Revisonsberetning om merudgifter til renovering af Øbro-hallen

Kultur- og Fritidsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 11. september 2003

11. Revisonsberetning om merudgifter til renovering af Øbro-hallen

(KFU 233/2003)

INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget tager revisionsberetning af august 2003 om merudgifter til renovering af Øbro-hallen til efterretning, idet der i denne forbindelse henvises til de i anledning af merudgifterne tidligere iværksatte tiltag, jf. de i "Redegørelse om foreløbige tiltag til at forbedre styringen af anlægsprojekter og lign. i Københavns Idrætsanlæg" (marts 2003) beskrevne initiativer. I forhold til merudgifterne i forbindelse med Øbro-hallens renovering giver revisionsberetningen ikke anledning til iværksættelse af yderligere tiltag.

RESUME

Revisionsdirektoratet har i skrivelse af 7. august 2003 udbedt sig Kultur- og Fritidsudvalgets stillingtagen til Revisionsberetning af 7. august 2003 om merudgifter til renovering af Øbro-hallen (særberetningen) med henblik på, at denne videregives til Revisionsudvalget og dermed Borgerrepræsentationen.

Særberetningen er inddelt i en række kapitler.

Indledningskapitlet I omtaler baggrunden for undersøgelsen, metode og afgrænsning samt disponeringen af undersøgelsen.

Kapitel II gennemgår regelgrundlaget for kommunal anlægsvirksomhed.

Kapitel III gennemgår organiseringen af renoveringsprojektet samt de eksisterende forretningsgange for styring af og tilsyn med bygge- og anlægsprojekter.

Projektperioden for renoveringsprojektet er 1997 til 2002.

Københavns Idrætsanlæg (KI) er bygherre for projektet i hele perioden.

Hovedentreprenøren er Skanska A/S, og Cowi A/S har fungeret som totalrådgiver. Herudover har der været tilknyttet en række underrådgivere og enkeltstående rådgivere vedrørende både tekniske og juridiske spørgsmål.

Det fremgår, at der har været anvendt en særlig udbudsform kaldet "fremskudt udbud".

KI's organisation er beskrevet. Ifølge KI's vedtægter er bestyrelsen øverste myndighed for KI. Den daglige ledelse varetages af direktionen med den administrerende direktør som den øverste ansvarlige for KI's funktioner og aktiviteter.

Kapitel III afsluttes med en delkonklusion, der i hovedtræk har følgende indhold:

Revisionsdirektoratet er opmærksom på, at renoveringen af Øbro-hallen er eneste store byggessag, som KI har haft i de seneste årtier. Samtidig er det første gang, at KI har anvendt udbudsformen "fremskudt udbud", hvilket stiller store krav til projektets parter i byggeprocessens tidlige fase.

På denne baggrund fremdrager Revisionsdirektoratet, at KI alene har udpeget én projektansvarlig og én daglig projektleder, at KI har haft et ledelsesmæssigt tomrum på 1 år og 7 måneder for så vidt angår stillingen som teknisk chef, at de meget betydelige informationsstrømme har båret præg af ikke at være regelmæssige eller strukturerede, at det er indtrykket, at KI's bestyrelse ikke i fornødent omfang har draget omsorg for løbende at søge sig tilstrækkeligt informeret, at det findes beklageligt, at der ikke har været et formelt forum til udveksling af informationer alene mellem bygherren og totalrådgiveren og med efterfølgende mødereferater, at det findes beklageligt, at KI ikke inden opstarten udarbejdede skriftlige retningslinier for byggestyringen af anlægsopgaverne og endelig at det findes beklageligt, at der ikke har været fastlagt periodiske tilbagemeldinger fra KI til KFF om det økonomiske forløb. KFF burde mere aktivt have efterspurgt relevante oplysninger om projektets økonomi og stade.

Kapitel IV redegør for hændelsesforløbet disponeret efter de enkelte bevillinger, der er opnået i forløbet. Gennemgangen viser lige fra den første skitsefase, at det har været vanskeligt at prissætte renoveringsopgaven. Særberetningen afgiver følgende konklusioner i tilknytning til de enkelte bevillinger, der er opnået i projektperioden:

Hændelsesforløbet op til anlægsbevillingen af 3. december 1998 (82,5 mio. kr.):

Revisionsdirektoratet finder, at KI som ansvarlig bygherre i højere grad burde have været mere opmærksom på afdækning af risikoområder og foranlediget prisfastsættelse af en række forbehold i rådgiverens prisoverslag.

