Revisionsberetning 2021

Revisionsbemærkning vedrørende den løbende revision

Resumé af handleplan

Revisionsbemærkning nr. 1: Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller (rettet mod alle forvaltninger)

Revisionen skriver:

Revisionen henstiller at forvaltningerne skærper ledelsestilsynet og sikrer, at der fremover er fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer.

Handleplanen består dels af identifikation af fejl via stikprøveudtagning, dels adfærdsændring af opgaveløsningen, hvor en ny organisering og opkvalificering i Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) skal understøtte dette.

KFF har pr. 1. juni 2022 samlet flertallet af de medarbejdere, der hidtil har forestået bogføring, i et centralt team: KFF Administration. En del af opfølgningen anvendes i læringsforløb for disse administrative medarbejdere, hvor præcisering af bilagshåndtering har primær fokus. Læringsforløb og opfølgning er rettet både imod teamet som helhed samt mod de enkelte medarbejdere.

Denne revisionsbemærkning har været gentaget siden 2017.

Revisionsbemærkning nr. 3: Revision af balancen (rettet mod alle forvaltninger)

Det henstilles, at de respektive forvaltninger udarbejder specifikke handleplaner, som sikrer berigtigelse af de konstaterede fejl og mangler samt får etableret processer, der fremadrettet sikrer, at områderne administreres betryggende.

En af revisors observationer nævner specifikt KFF:

Der er 12 mio.kr., der er kategoriseret som ”ikke afstemt”, der primært kan henføres til legater, som administreres i KFF.

Det er vurderet, at forholdene ikke er væsentlige i forhold til den samlede vurdering af kommunens årsregnskab.

KFF har lavet en handleplan, således at balancekonti vedr. legater kan afstemmes. Der er indgået aftale med Nordea om at aflevere regnskabsmateriale inden Kvantums årsluk. Problemstillingen forventes derfor løst fremadrettet. Den manglende afstemning af legater skyldes en procesfejl og at de efterfølgende er afstemt uden bemærkninger.

Herudover har KFF ansvar for en balancekonto med en gammel saldo på 130.000 kr. – 95600004 KMD Social Pension. KMD Socialpension-systemet er udfaset og SOF og KFF har nedsat en Task Force i februar 2022, som gennemgår sager med restsaldo og i forlængelse heraf kommer med anbefaling til løsning.

Oprydningsarbejdet forventes afsluttet i oktober 2022, og en del af opfølgningsbeløbet vedrører gældssager til afdøde borgere, hvor KFF afventer skifterettens afgørelse. Bemærkningen har været fremsat i flere år, men det har handlet om forskellige dele af balancens poster år for år.

Revisionsbemærkning nr. 5: Aftalecompliance indkøb (rettet mod alle forvaltninger)

Vi henstiller, at forvaltningerne fortsat sikrer et ledelsesmæssigt fokus på, at kommunens indkøbspolitik efterleves, således at der bl.a. købes hos den rigtige leverandør, og der kan frigøres midler, som kan anvendes til bedre service til borgerne. Dette bør bl.a. ske gennem bedre aftaledækning og fokus på højere aftalecompliance. Forvaltningernes opnåede resultat vedrørende aftalecompliance pr. marts 2022 er for de seneste 12 måneder:

• KFF 22%

Til at løfte aftalecompliance målrettes en række indsatser inddelt i tre hovedområder. Indkøbsbehov, adfærd og tekniske barrierer.

De tre indsatsområder handler grundlæggende om at KFFs aftaler skal afspejle indkøbsbehovet i forvaltningen, så et indkøb kan foretages på aftale, at der er det nødvendige ledelsesfokus på, at indkøb skal ske på aftale og at kontrakterne ligger teknisk korrekt i Kvantum, så de kan afføde aftalecompliance.

KFF har pr. 1. juni centraliseret indkøbsfunktionen. Ved hjælp af samling af kompetencer forventes det at øge muligheden for at købe ind på aftale.

Som led i handleplanen vil forbrug uden for aftale blive analyseret. Desuden vil eksisterende aftaledækning blive genbesøgt.

KFF vil afdække, hvorvidt indkøbsbehovet er dækket i aftalerne, og hvis ikke skal det søges dækket.

Konkret opfølgning på aftalecompliance skal etableres på chef- og direktionsniveau.

KFF forventer ved næste opfølgning i november at have etableret konkret opfølgning på forbruget uden for aftale, have overblik over hvor eksisterende aftaler skal afspejle indkøbsbehov bedre og igangsat en prioriteret tilgang til, hvilke aftaler der ikke dækker.

Revisionsbemærkning nr. 6: Tilskudsadministration i KFF

Forvaltningen har i forlængelse af bemærkningen i 2017 nedsat en taskforce for tilskudsforvaltning, der skal sikre, at hele forvaltningen lever op til kravene til tilskudsforvaltning i Københavns Kommune.

Ved revisionens afslutning udestår der 13 aftaler med høj kompleksitet, som endnu ikke er endelig afsluttet.

Det henstilles, at arbejdet i taskforcen afsluttes hurtigst muligt, således at kravene til tilskudsforvaltning efterleves.

KFF’s handleplan omfatter: Alle nye aftaler indgås compliant med Forretningscirkulære for ydelse af Tilskud i Københavns Kommune og gældende lovgivning.

Pr. primo august er status på de 13 aftaler, at 1 er løst, 8 ligger klar til underskrift og 4 er fortsat uløste. Det forventes, at alle aftaler kan indgås inden udgangen af 2022.

Denne revisionsbemærkning har været gentaget siden 2017.

Revisionsbemærkning nr. 7 Indtægter

Forvaltningen oplyser, at de har afsluttet arbejdet på store dele af indtægtsområdet i KFF. Der udstår tre områder:

• Beregning og implementering af markedspriser for kommercielle idrætsklubber
• Implementering af opdaterede kostpriser på baggrund af afskrivning og forrentning i stedet for intern husleje.
• Afdækning af områder med fast erhvervsudlejning.

Det henstilles, at arbejdet i forbindelse med genopretningsplanen afsluttes hurtigst muligt, således kommunens regler efterleves.

Forvaltningen har afsluttet arbejdet på store dele af indtægtsområdet i KFF. Der udestår to områder:

- Beregning og implementering af markedsvilkår for udlejning til kommercielle idrætsklubber. Beregningen vil være gennemført i 2022 og forventes implementeret til sæsonstarten medio 2023.

- Afdækning af områder med fast erhvervsudlejning. For fast erhvervsudlejning er processen i gang og afdækning forventes afsluttet i løbet af 2023.

Punkt vedrørende implementering af opdaterede kostpriser på baggrund af afskrivning og forrentning i stedet for intern husleje er håndteret og indarbejdet i kostpriserne.

Denne revisionsbemærkning har været gentaget siden 2019.