Ansøgning om driftsstøtte fra Foreningen Børnenes Dyremark

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender at leje det areal, som KEID tilbyder til brug for Foreningen Børnenes Dyremarks lovlige kommunale aktiviteter på en kommunal standardlejekontrakt fra 1. juli 2021.
2. at Kultur- og Fritidsudvalget henviser en engangsudgift på 550 t.kr. til etablering af sandfolde i 2022 til forhandlingerne om Budget 2022.
3. at Kultur- og Fritidsudvalget henviser driftsudgifter på estimeret 277 t.kr kr. årligt, begyndende fra 2022, til vedligeholdelse af de arealer, Foreningen Børnenes Dyremark anvender, til forhandlingerne om Budget 2022. 

Problemstilling

Kultur- og Fritidsudvalget behandlede den 6. februar 2020 en ansøgning fra Foreningen Børnenes Dyremark om driftsstøtte til øgede udgifter som følge af en varslet huslejestigning fra KEID. Kultur- og Fritidsudvalget anmodede Kultur- og Fritidsforvaltningen om at tage kontakt til KEID med henblik på mulighederne for en kommunal standardlejekontrakt.

På baggrund af drøftelser mellem Teknik- og Miljøforvaltningen, KEID og Kultur- og Fritidsforvaltningen, tilbyder KEID nu en standardlejekontrakt til Kultur- og Fritidsforvaltningen til brug for Foreningen Børnenes Dyremarks lovlige kommunale aktiviteter.

KEID har meddelt forvaltningen, at Foreningen Børnenes Dyremarks areal kan udvides med det område, som Børnenes Dyremark fortsat ønsker at anvende. Tilbuddet om udvidelse af lejekontrakten er afhængig af, at Kultur- og Fritidsudvalget afholder en engangsudgift på 550 t.kr til etablering af sandfolde i 2022, samt at Kultur- og Fritidsudvalget afholder løbende årlige driftsudgifter på 275 t.kr. fra 2022, til vedligeholdelse af arealerne (bilag 1).

Der skal etableres skybrudssikring i området, og en del af Foreningen Børnenes Dyremarks areal skal anvendes til byggeplads i forbindelse med etableringen i perioden august 2021 til marts 2022.

Løsning

I Sydhavnen ved Karens Minde Kulturhus findes Foreningen Børnenes Dyremark og Karens Minde Lauget, der består af hestestalde og arealer til hestefolde og aktiviteter.

KEID ejer og udlejer bygninger og et areal til Foreningen Børnenes Dyremark på erhvervslejekontrakt.

Jf. lejeaftale dateret december 2002 udgør det samlede areal for bygninger 156 m² for tre hestestalde samt et areal på ca. 12.860 m² til brug for Foreningen Børnenes Dyremark. Den årlige leje har tidligere været fastsat til 1.200 kroner.

KEID er forpligtet til at udleje kommunens ejendomme til markedsleje. Dette markedslejeprincip gælder også i forhold til udlejning til foreninger, som er tilskudsberettigede.

Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget ikke kan godkende en kommunalisering af arealet, vil Foreningen Børnenes Dyremark blive varslet en ny erhvervslejekontrakt fra KEID med en regulering af lejen til markedslejen, vurderet til ca. 2,1 mio. kr. årligt. Herunder skal Foreningen Børnenes Dyremark betale forbrugsudgifter samt udgiften til sandfolde og løbende driftsudgifter til areal (bilag 1 og 3).

Foreningen Børnenes Dyremarks har den 26. maj 2021 overfor forvaltningen tilkendegivet, at foreningen ønsker at tage imod tilbuddet fra KEID (bilag 4), hvis Kultur- og Fritidsforvaltningen kan tilbyde det i en brugsaftale.

En eventuel brugsaftale vil blive indgået ud fra gældende standard, samt med de betingelser der fremgår om løbende vedligehold og drift af arealet såsom krav til renhold i forhold til håndtering af foder, møg og mødding. Der vil endvidere blive indskrevet krav om overholdelse af hestelovens antal dyreenheder og dyrelægekontrol.

Forhandlinger vedrørende anvendelse af areal og skybrudssikring

Kultur- og Fritidsforvaltningen har siden den 6. februar 2020 afholdt en række møder med Foreningen Børnenes Dyremark med henblik på at afklare og løse en række udfordringer, der har været mellem KEID og Foreningen Børnenes Dyremark. Endvidere har forvaltningen afklaret Foreningen Børnenes Dyremarks ønsker til areal og vilkår for et samarbejde med Kultur- og Fritidsforvaltningen om en vederlagsfri brugsret til foreningens lovlige kommunale aktiviteter. Sideløbende har forvaltningen været i dialog med KEID om Foreningen Børnenes Dyremarks ønsker til areal, og de anker som Foreningen Børnenes Dyremark har haft i forbindelse med forhandlingerne og løsningerne af udfordringerne parterne imellem.

KEID har med Teknik- og Miljøforvaltningen drøftet mulighederne for at inkludere hestefoldene i det kommende skybrudsprojekt for Karens Minde aksen, der påbegyndes i august 2021. Projektet indebærer, at Foreningen Børnes Dyremark ikke kan anvende de ønskede folde i anlægsperioden på ca. 6 måneder. Foreningen Børnenes Dyremark har meddelt forvaltningen, at foreningen er indforstået med ikke at kunne anvende hestefoldene under denne byggeperiode (bilag 4).