Hændelsesforløbet op til tillægsbevillingen af 16. marts 2000 (14,2 mio. kr.):

Hændelsesforløbet op til tillægsbevilling af 15. november 2001 (17,0 mio. kr.):

Revisionsdirektoratet finder det bemærkelsesværdigt, at totalrådgiveren inden for perioden primo januar til primo februar 2001 afgiver 2 meget forskellige udgiftsskøn nemlig fra, at bevillingen holder til en forventet overskridelse på 10 mio. kr. Revisionsdirektoratet finder det endvidere kritisabelt, at hverken KI's bestyrelse, KFF eller KFU orienteres om, at der i byggeregnskabet den 30. oktober 2001 var forudset et yderligere bevillingsmæssigt underskud på ca. 5,1 mio. kr.

Hændelsesforløbet op til tillægsbevillingen af 14. november 2002 (17,9 mio. kr.):

Revisionsdirektoratet finder det kritisabelt, at KI's bestyrelse samt KFF først i september 2002 orienteres om en så væsentlig bevillingsmæssig overskridelse, hvis størrelse allerede havde været forventet gennem længere tid. Revisionsdirektoratet finder samtidig anledning til at fremhæve, at KFF af egen drift burde have søgt sig informeret, og ikke blot, som det skete, telefonisk rykke for byggeregnskabet.

Kapitel V omhandler den økonomiske styring af renoveringen.

Revisionsadirektoratet beklager, at KI ikke i højere grad har efterspurgt totalrådgiverens økonomiske oversigter, der i modsætning til KI's egne oversigter medtog skøn over forventede merudgifter. Revisionsdirektoratet finder det derfor uheldigt, at KI's byggeregnskab blev det styrende regnskab i byggesagen. Endvidere finder Revisionsdirektoratet det beklageligt, at der ikke var større klarhed over, hvilke økonomiske elementer parterne havde ansvaret fo r.

Revisionsdirektoratet hæfter sig ved, at KI's byggeregnskab ikke indeholdt et ajourført dispositionsregnskab. Revisionsdirektoratet anbefaler en række ændringer i KI's forretningsgange og konstaterer, at der ikke har eksisteret et velegnet og tilstrækkeligt styringsgrundlag.

Kapitel V diskuterer KI's Økonomiafdelings rolle, totalrådgiverens udbudsprojekt og projektets tidsstyring. I denne afklaring har KI haft inddraget såvel teknisk som juridisk rådgivning. Revisionsdirektoratet konstaterer samlet, at der tidligt i projektet opstod betydelige vanskeligheder med den tidsmæssige styring af projektforløbet, herunder bl.a. at der var længere perioder uden fælles godkendte tidsplaner samt manglende stadesopgørelser i forbindelse med anviste acontobetalinger.

Det konstateres således, at styringsgrundlaget til udførelse af tidsstyring har været begrænset og i perioder ikke-eksisterende.

Kapitel VI gennemgår en ekstern juridisk vurdering af kontraktpartnernes ansvar, som KI foranledigede iværksat.

Kapitel VII hæfter sig ved en række forhold, som isoleret set bør medføre en forbedring af den fremtidige styring. Ligeledes anbefales det at overveje, at forslagene skal have generel betydning for kommunens fremtidige styring af større anlægsbevillinger. Revisionsdirektoratet nævner herefter 10 konkrete områder, hvor ændringer findes påkrævet.

Kapitel VIII indeholder, ud over Revisionsdirektoratets sammenfattende bemærkninger, KI's og KFF's kommentarer til undersøgelsesresultatet. KI understreger bl.a., at ofte lange reaktionstider fra krav til godkendelse ikke skyldes administrativ sendrægtighed, men at byggesagens ikke ønskværdige forløb uden tvivl er fremskyndet af vanskeligheder omkring samarbejdsklimaet rådgiver/bygherre og hovedentreprenør. KI's bestyrelse henleder i øvrigt opmærksomheden på, at der allerede er taget skridt til en generel revidering af KI's procedurer i forbindelse med afvikling af byggesager.

