Evaluering af Kultur- og Fritidsudvalgets arbejde
Det er nu godt et halvt år siden, at Kultur- og Fritidsudvalget tiltrådte og indledte den nye valgperiode. Der lægges op til, at udvalget gør status og evaluerer rammerne og grundlaget for udvalgets arbejde.
Som optakt til drøftelsen har udvalgets medlemmer kunnet spille emner og problemstillinger ind til sekretariatet til drøftelsen. Der er fremsendt en tilkendegivelse af, at placeringen af møder lige inden møderne i Borgerrepræsentationen om torsdagen kan være uheldig.
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
- at Kultur- og Fritidsudvalget gør status på og evaluerer det første halve år, herunder udvalgets mødevirksomhed, dagsordner til møderne og den løbende sekretariatsbetjening af udvalget.
Problemstilling
Kultur- og Fritidsudvalget har det første halve år gjort erfaringer med bl.a.: afviklingen af møder, ”tekniske gennemgangsmøder”, budgetmøder, borger/interessentmøder, dagsordner, indstillinger, temadrøftelser, politikerspørgsmål, daglige mail-orienteringer fra sekretariatet m.v.
Formålet med drøftelsen er at ”stoppe op” og drøfte og afklare, om der er behov for justeringer. Kultur- og Fritidsudvalgets drøftelser kan eventuelt tage afsæt i følgende hovedtemaer: Udvalgets mødevirksomhed, dagsordner til møderne og den løbende sekretariatsbetjening af udvalget.
Løsning
Kultur- og Fritidsudvalgets møder og andre møder
Kultur- og Fritidsudvalgets møder holdes på torsdage på Rådhuset. Ugedagen er koordineret tæt med de øvrige udvalg og derfor også svær at ændre. Kultur- og Fritidsudvalgets møder ligger enten fra kl. 15.00 til kl. 17.00, kl. 16.00 til kl. 18.00 eller fra kl. 16.00 til kl. 20.00. Møderne til kl. 17.00 ligger forud for møder i Borgerrepræsentation, som starter kl. 17.30. Der er afholdt ni ordinære møder i Kultur- og Fritidsudvalget i første halvdel af 2022 (oprindeligt planlagt som syv ordinære møder og to "buffer-møder").
Der er afholdt budgetseminar i februar måned med overnatning, og der er planlagt budgetmøde den 26. august (4½ time).
Der har i det første halve år været afholdt forskellige formøder og møder med teknisk gennemgang bl.a. op til fordelingen af festivalpuljen, møde med Advokatfirmaet Horten om rammerne for kommunal støtte samt gennemgang af de 17 tilskudssager.
Kultur- og Fritidsudvalget har gennemført borger- og interessentmøder i relation til Idrætsmilliarden (fem bydelsmøder og ét stormøde) og bygningspræmiering, hvor borgene kunne deltage og arrangementet blev streamet.
Kultur- og Fritidsudvalget har den 27. juni 2022 været på rundvisning på Roskilde Festival med fokus på samspillet mellem festivalen og byen, frivillighed, bæredygtighed og events og samtidskunst og aktivisme.
Endelig har Kultur- og Fritidsudvalget besluttet, at der i løbet af efteråret 2022 afsættes en dag til besøg rundt i byen.
Til eventuel drøftelse - Hvilke betragtninger har udvalget i forhold til:
- Møderne (længde, antal m.v.)
- Budgetmøder (antal, længde, tidspunkt)
- Øvrige møder – teknisk gennemgang, formøder m.v.
- Borger/interessentmøder inden for kultur- og fritidsområdet
- Andet
Dagsordner til Kultur- og Fritidsudvalgets møder
Til eventuel drøftelse - Hvilke betragtninger har udvalget i forhold til:
- Dagsordener og sager/indstillinger (længde, form m.v.)
- A og B-sager (bør flere sager være B-sager og efter hvilke kriterier?)
- Temadrøftelser (form, antal)
- Andet
Der stiles efter maks. 20 sager på hver dagsorden - i særlige tilfælde op til 25, og maks. to temadrøftelser. Sekretariatet stiler efter, at indstillingernes længde er på maks. tre sider. Dagsordenen bygges op, så medlemsforslag behandles først, sager, der indholdsmæssigt hænger sammen, ligger i forlængelse af hinanden og det bestræbes, at der er skitseret handlemuligheder i sagerne.
Kultur- og Fritidsudvalget har for nylig besluttet, at eventuelle forslag til sager til behandling vendes under ”meddelelser” på et kommende møde. Desuden har udvalget aftalt, at medlemmerne som udgangspunkt kan udtale sig om beslutninger, før protokollen er offentliggjort.
Den løbende sekretariatsbetjening af udvalget
Kultur- og Fritidsudvalgets medlemmer og andre medlemmer af Borgerrepræsentationen kan stille politikerspørgsmål og få svar fra forvaltningen inden for otte dage (inkl. lørdag). Forvaltningssvar sendes først til det medlem, der har stillet spørgsmålet, og efterfølgende til alle udvalgets medlemmer med den daglige informationsmail. Der har i første halvdel af 2022 været 37 politikerspørgsmål fra Kultur- og Fritidsudvalgets medlemmer.
Forvaltningen sender dagligt ca. kl. 14 en mail med forskellige informationer til udvalget fx invitationer, eventuelle driftsforstyrrelser og hvordan de håndteres, ansøgninger stilet til udvalget, notater som forvaltningen har udarbejdet om aktuelt tema eller uddybninger, som udvalget har efterspurgt m.v. Hver fredag sendes en overbliksmail over ugens informationer (uden bilag).
Direktionen og sekretariatet bestræber sig på at være tilgængelige for Kultur- og Fritidsudvalget i hverdagen via mail, telefon m.v.
Til eventuel drøftelse - Hvilke betragtninger har udvalget i forhold til:
- Forvaltningens svar og leverancer på politikerspørgsmål
- Daglig informationsmail til udvalget og fredagsopsamling
- Tilgængelighed (direktion, sekretariat)
- Andet
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Udvalgets tilkendegivelser og beslutninger effektueres efterfølgende enten i form af konkret handling eller afsøgning af nye muligheder.
Søren Tegen Pedersen
/Solvejg Schultz-Jakobsen