Beslutning om Københavns Kommunes værtskab af europamesterskaberne i herrefodbold, EURO 2020 i 2021 under hensyntagen til Tour de France Grand Départ.

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at UEFA’s "Letter of Undertaking", jf. bilag 1 (FORTROLIG), om værtskab for det udskudte EURO 2020 godkendes, og Københavns Kommunes værtskab af EURO 2020 i 2021 herved godkendes.

2. at tillæg 1 til tilskudsaftalen mellem Københavns Kommune og DBU, jf. bilag 2 (FORTROLIG), om forlængelse af tilskudsaftale til sommeren 2021 og dertilhørende vilkår godkendes.

Økonomiudvalget indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

3. at aftale mellem Københavns Kommune og Interessentskabet Grand Départ Copenhagen Denmark 2021 om afvikling af Grand Départ og EURO 2020 i sommeren 2021 godkendes, jf. bilag 3 (FORTROLIG).

Problemstilling

Europamesterskaberne i herrefodbold EURO 2020 er grundet Covid-19 blevet udskudt til afvikling den 11. juni – 11. juli 2021. UEFA har derfor bedt alle 12 værtsbyer om at bekræfte, om de fortsat ønsker at være værtsby. For Københavns Kommune betyder udskydelsen, at EURO 2020 afholdes i samme periode, hvor Københavns Kommune er vært for Tour de France og dermed har en række forpligtelser overfor Amaury Sport Organisation (A.S.O.), der ejer rettighederne til Tour de France. Fristen for at afgive svar til UEFA var den 8. maj 2020. Derfor har Overborgmesteren tiltrådt et ”Letter of Undertaking” overfor UEFA, hvor Københavns Kommunes værtskab bekræftes med forbehold for efterfølgende godkendelse i Borgerrepræsentationen. Der er i Letter of Undertaking indsat en række betingelser for afholdelsen af EURO 2020.

Ved begge værtskaber har Københavns Kommune en række kontraktlige krav, både ift. sponsorer, eksklusivrettigheder, kommercielle områder, praktisk anvendelse af byen mv. I praksis ville kommunen, hvis Københavns Kommune blot accepterede at flytte UEFA’s oprindelig aftale ift. EURO 2020, ikke kunne opfylde sine forpligtelser over for UEFA og A.S.O. Derved ville Københavns kommune risikere at blive mødt med krav fra begge organisationer som følge af kommunens misligholdelse af en eller begge aftaler.

Derfor har Teknik- og Miljøforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen og Økonomiforvaltningen i fællesskab gennemgået de respektive aftalegrundlag og med det afsæt udarbejdet et juridisk set-up for indgåelse af kontrakt med UEFA, som sikrer Københavns Kommunes mulighed for at indfri eksisterende og kommende planer for værtskabet af Tour De France Grand Départ. I processen er der bl.a. blevet forhandlet med UEFA og DBU samt A.S.O og Interessentselskabet Grand Départ Copenhagen Denmark 2021 om mulige kompromisser og samarbejde, som skal sikre, at Københavns Kommune kan levere to megaevents i verdensklasseniveau, til gavn for både byens borgere, turisme- og oplevelsesøkonomien og branding af byen.

Løsning

Teknik- og Miljøforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen samt Økonomiforvaltningen har i fællesskab arbejdet for at finde en løsning.

For at sikre, at der i København kan holde både EURO2020 og Grand Départ i 2021 er der etableret et samlet aftalekompleks med de involverede parter (UEFA, DBU, A.S.O. og Interessentskabet), der sikrer, at kommunen kan blive værtsby for EURO 2020 i 2021, og at UEFA og A.S.O. kan udøve deres rettigheder med visse nærmere definerede afgrænsninger. Aftalerne beskrives nærmere nedenfor.

Derudover foreslås en fremtidig koordinerende styregruppe, som skal sikre byens værtskab og sameksistens mellem de to events.