I KFF's bemærkninger erklærer forvaltningen sig enig i en lang række af Revisionsdirektoratets kritikpunkter og anbefalinger, men understreger samtidig, at intet under sagens forløb før foråret 2002 indicerede, at projektet skulle være ude af kontrol. Der følger en beskrivelse af kommunikationen mellem KI og KFF hen over sommeren 2002, herunder at det først var muligt at opstille et endeligt regnestykke i oktober 2002, og at endeligt anlægsregnskab først er fremsendt til KFF den 25. november 2002.

I det afsluttende afsnit har Revisionsdirektoratet valgt at forklare, hvorfor KI's årsprotokollater, som bemærket af KFF, ikke har indiceret problemer.

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsberetning af 7. august 2003 om merudgifter til renovering af Øbro-hallen (særberetningen) er udarbejdet af Revisionsdirektoratet efter anmodning af 2. december 2002 fra Revisionsudvalget. Beretningen afgives til Borgerrepræsentationen, og Revisionsdirektoratet har ved fremsendelsen udbedt sig Kultur- og Fritidsudvalgets stillingtagen til beretningen med henblik på, at denne videregives til Revisionsudvalget.

Revisionsdirektoratet har ligeledes anmodet om en selvstændig stillingtagen fra Københavns Idrætsanlæg (KI). Nærværende indstilling forholder sig derfor ikke til, hvad KI eventuelt måtte svare. Det bemærkes dog, at såvel Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) som KI har haft lejlighed til at udtale sig om udkastet til særberetningen. KI's og KFF's kommentarer fremgår af særberetningen pkt. 95 (side 96 – 97), henholdsvis pkt. 96 (side 97 – 101).

I det følgende gennemgås særberetningen i hovedtræk, og de væsentligste konklusioner fremdrages.

Efter at indledningskapitlet I har omtalt baggrunden for undersøgelsen, metode og afgrænsning samt omtalt disponeringen af undersøgelsen, og kapitel II har gennemgået regelgrundlaget for kommunal anlægsvirksomhed, gennemgår kapitel III organiseringen af renoveringsprojektet samt de eksisterende forretningsgange for styring af og tilsyn med bygge- og anlægsprojekter.

Kapitel III

Projektperioden er 1997 til 2002.

Interessenterne i renoveringsprojektet er følgende:

KI er bygherre for projektet i hele perioden.

Hovedentreprenøren er Skanska A/S, og Cowi A/S har fungeret som totalrådgiver, hvis væsentligste opgaver har været gennemførelse af udbudsprojektet, projektering og byggestyring. Som underrådgiver for Cowi A/S fungerede KHR Arkitekter A/S.

Ud over disse hovedaktører har der været tilknyttet følgende rådgivere for KI:

· Arkitektfirmaet Nøhr & Sigsgaard (Tidligt skitseforslag)

· Carl Bro A/S (Tilstandsrapport og prisoverslag)

· Rambøll A/S (Yderligere forundersøgelser og budgetvurdering)

· Det rådgivende ingeniørfirma Moe & Brødsgaard (Udbud af rådgiveropgaven og løbende sparring)

· Advokatfirmaet Viltoft & Høberg-Petersen (Juridisk bistand)

Interessenterne fremgår af skemaet i særberetningen side 11, og den enkeltes rolle er nærmere beskrevet på de følgende sider.

Det fremgår, at der har været anvendt en særlig udbudsform kaldet "fremskudt udbud", der beskrives som "en entrepriseform, hvor bygherren efter at have valgt rådgivere lader disse udarbejde et skitseret projekt baseret på bygherrens behov- og kravspecifikation. Dette skitseprojekt går så i udbud, og de bydende har mulighed for at variere på forskellige materialer og ydelser og af og til også funktioner, med henblik på at optimere skitseprojektet og komme med deres økonomisk me st fordelagtige tilbud". Ifølge særberetningen er denne udbudsform valgt af 2 grunde. Dels ønskede bygherren (KI) en så hurtig opstart af byggearbejderne som muligt, dels fordrede reparationsarbejder, af karakter og omfang som i denne byggesag, et tæt samarbejde mellem projekterende og udførende.

KI's organisation er beskrevet. Det fremgår således, at KI's bestyrelse formelt indtil 1. januar 2002 (det er en fejl, at der står 2001) bestod af 16 medlemmer, hvoraf 6 var udpeget af og blandt medlemmerne i Borgerrepræsentationen. Bestyrelsessammensætningen blev dog først ændret på repræsentantskabsmødet den 22. maj 2002, hvor den nye bestyrelse blev valgt. Herefter har bestyrelsen bestået af 11 medlemmer, idet Borgerrepræsentationen som led i omorganiseringen af fritidsområdet i København besluttede, at de politiske repræsentanter fra Københavns Kommune skulle udgå af KI's bestyrelse.

