Kultur- og Fritidsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 11. august 2005

 

Fraværende

 

 

 

3.      Årsrevisionsprotokollat for 2004

(KFU 278/2005)

 

INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender svar på revisionsprotokollat nr. 20/2004 (årsprotokollat 2004), som det fremgår af sagsbeskrivelsen.

 

 

RESUME

Revisionsdirektoratet har den 7. juli 2005 fremsendt revisionsprotokollat nr. 20/2004, Årsrevisionsprotokollat til Kultur- og Fritidsudvalget vedrørende Kultur- og Fritidsforvaltningen - Revisionen af årsregnskab 2004.

Under de egentlige revisionsopgaver omtaler protokollatet i kapitel 2 i alt 8 områder, hvor der er udført revision og konklusioner heraf. En del af disse områder fremstår som kommentarer og kræver efter forvaltningens opfattelse ikke yderligere bemærkninger.

Under kapitel 3 omtales en række projektregnskaber, hvor Revisionsdirektoratet har afgivet revisorerklæring.

Endelig refereres i kapitel 4 ledelsens regnskabserklæring, der undtagelsesvis for 2004 har måttet ledsages af et forbehold for rigtigheden af de foretagne lønposteringer fra Accenture-lønsystemet.

Efter gældende regler skal svar på revisionsprotokollater afgives senest 4 uger efter modtagelsen. Forvaltningen har meddelt Revisionsdirektoratet, at svaret på nærværende protokollat først kan foreligge, når udvalget har behandlet sagen.

Svar vil blive fremsendt til Revisonsdirektoratet umiddelbart efter Kultur- og Fritidsudvalgets godkendelse.

Forslag til svar fremgår af sagsbeskrivelsen.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsdirektoratet har den 7. juli 2005 fremsendt revisionsprotokollat nr. 20/2004, Årsrevisionsprotokollat til Kultur- og Fritidsudvalget vedrørende Kultur- og Fritidsforvaltningen - Revisionen af årsregnskab 2004.

Under de egentlige revisionsopgaver omtaler protokollatet i kapitel 2 i alt 8 områder, hvor der er udført revision og konklusioner heraf. En del af disse områder fremstår som kommentarer og kræver efter forvaltningens opfattelse ikke yderligere bemærkninger. De punkter, der efter forvaltningens opfattelse kræver kommentarer og svar, fremgår af nedenstående med Revisionsdirektoratets kommentarer/spørgsmål og forslag til svar.

Under kapitel 3 omtales en række projektregnskaber, hvor Revisionsdirektoratet har afgivet revisorerklæring.

Endelig refer eres i kapitel 4 ledelsens regnskabserklæring, der undtagelsesvis for 2004 har måttet ledsages af et forbehold for rigtigheden af de foretagne lønposteringer fra Accenture-lønsystemet.

Efter gældende regler skal svar på revisionsprotokollater afgives senest 4 uger efter modtagelsen. Forvaltningen har meddelt Revisionsdirektoratet, at svaret på nærværende protokollat først kan foreligge, når udvalget har behandlet sagen.

Svar vil blive fremsendt til Revisonsdirektoratet umiddelbart efter Kultur- og Fritidsudvalgets godkendelse.

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen forslag til svar på årsprotokollatet

 

Pkt. 2.2 Løn

Protokollatet omtaler en undersøgelse, Revisionsdirektoratet har gennemført i slutningen af 2004 og starten af 2005 om registrering af lønudgifter i KØR.

Svar:

Difference mellem Revisionsdirektoratets og Kultur- og Fritidsforvaltningens opgørelse

Indledningsvist skal der gøres opmærksom på en difference mellem størrelsen af Kultur- og Fritidsforvaltningens samlede udgifter til løn, som disse fremgår af side 4, indledning til punktet, 404,2 mio. kr. og de samlede lønudgifter, der if. side 5, 4. afsnit i protokollatet er opgjort til 410,5 mio. kr.

