Masterplan for lokalisering af centralforvaltningen
Masterplan for lokalisering af centralforvaltningen
Kultur- og Fritidsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde torsdag den 9. november 2006
Fraværende
Heinrich
Metz var indtrådt som midlertidigt medlem af Kultur- og Fritidsudvalget under
Frank Hedegaards fravær.
Sager til beslutning
13. Masterplan for lokalisering af centralforvaltningen
(KFU 490/2006)
INDSTILLING
Samtlige forvaltninger
indstiller,
at de stående udvalg og Økonomiudvalget overfor
Borgerrepræsentationen anbefaler, at godkende
at
der gives en anlægsbevilling på 139,09 mio. kr. til gennemførelse af
ombygningen af Hans Nansens Gård, således at ejendommen kan rumme størstedelen
af Kultur- og Fritidsforvaltningens og Børne- og Ungdomsforvaltningens centrale
administrationer. Bevillingen gives til Kultur- og Fritidsudvalget, Københavns
Ejendomme konto 6.50.3
at der gives en anlægsbevilling på 72,29
mio. kr. til gennemførelse af første del af ombygningen af Njalsgården,
således at ejendommen kan rumme dele af Teknik- og Miljøforvaltningens centrale
administration. Bevillingen gives til Kultur- og Fritidsudvalget, Københavns
Ejendomme konto 6.50.3
at der gives en anlægsbevilling på 2,24 mio. kr.
til gennemførelse af ombygningen af Bernstorffsgade, således at ejendommen kan
anvendes til Socialforvaltningens og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens
centrale administrationer. Bevillingen gives til Kultu
r- og Fritidsudvalget,
Københavns Ejendomme konto 6.50.3
at de samlede anlægsudgifter på i alt 213,6 mio.
kr. finansieres ved indtægterne fra salg af ejendommene Rådhuspladsen 77 samt
Islands Brygge 35-37, i alt 272 mio. kr. På grund af tidsforskydningen mellem
udgifterne og indtægterne mellemfinansieres anlægsudgifterne ved kassetræk.
Salgsprovenuet indtægtsføres på Økonomiudvalgets konto for salg af ejendomme,
0.05.3.
at der af
salgsprovenuet fra salg af ejendommene afsættes 25 mio.
kr. til ekstraordinær vedligeholdelse
af kommunens ejendomme.
Midlerne afsættes som en anlægspulje
under Kultur- og
Fritidsudvalget, Københavns Ejendomme
konto 6.50.3
at forvaltningerne i
overensstemmelse med forudsætningerne i Masterplanen (BR 387/06) afholder
flytteomkostninger inden for eget budget med mulighed for interne lån.
RESUME
Samtlige forvaltninger indstiller anlægsbevillinger til gennemførelse af Masterplanen, lokaleplan for centraladministrationen. Med Masterplanen samles fagforvaltningernes centraladministrationer i domiciler, tæt ved Rådhuset.
Kultur- og
Fritidsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningens centraladministration samles
i Hans Nansens Gård.
Dele af Teknik og
Miljøforvaltningens administrative enheder samles i Njalsgården.
Socialforvaltningen og
Beskæftigelses- og integrationsforvaltningen samler deres centraladministration
i Bernstorffsgade.
De samlede anlægsudgifter
finansieres af salg af ejendomme Rådhuspladsen 77 samt Islands Brygge 35-37,
hvoraf 25 mio. kr. afsættes særskilt til vedligeholdelse af kommunens
ejendomme.
SAGSBESKRIVELSE
Borgerrepræsentationen
tiltrådte på BR 387/06 den 14. juni 2006 indstillingen om rammerne for samling
af kommunens centrale administrationer i domiciler, Masterplanen, med
beslutning om, at anlægsbevillinger til ombygningen indstilles efterfølgende.
Kultur- og
Fritidsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen
Hans
Nansens Gård anvendes som samlet kontordomicil for Kultur- og Fritidsforvaltningens
og Børne- og Ungdomsforvaltningens centraladministration.
Ejendommen
indrettes til et moderne kontorhus med varierende miljøer.
Etagerne
fra 1. til 6. sal, indrettes til arbejdspladser og fordeles forholdsmæssigt
efter antallet af medarbejdere. Stueetagen anvendes til kantineformål,
mødefaciliteter og andre fælles formål.
Det
skal bemærkes, at bibliotekernes produktionsenhed ikke blev placeret i Hans Nansens
Gård i Masterplanen. Set i lyset af beslutningen om etablering af center for Koncernservice,
arbejdes der alligevel på at undersøge, om biblioteksenheden kan være i Hans
Nansens Gård. Hvis de ikke kan/skal være i Hans Nansens Gård skal produktionsenheden
placeres et andet sted. Københavns Ejendomme vurderer ikke umiddelbart, at der
er ledige kommunale ejendomme til formålet, hvorfor det vil være nødvendigt at
indgå et privat lejemål med deponeringskrav i størrelsesordenen 6 – 8 mio. kr.