UEFA’s Letter of Undertaking

UEFA fremsendte 8. april 2020 et "Letter of Undertaking", som Københavns Kommune skulle tiltræde, hvis kommunen ønskede at afholde EURO 2020 i 2021.

Indholdet af dette Letter of Undertaking ville indebære, at aftalen om EURO2020 blev flyttet uden ændringer til 2021. Da det ikke ville være muligt for kommunen at honorere sine forpligtelser over for UEFA og A.S.O. med en sådan aftale, har der i perioden herefter været ført indgående forhandlinger med de involverede (UEFA, DBU, A.S.O. og Interessentskabet). Forhandlingerne har omhandlet, hvordan de to events kan afvikles, så parternes behov og interesser imødekommes bedst muligt samlet set.

Undervejs i forhandlingerne blev UEFA’s oprindelige frist for at tiltræde Letter of Undertaking udsat til 8. maj 2020. Forhandlingerne har været ført af Kultur- og Fritidsforvaltningen og Økonomiforvaltningen, bistået af Teknik- og Miljøforvaltningen samt advokatfirmaet Horten.

Efter opnåelse af enighed mellem parterne har kommunen og DBU 8. maj 2020 tiltrådt et revideret Letter of Undertaking over for UEFA (bilag 1) med forbehold for efterfølgende godkendelse i Borgerrepræsentationen.

Med det reviderede Letter of Undertaking giver kommunen for det første tilsagn om, at kommunen vil være værtsby for det udskudte EURO2020 i 2021. Der er herudover indsat bestemmelser, der indebærer, at UEFA’s oprindelige aftale med kommunen og DBU justeres, så EURO 2020 overordnet kan afvikles i sameksistens med A.S.O.'s rettigheder i forbindelse med Grand Départ.  En række forhold af mere konkret karakter er præciseret i og bekræftet af DBU i tillægget til Tilskudsaftalen (jf. bilag 2).

I forbindelse med Letter of Undertaking er der taget forbehold for Borgerrepræsentationens godkendelse.

Forholdet til A.S.O. og Interessentskabet

Det har været nødvendigt at sikre, at A.S.O. er indforstået med, at EURO 2020 afvikles stort set samtidigt med Grand Départ, og at A.S.O. herved accepterer, at mulighederne for at benytte byrummet mv. vil være underlagt visse begrænsninger.

A.S.O. har derfor været inddraget i processen og har accepteret, at Grand Départ afvikles inden for de rammer, der følger af de muligheder, som de tilpasninger og bekræftelser, som UEFA og DBU har accepteret, giver. Nævnte tilpasninger og bekræftelser er samlet i et såkaldt Framework Paper, hvis indhold A.S.O. har bekræftet ikke vil være uforeneligt med kravene til afviklingen af Grand Départ (jf. bilag 4).

Den aftale, der blev indgået i februar 2019 om at afvikle en dansk tour-start, blev formelt indgået mellem A.S.O. og Interessentskabet, der ejes af Københavns Kommune, de øvrige fire start- og målbyer samt Erhvervsministeriet. Interessentskabets bestyrelse har godkendt, at Interessentskabet har tiltrådt aftalen.

Ovenstående tilsagn fra A.S.O. er derfor afgivet til Interessentskabet.

Københavns Kommune har derfor indgået en aftale med Interessentskabet (bilag 3). Med denne aftale indestår Københavns Kommune for, at det, der er aftalt mellem A.S.O. og Interessentskabet om samspillet mellem UEFA’s rettigheder og A.S.O.'s rettigheder, vil blive overholdt af UEFA, DBU og kommunen. Aftalen indebærer, at kommunen i enhver henseende skal holde Interessentskabet skadesløs, hvis A.S.O. måtte rejse krav mod Interessentskabet med påstand om, at A.S.O.-rettighederne er blevet tilsidesat som følge af afviklingen af EURO 2020.

