Udbud af Amager Bio og Beta

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, 

1. at Kultur- og Fritidsudvalget drøfter og beslutter udbudsstrategi for Amager Bio og BETA.

Problemstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen har i samarbejde med Københavns Ejendomme og Indkøb set nærmere på, hvordan udbuddet af de to spillesteder kan tilrettelægges i overensstemmelse med Kultur- og Fritidsudvalgets tilkendegivelser på mødet den 30. marts 2023.

Løsning

På baggrund af Kultur- og Fritidsudvalgets (KFU) tilkendegivelser den 30. marts 2023 har Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) i samarbejde med Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID) undersøgt mulighederne ved et udbud inden for følgende forhold, som gennemgås enkeltvis nedenfor:

• Musikprofil og mulighederne for politisk inddragelse i udbudsprocessen
• Muligheden for separate udbud af henholdsvis Amager Bio og BETA
• Mulighederne for inddragelse af Musikudvalget
• Muligheden for lokal inddragelse
• Social forpligtelse og inddragelse af frivillige

Herudover er KEID ved at klarlægge behovet for og omfanget af fysisk lovliggørelse af dele af bygningsmassen, inden bortforpagtning kan finde sted.

Musikprofil og mulighederne for politisk inddragelse i udbudsprocessen

Når et spillested bortforpagtes, skal tilbudsgiverne konkurrere på objektive kriterier, hvor bedømmelsen og vægtningen beskrives i udbudsmaterialet.

KEID har i et notat beskrevet to modeller, der kan imødekomme KFU's ønske om indflydelse på den fremtidige musikprofil, jf. bilag 1:

Model 1: Fast pris og konkurrence på musikprofil

I lyset af udvalgets ønske om indflydelse på musikprofilen anvendes denne ikke som tildelingskriterium. Tilbudsgiverne vil i stedet blive bedt om at beskrive den foreslåede musikprofil, og det vil blive klart beskrevet, at udvalget ønsker inspiration til den fremtidige anvendelse af spillestederne, samt at udvalget vil vælge forpagter ud fra en politisk overvejelse om ønsker til den fremtidige anvendelse af spillestederne. Herefter vil det være f.eks. antallet af arrangementer og tilbudsgivers økonomiske og organisatoriske forhold, der konkurreres på.

Den indbyrdes vægtning af konkurrenceparametrene vil blive fastlagt på et senere tidspunkt, hvis denne model vælges.

Det bemærkes, at hvis flere tilbudsgivere tilbyder den samme musikprofil, vil forvaltningen ud fra lighedsgrundsætningen foretage en udvælgelse og tildeling blandt disse tilbud på baggrund af en vægtning af de øvrige kriterier i udbuddet.

Model 2: Idékonkurrence og efterfølgende udbud

Der gennemføres en åben idékonkurrence, hvor der bredt efterspørges idéer og koncepter for den fremtidige anvendelse af spillestederne. De indkomne forslag vil blive bearbejdet af KFF, som vil sammenskrive og gruppere disse og ud fra en kultur- og musikfaglig vurdering forelægge en indstilling om fremtidig anvendelse for udvalget. I udvælgelsen af musikalsk profil, kan der indhentes sagkyndig bistand fra f.eks. Musikudvalget, i forhold til hvilke musikprofiler der giver faglig mening i forhold til det samlede københavnske musikudbud. Når profilen er fastlagt konkurreres der, som beskrevet i indstillingen af 30. marts 2023. Denne proces sikrer fuld inddragelse af udvalget i valg af den fremtidige musikprofil.

Separate udbud af Amager Bio og BETA

Udbudsretligt er der intet til hinder for, at Amager Bio og BETA kan bortforpagtes hver for sig. Der er imidlertid en række forhold, man i givet fald skal være opmærksom på:

• En tilbudsgiver kan ikke afgive et samlet bud på begge spillesteder
• Forøgelse af kompleksiteten i udbudsprocessen med risiko for færre bud
• Den fysiske opdeling af bl.a. kontorfaciliteter er vanskelig
• Risiko for ingen eller kun få bud på BETA

Ovenstående er beskrevet yderligere i notat herom, jf. bilag 2.

Inddragelse af Musikudvalget

Musikudvalget kan blive inddraget i forhold til valget af musikprofil, jf. ovenfor.

Lokal inddragelse

Som led i udbudsprocessen vil KFF i samarbejde med Amager Øst Lokaludvalg og Brugerbestyrelsen for Amager Bio afholde et dialogmøde med fokus på bl.a. fremtidig lokal inddragelse og sociale forpligtelser.

Social forpligtelse og inddragelse af frivillige

Der er på andre større københavnske spillesteder praksis for løbende at have 4-årige uddannelsesforløb inden for lyd, lys og ejendomsdrift (afhængig af de økonomiske muligheder herfor). Der ses også kortere praktikforhold inden for f.eks. kommunikation.

Det er muligt at stille tilsvarende krav til en kommende forpagter.

Lovliggørelse

KEID har i samarbejde med KFF foretaget en indledende screening af lovligheden af de lejemål, der vil blive omfattet af forpagtningen.

Der er konstateret en række forhold herunder bl.a., at der i BETA i flere rum er konstateret en væsentligt ændret anvendelse i forhold til det godkendte. Forholdene bør lovliggøres ved byggetilladelse med henblik på ændret anvendelse, hvilket kræver rådgiverbistand og byggetekniske tiltag. Herudover fremstår mange branddøre overmalede. Det vil kræve en certificeret brandrådgiver at vurdere, om der kan dispenseres, eller om dørene skal udskiftes. For Amager Bio og Zebu kan bl.a. bemærkes, at en opdeling af lejemålet med flere lejere kan være problematisk og udfordrende med hensyn til flugtvejsplaner og forsyning af installationer.

Der er på nuværende tidspunkt ikke foretaget en nærmere vurdering af de økonomiske konsekvenser og tidsaspekterne ved udbedring af de konstaterede forhold. Men det vurderes på det foreliggende grundlag, at flere af de konstaterede forhold er af en sådan karakter, at det vil kunne påvirke tidspunktet for igangsætning af udbuddet.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder videre med udbuddet i overensstemmelse med Kultur- og Fritidsudvalgets bemærkninger.

Der er planlagt et større renoveringsarbejde af facade og tag på Amager Bio, hvilket kan have betydning for tidsplanen.