If. KI's vedtægter er bestyrelsen øverste myndighed for KI. Den daglige ledelse varetages af direktionen med den administrerende direktør som den øverste ansvarlige for KI's funktioner og aktiviteter.

Særberetningen fremhæver, at der i perioden marts 2001 til november 2002 har været et ledelsesmæssigt tomrum i den byggetekniske afdeling (side 16 nederst).

Særberetningen gennemgår fra side 17 og fremefter informationsstruktur og -strømme i projektet. Samlet oversigt over mødestrukturen fremgår af side 18.

Revisionsdirektoratet konstaterer under pkt. 24 (side 21 – 22), at der ikke har været fastlagt skriftlige retningslinier for informationsflowet i renoveringsprojektet internt i KI, ligesom der heller ikke har været fastlagt skriftlige retningslinier for en periodisk orientering af KI's bestyrelse. En gennemgang viser, at Øbro-hallen i perioden 1999 – 2002 har været på bestyrelsens dagsorden 20 gange svarende til ca. halvdelen af møderne.

Revisionens gennemgang af bestyrelsesmødereferaterne efterlader if. særberetningen det indtryk, at KI's bestyrelse ikke i nødvendigt omfang har draget omsorg for at få tilstrækkelig og periodisk orientering om status på renoveringsprojektet.

Det er ligeledes Revisionsdirektoratets konstatering, at der ikke har været tale om fastlagte periodiske tilbagemeldinger fra KI til KFF pkt. 25 (side 22 – 23). KI oplyser hertil, at orientering af forvaltning og borgmester er sket ved fremsendelse af beslutningsreferater samt bilagsmateriale fra bestyrelsesmøderne, og henviser i øvrigt til, at forvaltningen har haft observatørstatus i bestyrelsen.

KFF har oplyst til Revisionsdirektoratet, at der ikke er modtaget nogen særlig rapportering fra KI om Øbro-hallen. KFF har ligeledes oplyst, at der ikke har foreligget oplysninger fra KI, som gav anledning til at formode, at projektet ville ende med en væsentlig budgetoverskridelse.

Det fremgår af særberetningen, at der fra september 2000 har været afholdt kvartalsvise møder mellem KI og KFF om generelle økonomiske forhold, ligesom KI ifølge driftskontrakten siden 1. januar 2002 har skulle fremsende kvartalsregnskaber til KFF.

I en KFF-redegørelse af marts 2003 konstateres det, at der ikke har været den nødvendige dialog mellem KI og KFF, der er nødvendig i relation til tilsynsforpligtelsen. Omdrejningspunktet i et skærpet tilsyn er, at KFF fremover afholder kvartalsvise møder med KI bl.a. med henblik på, at vigtige oplysninger og beslutninger vedrørende økonomien kommer til hinandens kendskab (side 23).

På side 23 – 25 omtales KI's administrationshåndbog. Der påpeges en række mangler, og der omtales en række rettelser til håndbogen, der i perioden siden 2000 er gjort med henblik på at forbedre styringen af anlægsprojekter.

På siderne 25 – 28 omtales KFF's forretningsgange for tilsyn med anlægsbevillinger. Ifølge disse påhviler ansvaret for den løbende økonomistyring af anlægsprojekter det budgetområde, der har fået anlægsbevillingen tildelt.

I tilfældet Øbro-hallen er der det særlige forhold, at KI er en selvejende institution, der ikke i traditionel forstand er tildelt en bevilling, men får drifts- oig anlægsmidler udbetalt som tilskud. For anlægsmidler betyder det, at KI har et udlæg, og beder forvaltningen om tilskudsanvisning, når KI selv finder behov for det.

KFF's umiddelbare styringsmuligheder har herefter været de givne bevillinger, idet enhver anvisning blev sammenholdt med eksisterende bevillinger, således at forbruget aldrig overskred bevillingerne.

KFU fremlagde i 1. kvartal 2003 en redegørelse for Økonomiudvalget (ØU) om "Foreløbige tiltag til forbedring af styringen af anlægsprojekter o.l. i Københavns Idrætsanlæg". Redegørelsen blev taget til efterretning på ØU's møde den 8. april 2003, idet ØU's endelige stillingtagen afventede den nu foreliggende særberetning (side 27 – 28).