404,2 mio. kr. er det korrekte tal. Forskellen skyldes, at bogføringen i kommunen for 2004 var afsluttet på det tidspunkt, Kultur- og Fritidsforvaltningen svarede på Revisionsdirektoratets omtalte henvendelse af 21. december 2004, og at det daværende regnskabsresultat på 410,5 mio. kr. derfor betragtedes som det endelige resultat. Imidlertid blev regnskabet for 2004 efter svartidspunktet og efter, at systemet i praksis var lukket for bogføringer fra forvaltningerne, yderligere påført bogføringer via Accentures lønsystem (ANC-systemet), der altså reducerede lønforbruget med 6,3 mio. kr.

 

Fejlposteringer og manglende posteringer i 2004

Protokollatet omtaler en manglende bogføring af udgifter på 1,6 mio. kr., der var det beløb, Økonomiforvaltningen på daværende tidspunkt havde oplyst som manglende vedrørende forskellige ferieposteringer.

Svar:

Kultur- og Fritidsforvaltningen fik, inden regnskabet blev lukket, valget mellem enten at få det pågældende beløb bogført på en opsamlingskonto i 2004 uden mulighed for specifikation af beløbet eller at vente med bogføringen til 2005, når det endelig beløb og den endelige kontofordeling var kendt.

Forvaltningen valgte den sidste løsning, hvilket fik til konsekvens, at den beløbsramme, der var til rådighed for bevillingsoverførsler fra 2004 til 2005, beregningsmæssigt blev reduceret med 1,6 mio. kr., svarende til det beløb, den samlede bogførte lønudgift skønsmæssig var for lav. Denne reduktion forventes kompenseret bevillingsmæssigt i 2005, hvor de faktiske posteringer er gennemført.

De endelige posteringer i 2005 er udgifter på 1,1 mio. kr.

 

Tilstedeværelseskontrol

Protokollatet omtaler de vanskeligheder, forvaltningen har haft med at gennemføre en effektiv tilstedeværelseskontrol via ANC-lønsystemet.

Svar:

I fortsættelse af årsprotokollatet og med baggrund i det forhold, at Københavns Kommune i foråret 2004 besluttede at ophæve kontrakten med Accenture, og i stedet indgå en foreløbig kontrakt på 1 år med Kommunedata (KMD), kan Kultur og Fritidsforvaltningen oplyse, at man har en forventning om, at nødvendige attestationslister fra og med lønnen for oktober måned 2005 vil kunne leveres fra den nye løn-udbyder, og at Kultur- og Fritidsforvaltningen i den forbindelse tilslutter sig leverancen af disse lister.

 

Bogført løn på midlertidig konto

Revisionsdirektoratet anfører, at differencer på fejlkonti e r udposteret pr. 31. december 2004 til midlertidig konto nr. 12630.0000.1289000086.

Svar: 

Beløbet er stadig placeret på den midlertidige konto, da det endnu ikke har været muligt at identificere beløbene. Beløbene stammer fra fejl, som ikke var rettet med lønopgørelsen pr. 31. december 2004, hvorfor Accenture til brug for årsopgørelsen har foretaget klonrettelser i periode 13-04. Der arbejdes på en løsning.

 

Pkt. 2.3 Anlæg

Det fremgår af protokollatet, at der ved revisionens afslutning manglede aflæggelse af regnskab for 2 anlægsprojekter, og Revisionsdirektoratet henstiller, at de 2 anlægsregnskaber afsluttes snarest muligt.

Svar:

Kultur- og Fritidsforvaltningen kan oplyse, at det drejer sig om projekterne Skaterprojekt X-hall samt Skaterhal på Enghavevej.

 

ad BR-nr. 245/03 – Skaterprojekt X-hall – vedtaget den 11. juni 2003 med ibrugtagning i juni 2004.

Projektet er gennemført med tilskud på 1 mio. kr. fra IPIP – IdrætsPolitisk IdeProgram under Lokale- og Anlægsfonden.

En af betingelserne for at modtage støtte fra IPIP er bl.a., at ansøgeren forpligter sig til at gennemføre en evaluering af projektet. Evalueringsrapporten vil blive udfærdiget i løbet af efteråret 2005. Rapporten skal vedlægges anlægsregnskabet forinden det fremsendes til attestation hos Revisionsdirektoratet, da det er en af betingelserne i bevillingsskrivelsen.