KEIDs tilbud om en kommunalisering af arealet til brug for Foreningen Børnenes Dyremarks lovlige kommunale aktiviteter

KEID har efter forhandlingerne nu afgivet følgende tilbud til Foreningen Børnenes Dyremark:

1. Areal: KEID tilbyder udlejning af et areal, der er ca. 2.600 m² større end det areal, som indgår i den nuværende erhvervslejeaftale med Børnenes Dyremark. KEID har endvidere foretaget ny-opmåling af bygningerne. Det samlede bygningsareal er 306 m². Hertil kommer et udendørsareal på 13.900 m² (bilag 1 og 2).

    

2. Skybrudsprojekt: Teknik- og Miljøudvalget besluttede på sit møde den 16. december 2019 at igangsætte et skybrudsprojekt i Karens Minde aksen med opstart i 2020. Anlægsperioden forventes at vare fra august 2021 til februar 2022. Efter endt projekt, vil skybrudsprojektet genetablere hestefoldene.

    

3. Leje: Foreningen Børnenes Dyremark skal afholde forbrugsudgifter (bilag 3).

Foreningen Børnenes Dyremark har den 26. maj 2021 overfor Kultur- og Fritidsforvaltningen tilkendegivet, at foreningen ønsker at acceptere forslag til arealafgrænsning fra KEID (bilag 4).

KFF standardlejekontrakt med KEID

KEID har oplyst, at der vil være følgende udgifter:

Lejen

KEID har oplyst, at markedslejen vurderes at være 2,1 mio. kr. årligt eksklusiv forbrug. Ved en kommunalisering har KEID oplyst, at Kultur- og Fritidsforvaltningen kan leje bygninger og dertilhørende areal for en samlet pris på 1,3 mio. kr. årligt på en kommunal standardlejekontrakt. Foreningen Børnenes Dyremark skal afholde forbrugsudgifter (bilag 3).

Udgifter ved etablering

KEID har oplyst, at der vil være en engangsudgift på 550 t.kr i form af etablering af sandfolde efter skybrudsprojektets færdiggørelse i 2022 (bilag 1).

Løbende drift

KEID har endvidere oplyst, at der vil være løbende driftsudgifter på 275 t.kr kr. til udskiftning af de øverste jordlag årligt samt vedligehold af drænsystemet (bilag 1). Udgiften til løbende vedligehold af areal forventes at begynde i 2022. Denne udgift har ikke tidligere været afholdt, men er nødvendig af hensyn til en sikring af, at arealet fortsat kan anvendes til dyrehold uden at jord og dræn ødelægges.

KEID afholder en engangsudgift på 300 t.kr. i forbindelse med hestefoldens inkludering i Teknik- og Miljøforvaltningens skybrudsprojekt (bilag 1).

Tabel 1. Oversigt over udgifter (mio. kr. 2021 p/l)

* der vil blive givet budgetkompensation for 1,3 mio. kr. minus 1.200 kr., hvor der kun oplyses den reelle udgift under i alt.

Tilbuddet om en udvidelse af areal til brug for Foreningen Børnenes Dyremarks lovlige kommunale aktiviteter gives fra KEID under forudsætning af, at Kultur- og Fritidsudvalget afholder engangsudgiften til etablering af sandfolde og de løbende driftsudgifter til vedligehold af arealet.

På ovenstående forudsætninger udsteder KEID en standardlejeaftale til Kultur- og Fritidsforvaltningen fra 1. juli 2021 til brug for Foreningen Børnenes Dyremarks lovlige kommunale aktiviteter.

Økonomi

KEID bekræfter, at der vil blive udløst budgetkompensation for differencen mellem den tidligere leje på 1.200 kr. årligt og den fremtidige standardleje på 1,3 mio. kr. årligt. Kultur- og Fritidsudvalget skal således kun afsætte 1.200 kr. årligt til betaling af lejen. 

I 2021 forventes ingen udgift til basisleje på grund af skybrudsprojekt.

Indstillingen medfører endvidere, at Kultur- og Fritidsudvalget skal afholde en engangsudgift på 550 t.kr. i 2022 til etablering af sandfolde. Endvidere skal Kultur- og Fritidsudvalget afholde løbende driftsudgifter på 275 t.kr. til vedligehold af de arealer der anvendes til hestehold, i form af løbende udskiftning af de øverste jordlag samt ekstraordinært vedligehold af dræn og drænrander på arealerne til fortsat brug for Foreningen Børnenes Dyremarks lovlige kommunale aktiviteter.

Forvaltningen foreslår, at udvalget henviser finansieringen af løbende drift for årligt 277.000 kr. + engangsudgift på 550.000 kr. til forhandlingerne om Budget 2022. Såfremt udgifter til årligt løbende drift samt engangsudgifter ikke kan finansieres med Budget 2022, skal disse finansieres af Kultur- og Fritidsudvalgets disponible midler eller afholdes af Foreningen Børnenes Dyremark.

Videre proces

Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget godkender indstillingen, vil forvaltningen indgå standardlejeaftale med KEID for arealet og bygninger og udstede brugsaftale til Børnenes Dyremark for arealet og bygninger ved Karens Minde til brug for foreningens lovlige kommunale aktiviteter pr. 1. juli 2021 samt udarbejde budgetnotat til forhandlingerne om Budget 2022.

Mette Touborg

                                                               /Merete Evers Dewilde