et omkostningsbaseret budget- og regnskabssystem vil styrke øget gennemsigtighed i den økonomiske styring og skabe et bedre grundlag for priotritering i kommunen, specielt når budgetterne og bevillingerne gives  med udgangspunkt i omkostningsniveauet. Som eksempler på hvad der forventes af et omkostningsbaseret regnskab kan følgende stikord anføres:

·        Øget fokus på omkostninger

·        Højere økonomisk informationsniveau 

·        Bedre styring af kommunens aktiver

·        Bedre grundlag for priskalkulationer

·        Langsigtede forpligtelser

·        Periodisering af store investeringsprojekter

·        Likviditesmæssig virkning

Af økonomiforvaltningens sagsbeskrivelse fremgår en mere detaljeret beskrivelse af forventningerne til de Omkostningsbaserede Budget- og Regnskabssystemer i København. 

På kort sigt må der forventes ekstrarbejde indtil budgetter og bevillinger kommer med, idet den nuværende regnskabsform fortsættes uændret med supplerende registrering af aktiver og nye posteringer på bl.a. balancen.

I Kultur- og Fritidsforvaltningen vurderes det at omstillingen til de nye regnskabsprincipper betyder, at der til omstillingen skal anvendes ekstra ressourcer først til implementering og etablering af åbningsbalancen bl.a fordi alle aktiver skal værdifastsættes og senere ajourføres i kartoteket. Efterfølgende skal der ved vedligeholdelse af systemet ske ekstra indtastning og posteringer ved anskaffelse af nye aktiver samt årlige afskrivninger. Endvidere kan der blive tale om at afsætte ekstra ressourcer til uddannelse af budgetansvarlige institutioner, når omstillingen af regnskabsprincip indføres i fuld skala.    

 

MILJØVURDERING

-

 

ØKONOMI

Økonomiforvaltningen indstiller at forvaltningerne som udgangspunkt afholder omkostningerne inden for forvaltningernes administrative ramme. Omkostningerne til omstillingen vil indgå i DUT forhandlingerne til budget 2005.

Kultur- og Fritidsforvaltningen vurderer, at omstillingen til den nye regnskabspraksis vil være en ressourcekrævende proces i form af implementering og ekstra posteringer, og gevinsten ved at omlægge regnskabsprincipper har en langsigtet tidshorisont. Et forsigtigt skøn over de ekstra administrative opgaver i Kultur- og Fritidsforvaltningen er en merudgift på 1 mio. kr. hen over det første år (til implementering mv.) og at den efterfølgende ajourføring anslås at medføre årlige merudgifter på knap ½ mio. kr.

     

ANDRE KONSEKVENSER

 

HØRING

-

 

BILAG

1.      Økonomiforvaltningens indstilling om udarbejdelse af åbningsbalance og overgang til omkostningsbaseret regnskab til Økonomiudvalget

2.      Høringssvar til Økonomiforvaltningens 3. kontor

3.      Kultur- og Fritidsforvaltningens projektbeskrivelse

 

 

 

 

 

Carsten Haurum

/Olga Brüniche-Olsen