 

ad BR nr. 355/02 – Skaterhal på Enghavevej – vedtaget den 12. juni 2002 med ibrugtagning i efteråret 2003.

Projektet har været drøftet på de afholdte økonomimøder med KI, hvor der gentagne gange er blevet lovet en samlet redegørelse for projektet. Ifølge opgørelse fra KI dateret 16. marts 2005 er det samlede forbrug på projektet opgjort til 7,383 mio. kr., hvilket giver en samlet budgetmæssig overskridelse på 2,383 mio. kr. Projektet fremgår bl.a. af referat af mødet med KI den 27. marts 2005, hvor Revisionsdirektoratet deltog.

KI mangler fortsat at fremkomme med en forklaring på overskridelsen. En forklaring fra de projektansvarlige vil blive søgt indhentet snarest muligt.

 

Retablering af anneksbygning ved Nørre Allé Medborgerhus

Protokollatet omtaler anlægsbevilling 03-168, hvor en samlet bevilling på 500.000 kr. blev overskredet med 145.000 kr., der blev dækket ind over medborgerhusets løbende drift, hvilket efter Revisionsdirektoratets opfattelse ikke er i overensstemmelse med gældende regler, idet der sker en sammenblanding mellem driftsbevilling og anlægsbevilling.

Svar:

Kultur- og Fritidsforvaltningen er enig i Revisionsdirektoratets betragtninger.

I den konkrete sag blev medborgerhuset foreholdt overskridelsen, og der blev afleveret særlig forklaring i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. En del af årsagen if. forklaringen var det forhold, at estimatet i forbindelse med projektet skete i det gamle KUC-/Byens Huse-regie, og ændrede på en række afgørende punkter forudsætninger i forbindelse med KUC's kommunalisering.

 

Pkt. 2.5 Balancen

Revisionsdirektoratet anfører, at gennemgangen af de modtagne afstemninger/specifikationer giver anledning til bemærkningen, at enkelte statusspecifikationer ikke opfylder de formelle krav om angivelse af, hvornår enkeltposterne er opstået og årsagen til, at de ikke er udlignet, som det foreskrives i rammebilaget om regnskab i årets løb.

Svar:

Forvaltningen har noteret sig ovennævnte og vil fremover tilstræbe, at alle statusspecifikationer lever op til specifikationskravene.

 

Pkt. 2.6 Kasse- og beholdningseftersyn

Revisionsdirektoratet anfører:

"Vi har bemærket, at de lokale kasseinstrukser i mange tilfælde indeholder bestemmelser om, at der ikke foretages kasseoverdragelse, og at der i mange tilfælde er flere personer, der har adgang til kassebeholdningerne. Ud fra et sikkerhedsmæssigt synspunkt er dette uheldigt, da ansvar for eventuelle uregelmæssigheder måske kun vanskeligt vil kunne placeres.

Standardiseringen af kasseinstrukserne - og de af forvaltningen bebudede præciseringer heri er tilsyneladende endnu ikke tilendebragt."

 Svar:

Forvaltningen er principielt enig i det uheldige i, at der ikke i alle tilfælde foretages kasseoverdragelse, men må samtidig erkende, at det ikke i alle tilfælde kan lade sig gøre i praksis, da det nogle steder vil være til stor gene for vore kunder at foretage en kasseoverdragelse i kassens åbningstid. Det kan tilføjes, at standardiseringen af kasseinstrukserne er gennemført.

 

Pkt. 2.8 Tilskudsforvaltning

Revisionsdirektoratet påtaler et forhold, hvor forvaltningen i forbindelse med, at man rykkede efter et forsinket regnskab fra en tilskudsmodtager, ikke overholdt forretningsgangens krav om skriftlig dokumentation.

Svar:

Kultur- og Fritidsforvaltningen tager Revisionsdirektoratets bemærkning til efterretning.

 

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Kultur- og Fritidsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

ØKONOMI

Sagen har ingen selvstændig økonomisk virkning.

 

ANDRE KONSEKVENSER

Ingen

 

HØRING

Ingen

 

BILAG

1.       Revisionsprotokollat nr. 20/2004 (Årsrevisionsprotokollat 2004)

 

 

Carsten Haurum

/ Olga Brüniche-Olsen