Tiltagene omhandler:

1. Afholdelse af formaliserede møder mellem KFF og KI.

2. Eventuelle behov for opfølgning mellem de formaliserede møder

3. Udgiftsskøn til KFF på baggrund af byggeprogram

4. Øvrige forudsete og uforudsete udgifter skal indgå i budgetlægningen.

Særberetningens kapitel III afsluttes på siderne 28 – 30 med en delkonklusion, der i hovedtræk har følgende indhold:

Revisionsdirektoratet er opmærksom på, at renoveringen af Øbro-hallen er eneste store byggessag, som KI har haft i de seneste årtier, og at projektets gennemførelse har krævet en ikke uvæsentlig faglig indsigt og byggestyringskonpetence. Samtidig er det første gang, at KI har anvendt udbudsformen "fremskudt udbud", hvilket stiller store krav til projektets parter i byggeprocessens tidlige fase.

På denne baggrund fremdrager Revisionsdirektoratet følgende:

· KI har alene udpeget én projektansvarlig og én daglig projektleder. Det havde været hensigtsmæssigt med en intern styregruppe med repræsentanter for bestyrelsen.

· KI har haft et ledelsesmæssigt tom rum på 1 år og 7 måneder for så vidt angår stillingen som teknisk chef.

· De meget betydelige informationsstrømme har båret præg af ikke at være regelmæssige eller strukturerede. Der burde have været udarbejdet skriftlige retningslinier for informationsflowet.

· Det er indtrykket, at KI's bestyrelse ikke i fornødent omfang har draget omsorg for løbende at søge sig tilstrækkeligt informeret.

· Det findes beklageligt, at der ikke har været et formelt forum til udveksling af informationer alene mellem bygherren og totalrådgiveren og med efterfølgende mødereferater.

· Det findes beklageligt, at KI ikke inden opstarten udarbejdede skriftlige retningslinier for byggestyringen af anlægsopgaverne.

· Det findes beklageligt, at der ikke har været fastlagt periodiske tilbagemeldinger fra KI til KFF om det økonomiske forløb. KFF burde mere aktivt have efterspurgt relevante oplysninger om projektets økonomi og stade.

Kapitel IV

I kapitel IV redegøres for hændelsesforløbet disponeret efter de enkelte bevillinger, der opnås i forløbet. Side 31 indeholder en oversigt over de givne bevillinger, der er følgende:

3. december 1998 Anlægsbevilling (BR 581/98) 82,5 mio. kr.

16. marts 2000 Tillægsbevilling (BR 99/00) 14,2 mio. kr.

15. november 2001 Tillægsbevilling (BR 468/01) 17,0 mio. kr.

14. november 2002 Tillægsbevilling (BR 579/02) 17,9 mio. kr.

Gennemgangen viser at det lige fra den første skitsefase, har været vanskeligt at prissætte renoveringsopgaven. Det første prisoverslag, der blev udarbejdet i 1997/98 på baggrund af en række forundersøgelser og en skadesregistrering af betonkonstruktionen blev sat til 49,7 mio. kr. Det skal dog i den forbindelse noteres, at der i selve anlægsbevillingen af december 1998 indregnedes 10 mio. kr. til en relaxafdeling, der forudsattes brugerfinansieret.

Med hensyn til begrundelserne for de enkelte bevillinger/tillægsbevillinger henvises til siderne 32 – 50. Her skal blot fremdrages nogle af de kritikpunkter, Revisionsdirektoratet har anført i forbindelse med hændelsesforløbet.

Hændelsesforløbet op til anlægsbevillingen af 3. december 1998.

Revisionsdirektoratet finder, at KI på trods af, at KI ikke har haft særlig lang forberedelsestid, som ansvarlig bygherre i højere grad burde have været mere opmærksom på afdækning af risikoområder og foranlediget prisfastsættelse af en række forbehold i rådgiverens prisoverslag (side 38 – 39).

Hændelsesforløbet op til tillægsbevillingen af 16. marts 2000.

Revisionsdirektoratet ville have fundet det rigtigst, at KI's direktion på et tidligere tidspunkt end den 30. november 1999 havde orienteret såvel KI's bestyrelse som KFF om den forventede overskridelse. Revisionsdirektoratet finder således, at KI's bestyrelse og dermed også KFF ikke blev informeret i tilstrækkeligt omfang (side 42 – 43).