En eventuel deponering og eventuelle ombygningsomkostninger er ikke finansieret
inden for Masterplanens samlede økonomi. BR vil i givet fald få forelagt
selvstændig indstilling herom.
Tidsplan
Ombygningssagen
er udbudt som totalentreprise i omvendt licitation med prækvalifikation.
Forventet aftaleindgåelse medio januar 2007.
Færdiggørelse
og indflytning vil ske etapevis. I løbet af april 2007 forventes dele af
bygningskomplekset klar til indflytning. Herefter successiv færdiggørelse og
indflytning frem til foråret 2008.
Teknik- og Miljøforvaltningen
Dele
af Teknik- og Miljøforvaltningens administrative funktioner samles i
Njalsgården, Njalsgade 13-15. Det drejer sig om Vej & Park, Plan &
Arkitektur, TMF-sekretariatsfunktion samt dele af Byggeri og Bolig og/eller
Miljøkontrollen, jf. nedenfor.
Ved
ombygningen etableres fællesfaciliteter, borgerserviceindgang og mødelokaler i
stueetagen, administration og kontorer på de ovenpå liggende 4 etager samt
kantine på den øverste etage.
Teknik-
og Miljøforvaltningen har udtrykt ønske om at flytte medarbejdere fra Byggeri-
og Bolig og/eller Miljøkontrollen til Njalsgade, i stedet for kun medarbejdere
fra Miljøkontrollen, som foreslået i Masterplanen. Der skal derfor flyttes 175
medarbejdere fra Byggeri- og Bolig eller Miljøkontrollen, svarende til det
antal medarbejdere, som i Masterplanen blev forudsat flyttet fra Kalvebod
Brygge (Miljøkontrollen) til Njalsgården.
Flytter den samlede Miljøkontrol ikke fra
Kalvebod Brygge betyder det, at Masterplanens økonomi er mindre fordelagtig for
kommunen end oprindeligt forudsat, da kommunen ikke på kort sigt får frigivet
3.mands lejemålet på Kalvebod Brygge. I stedet frigives ca. 6.000 m² på
Ottiliavej.
Etapedeling
Det
samlede bygningsareal er ikke stort nok til at rumme den samlede Teknik- &
Miljøforvaltning. Derfor arbejdes der med en etapedelt proces. Nærværende
indstilling omfatter alene etape 2.
Etape
1, som er gennemført
Flytning
af Vej & Park, Plan & Arkitektur, Kvarterløft, IT samt TMF-
sekretariat.
Etape
2
Flytning
af store dele af Byggeri & Bolig fra Ottiliavej og/eller dele af
Miljøkontrollen fra Kalvebod Brygge til Njalsgården.
I
etape 2 vil ca. 640 medarbejdere blive lokaliseret i Njalsgården. Ejendommen
vil i etape 2 have et arealforbrug pr. medarbejder på ca. 25 m2. Der bør i
væsentligt omfang opereres med, at fællesarealer som Borgerservice,
ekspedition, udstillingsfaciliteter, undervisningslokaler, møderum og kantine
mv. kan anvendes af alle afdelinger og enheder.
Etape
3
Flytning
af resten af Miljøkontrollen fra Kalvebod Brygge til Njalsgården samt resten af
Byggeri og Bolig, under forudsætning af at lokalbiblioteket flyttes og at bygningsarealet
udvides
I
den oprindelige Masterplan flyttede Miljøkontrollen i etape 2. Det udløste en tomgangsleje
på Kalvebod Brygge på 6.022.163 kr. årligt.
Da
Miljøkontrollen efter en revideret Masterplan først flytter alle enheder i
etape 3, mens dele af Byggeri og Bolig til gengæld flytter i etape 2, kan
midler afsat til tomgangsleje på Kalvebod Brygge i stedet eventuelt anvendes
til tomgangsleje i de af Byggeri og Boligs lokaler på Ottiliavej, som
fraflyttes.
Tidsplan
Ombygning
i etape 2 vil forløbe over en 2-årig periode, således at de respektive enheder
kan indflytte successivt i perioden fra 2007 – 2009.
Socialforvaltningen og
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen
Socialforvaltningen og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen bliver boende i Bernstorffsgade, Tietgensgade og Ottiliavej.
I forbindelse med
etablering af Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Socialforvaltningen
er der etableret arbejdspladser i Bernstorffsgade 17 (126 arbejdspladser), og
Tietgensgade 31 E 1. sal (12 arbejdspladser) og foretaget ombygning af lokaler.