I forhold til UEFA har kommunen sikret dette gennem Letter of Undertaking (ovenfor), og i forhold til DBU har kommunen sikret sig gennem et tillæg til den tilskudsaftale, som kommunen tidligere har indgået med DBU.

Hvis Borgerrepræsentation godkender Letter of Undertaking, vil København dermed have værtskabet for både EURO 2020 og Grand Départ i juni-juli 2021.

Hvis Borgerrepræsentation ikke godkender Letter of Undertaking, vil kommunens tilsagn bortfalde. Aftalen med A.S.O. om afvikling af Grand Départ vil derimod fortsat være gældende. 

Vurdering af Københavns Kommunes retsstilling

Horten har bistået kommunen i forbindelse med udarbejdelsen af de aftaler, der danner det samlede aftalegrundlag for Borgerrepræsentationens beslutning. Det er Hortens vurdering, at Københavns Kommune inden for de givne rammer har sikret sig hensigtsmæssigt og forsvarligt med det foreliggende aftalegrundlag, herunder ved at A.S.O. har bekræftet, at Grand Départ-forpligtelserne kan opfyldes, så længe EURO 2020 afvikles inden for rammerne af det, der er aftalt med UEFA og DBU. Der er i aftalerne søgt at tage bedst muligt højde for ændringer af kampprogrammet, der måtte opstå som følge af ekstraordinære omstændigheder samt DBU's forpligtelser overfor samarbejdspartnere ifølge eksisterende tredjepartsaftaler. 

Horten bemærker, at det vil være afgørende for at skærme kommunen bedst muligt mod krav, at kommunen (såvel internt mellem forvaltningerne som i forhold til eksterne aktører, herunder ikke mindst DBU) har en tæt og systematisk opfølgning og koordinering frem mod de to events, og at dette sker i nøje overensstemmelse med aftalerne og forudsætningerne heri.

Sammenhæng mellem EURO 2020 og Tour de France

I forhandlingerne har der været tæt dialog med A.S.O. samt UEFA og DBU for at sikre en fælles forståelse af bl.a. fanpark og fanzoner, kampdage, sponsor-rettigheder mv. Derfor har det juridiske set-up i praksis fokuseret på at indkredse EURO 2020 – både geografisk og tidsmæssigt, for herved at sikre at både EURO 2020 og Grand Départ kan afholdes i København. Rent praktisk er der derfor taget højde for:

• Fiksering af kampdatoer, for at sikre at der ikke spilles fodboldkampe i København i Tour-ugen, fra 30. juni – 4. juli.
• Afgrænsning af EURO 2020 Fan Village åbningstider på Ofelia Plads i Tour-ugen samt sponsor-aktiviteter.
• Kolliderende aktiviteter på Rådhuspladsen i perioden 7. -22. juni, hvor der sikres sameksistens.
• Både UEFA og A.S.O. har bekræftet, at de accepterer synlighed af konkurrerende sponsorer i de perioder, hvor der er overlap mellem EURO 2020 og Grand Départ.

København er delt op i tidsperioder, som sikrer at Københavns Kommune lever op til sine forpligtelser til bl.a. 100 dages programmer og host city dressing over for både UEFA og A.S:O.. Det betyder også, at både DBU og UEFA samt A.S.O. har indvilget i nye betingelser for Københavns værtskab ved begge events, særligt ift. host city dressing m.v.

Københavns Kommunes aktiveringsindsats ved EURO 2020 og Tour de France

Københavns Kommune har planlagt egne aktiveringsindsatser ved både EURO 2020 og Tour de France. Afholdelsen af både EURO 2020 og Tour de France giver københavnerne mulighed for dels, at komme tæt på to af verdens største sportsbegivenheder, dels at blive en del af eventene via inddragende og engagerende værtskab fra byens side.