Hændelsesforløbet op til tillægsbevilling af 15. november 2001.

Revisionsdirektoratet finder det bemærkelsesværdigt, at totalrådgiveren Cowi inden for perioden primo januar til primo februar 2001 afgiver 2 meget forskellige udgiftsskøn nemlig fra, at bevillingen holder til en forventet overskridelse på 10 mio. kr.

Revisionsdirektoratet finder det endvidere kritisabelt, at hverken KI's bestyrelse, KFF eller KFU orienteres om, at der i byggeregnskabet den 30. oktober 2001 - endnu inden tillægsbevillingen på 17 mio. kr. var vedtaget af BR – var forudset et yderligere bevillingsmæssigt underskud på ca. 5,1 mio. kr. (side 50).

Hændelsesforløbet op til tillægsbevillingen af 14. november 2002.

Revisionsdirektoratet finder samtidig anledning til at fremhæve, at KFF af egen drift burde have søgt sig informeret, specielt under hensyntagen til, at KFF konstaterede, at bevillingen var opbrugt i marts 2002, og at KFF alene tog telefonisk kontakt med KI, hvor der blev rykket for byggeregnskab.

Kapitel V

Kapitel V omhandler den økonomiske styring af renoveringen.

Totalrådgiveren Cowi's opgaver bestod bl.a. i at sikre økonomistyringen under såvel projekteringen som udførelsesfasen. Imidlertid oplyses det, at KI undervejs i byggesagen valgte at udarbejde eget byggeregnskab, og at dette byggeregnskab gradvis blev det styrende budget/byggeregnskab i sagen.

Revisionsadirektoratet beklager, at KI ikke i højere grad har efterspurgt Cowis økonomiske oversigter, der i modsætning til KI's egne oversigter medtog skøn over forventede merudgifter. Revisionsdirektoratet finder det derfor uheldigt, at KI's byggeregnskab blev det styrende regnskab i byggesagen (side 61).

Endvidere finder Revisionsdirektoratet det beklageligt, at der ikke var større klarhed over, hvilke økonomiske elementer parterne havde ansvaret for (side 62).

På baggrund af, at KI's byggeregnskab blev det styrende regnskab har Revisionsdirektoratet bedømt dette regnskabs egnethed og hæfter sig bl. a. ved, at der ikke har foreligget et ajourført dispositionsregnskab og således ikke har været fuld klarhed over disponerede uforudsete udgifter.

Revisionsdirektoratet anbefaler, at der til fremtidig brug udarbejdes en skabelon til KI's byggeregnskab, så fejlmuligheder minimeres, samt at der i KI's forretningsgange indarbejdes krav til projektleder om opfølgning på en eventuel rådgivers forpligtelser.

Revisionsdirektoratet konstaterer således, at der ikke har eksisteret et velegnet og tilstrækkeligt styringsgrundlag (side 63 – 64).

Om bygge- og økonomimøder anbefaler Revisionsdirektoratet, at det indarbejdes i KI's forretningsgange, at udgifter ved merarbejder forsøges imødekommet ved øvrige besparelser, således at der ikke påføres Københavns Kommune merudgifter. I den konkrete sag finder Revieionsdirektoratet, at den økonomiske styring er blevet vanskeliggjort af den store mængde økonominotater, herunder ophobningen af uafklarede økonominotater (side 66 – 67).

Særberetningen diskuterer endelig i kapitel V KI's Økonomiafdelings rolle, Cowis udbudsprojekt og projektets tidsstyring. I denne afklaring har KI haft inddraget såvel teknisk som juridisk rådgivning uden at dette tilsyneladende har medført væsentlige ændringer i projektforløbet.

På side 76 og 77 gennemgår særberetningen byggemøderne med henblik på at beskrive de vanskeligheder, der har været forbundet med tidsstyringen og stadeskontrollen og Revisionsdirektoratet konstaterer samlet, at der tidligt i projektet opstod betydelige vanskeligheder med den tidsmæssige styring af projektforløbet, herunder bl.a. at der var længere perioder uden fælles godkendte tidsplaner samt manglende stadesopgørelser i forbindelse med anviste acontobetalinger.

Det konstateres således, at styringsgrundlaget til udførelse af tidsstyring har været begrænset og i perioder ikke-eksisterende (side 77 – 78).

Kapitel VI

I kapitel VI (side 79 – 82) gennemgås en ekstern juridisk vurdering af kontraktpartnernes ansvar, som KI foranledigede iværksat.

Kapitel VII

I kapitel VII (side 83 – 85) hæfter Revisionsdirektoratet sig ved en række forhold, som isoleret set bør medføre en forbedring af den fremtidige styring. Ligeledes anbefales det at overveje, at forslagene skal have generel betydning for kommunens fremtidige styring af større anlægsbevillinger.

Revisionsdirektoratet nævner herefter 10 konkrete områder, hvor ændringer findes påkrævet.

Kapitel VIII

Kapitel VIII indeholder Revisionsdirektoratets sammenfattende bemærkninger. Desuden har såvel KI som KFF haft lejlighed til at kommentere undersøgelsesresultatet. Disse kommentarer er optaget i særberetningen, for KI's vedkommende på siderne 96 – 97, og for KKF's vedkommende på siderne 97 – 101. Særberetningen afsluttes på side 101 – 102 med en kommentar fra Revisionsdirektoratet til KFF's bemærkninger.

KI anfører bl.a., at Revisionsdirektoratet ikke har gjort sig betragtninger om, i hvilket omfang den særdeles omfattende og komplekse byggesag i sig selv har medvirket til at vanskeliggøre den økonomiske styring. KI understreger, at ofte lange reaktionstider fra krav til godkendelse ikke skyldes administrativ sendrægtighed, men at byggesagens ikke ønskværdige forløb uden tvivl er fremskyndet af vanskeligheder omkring samarbejdsklimaet rådgiver/bygherre og hovedentreprenør.

KI's bestyrelse henleder dog opmærksomheden på, at der allerede er taget skridt til en generel revidering af KI's procedurer i forbindelse med afvikling af byggesager.

I KFF's bemærkninger erklærer forvaltningen sig indledningsvist enig i, at informationsstrømmende mellem KI og KFF ikke har forekommet regelmæssige og strukturerede, men bemærker samtidig, at der allerede under sagens forløb blev taget skridt til generelt at ændre dette forhold gennem de omtalte kvartalsmøder.

KFF erklærer sig enig i, at forvaltningen set bagud mere aktivt kunne have efterlyst orientering om projektet men bemærker samtidig, at intet under sagens forløb før foråret 2002 indicerede, at projektet skulle være ude af kontrol. Hverken forvaltningen bevillingskontrol, granskning af KI's årsprotokollater eller forvaltningens observatørstatus i KI's bestyrelse var med til at afsløre uregelmæssigheder.

I marts 2002 anmoder KI om yderligere udbetaling af anlægstilskud fra KFF, der imidlertid ikke kan honorere anmodningen fuldt ud, idet bevillingen i så fald vil blive overskredet med 1,3 mio. kr. Hvorvidt og i hvilket omfang dette indicerer et problem, lykkes det trods flere mundtlige henvendelser hen over sommeren ikke at få oplyst. Den 3. oktober 2002 arrangeres et møde mellem KFF og KI med henblik på en endelig opgørelse. Det lykkes dog først efterfølgende at opstille det endelige regnestykke, der fører til tillægsbevillingen af 14. november 2002 på 17,9 mio. kr.

Det endelige anlægsregnskab indsendes til KFF den 25. november 2002.

KFF erklærer sig enig i Revisionsdirektoratets anbefaling omkring styringen af kommunens større anlægsprojekter men påpeger samtidig den særlige problematik, som KI's status som selvejende institution frembyder i form af begrænsninger i kommunens muligheder for konkret indflydelse på styringen af et projekt.

Revisionsdirektoratets afsluttende kommentar angriber KFF's konstatering af, at KI's årsprotokollater ikke indicerede problemer. Revisionsdirektoratet anfører her samme begrundelse, som KFF anfører som begrundelse for ikke at have efterlyst særlig information, nemlig at intet indicerede problemer. De kommunale bevillinger har i intet af årene været overskredet.

MILJØVURDERING

ØKONOMI

ANDRE KONSEKVENSER

HØRING

BILAG

1. Revisionsberetning af august 2003 om merudgifter til renovering af Øbro-hallen (IKKE VEDLAGT – er tidligere sendt direkte til udvalgsmedlemmerne)

Carsten Haurum

/Olga Brüniche-Olsen

Til top