Hvis begge events afholdes i København i 2021, skal indsatserne tilpasses og koordineres, så byens kulturhuse, biblioteker, institutioner og sportsklubber sammen fejrer sport-sommeren 2021. Dertil kommer, at lokale virksomheder, organisationer mv. har udvist interesse i at deltage i folkefesten, og der udestår således en stor opgave med at sikre, at kommunikationen og aktivitetstilbud målrettet københavnerne bliver koordineret og relevante, herunder også ift. fx borgerinformation og borgerdialog. Dermed skal det sikres, at borgerne ikke bliver ’mættet’ af tilbud, eller at de to events konkurrerer med hinanden. I stedet er det tanken, at aktiveringsindsatsen ved de to events med fordel kan tænkes sammen for at sikre et stærkt og flot program over hele sommeren 2021.

Fremtidig koordinerende styregruppe af begge events

For at sikre koordinering mellem afholdelsen af EURO 2020 og Tour de France Grand Départ nedsættes en samlet direktørstyregruppe med deltagelse af Kultur- og Fritidsforvaltningen, Teknik- og Miljøforvaltningen og Økonomiforvaltningen (formand). Styregruppen betjenes af Økonomiforvaltningen, som vil udarbejde et kommissorium som fastlægger styregruppens arbejdsopgaver og sikrer sameksistens mellem de to events. Projektledelsen af EURO 2020 vil fortsat være i Kultur- og Fritidsforvaltningen, mens projektledelsen af Tour de France forbliver forankret i Økonomiforvaltningen. Styregruppen tilknyttes en følgegruppe bestående af Københavns Kommune, Interessentskabet og DBU.

Her vil beslutningen om eventuelle supplerende ønsker fra UEFA til yderligere aktiviteter i byen også være forankret.  Styregruppen får således til opgave at koordinere den fortsatte planlægning og afvikling af begge events. Dels med det formål at sikre en smidig og sammenhængende oplevelse for byens borgere og gæster, dels for at sikre, at beslutninger truffet vedrørende det ene event ikke negativt påvirker det andet, dels for at forestå fortløbende dialog med UEFA og DBU samt ASO, der hvor klausulen til UEFA’s kontrakt ikke allerede har præciseret aftalen i detaljer.

Økonomi

Den grundlæggende økonomi for både EURO 2020 i 2021 og Tour de France Grand Départ er i udgangspunktet uændret for Københavns Kommune. Ift. udskydelsen af EURO 2020 til 2021 vil dog have en mindre økonomisk betydning for enkelte af de opgaver, som Københavns Kommune er ansvarlige for i relation til EURO 2020.

Der forventes øgede merudgifter som følge af udskydelsen af EURO 2020 til 2021. På Teknik og Miljøforvaltnings område kan der være øgede udgifter til toiletforhold (anslået 514.000 kr.) som følge af evt. omkostninger ved at udskyde levering af toiletter fra 2020 til 2021, mens der på Kultur- og Fritidsforvaltningens område kan være udgifter til at opretholde Tingbjerg Idrætspark til UEFA-standard (anslået maksimalt 335.000 kr., afhængigt af UEFA og DBU’s tilskud hertil) frem til slutrunden i 2021. Tingbjerg idrætspark er officiel træningsfacilitet under EM 2021. Når der er nærmere klarhed over alle udgifter, vil Økonomiudvalget blive forelagt en sag med henblik på, at midlerne udmøntes via kommunes megaeventpulje.

Desuden vil et evt. behov for styrkelse af projektledelse i Teknik- og Miljøforvaltningen samt Kultur- og Fritidsforvaltningen blive afklaret inden ovennævnte udmøntningssag til Økonomiudvalget vil blive behandlet.

Endeligt vurderer Økonomiforvaltningen, at budgettet for planlægningen og afholdelsen af Tour de France ikke påvirkes af, at EURO 2020 afholdes i København i 2021.

Videre proces

Den koordinerende styregruppe orienterer DBU og UEFA efter Borgerrepræsentationens beslutning. Kultur- og Fritidsudvalget orienteres, som hidtil, løbende om planlægningen af EURO 2021.