Tidsplan
Ombygningen i Bernstorffsgade
17 er igangsat, men endnu ikke fuldt tilendebragt. Ombygningen har bestået i
renovering af eksisterende kontorer samt etablering af nye kontorer.
Socialforvaltningen oplyser,
at de har rene udgifter til ombygning/bygningsarbejder i Centralforvaltningen
på 0,233 mio. kr. Disse udgifter er afholdt af midler, som blev overført i den
ordinære overførelse 2005-2006.
Beskæftigelses- og
Integrationsforvaltningen oplyser at udgifterne til ombygning i Bernstorffsgade
17 andrager ca. 1,1 mio. kr. på nuværende tidspunkt. Der skal tages stilling
til hvorvidt der på den baggrund skal gives anlægsbevilling til
Bernstorffsgade.
Økonomiforvaltningen
Økonomiforvaltningen har efter masterplanens
udarbejdelse fremsat ønske om at ændre forvaltningens lokalisering, bl.a. som
følge af etablering af Center for Koncernservice. Der vil efterfølgende blive
fremlagt en særskilt indstilling om dette.
Sund hedsforvaltningen
Sundhedsforvaltningen
forbliver på Sjællandsgade, hvor forvaltningen med den nuværende plan har fået
yderligere plads. Der skønnes ikke at være behov for ombygning.
Økonomi
De samlede anlægsudgifter forbundet med Masterplanen finansieres ved
indtægterne fra salg af ejendommene Rådhuspladsen 77 samt Islands Brygge 35-37,
i alt 272 mio. kr.
Salgsprovenuet foreslås anvendt til at ombygge ejendommene Hans Nansens
Gård og Njalsgården, med henblik på at anvende ejendommene mere effektivt.
Herudover skal salgsprovenuet anvendes til finansiering at de ca. 27,7 mio.,
der i Masterplanen blev afsat til øvrige udgifter, herunder udgifter til
tomgangsleje samt lejeforpligtelser i private lejemål.
Endelig blev ved tiltrædelsen af Masterplanen forudsat, at der
reserveres 25 mio. kr. af salgsprovenuet til renoveringsarbejder på andre
kommunale bygninger. Som følge heraf er
Masterplanens samlede ombygningsbudget reduceret med 25 mio. kr. til i alt
213,6 mio.kr., jf. nedenstående tabel.
|
|
Ombygnings
omkostninger |
Øvrige
omkostninger* |
I alt |
Reserveret
til renovering andre ejendomme (mio.kr) |
Ombygnings
budget (mio.kr) |
|
(mio. kr.) |
(mio. kr.) |
(mio.kr) |
|||
|
KFF & BUF, HNG |
155,37 |
8,39 |
163,76 |
16,28 |
139,09 |
|
TMF, Njalsgade |
80,75 |
19,35 |
100,1 |
8,46 |
72,29 |
|
SOF & BIF |
2,5 |
|
2,5 |
0,26 |
2,24 |
|
I alt |
238,62 |
27,74 |
266,36 |
25,00 |
213,62 |
*Øvrige omkostninger er eks. Forpligtigelse ved fraflytning
af private lejemål samt tomgang i egne lejemål mv.
På
grund af tidsforskydningen mellem udgifterne og indtægterne foreslås anlægsudgifterne
mellemfinansieret ved kassetræk.
I
overensstemmelse med forudsætningen i Masterplanen, vil forvaltningernes huslejebudgetter
blive reguleret, således at de stemmer overens med de huslejeudgifter, forvaltningerne
vil oppebære med den nye lokaleløsning. Der vil således være overensstemmelse
mellem forvaltningernes nye huslejebudgetter og forvaltningernes nye huslejeudgifter.
Samtidig vil indtægtskravet til Københavns Ejendommes blive justeret, således
at der i udgangspunktet er overensstemmelse mellem forvaltningernes huslejeudgifter
og Københavns Ejendommes huslejeindtægter.
Miljøvurdering
Denne indstilling er omfattet
af forvaltningens positivliste over indstillinger, som skal miljøvurderes. De
væsentligste miljømæssige konsekvenser ved ombygningsprojekterne vil være
knyttet til den fremtidige drift og anvendelse af de ombyggede lokaler, især
til indeklima og energiforbrug. Desuden gør ombygningsarbejdernes omfang det relevant
at fokusere på affaldshåndtering samt støv og støj på og fra byggepladsen.
Ved projektering og udførelse
af ombygningsarbejderne vil minimumskravene beskrevet i "Miljø i byggeri og
anlæg" blive opfyldt. Der vil der især blive fokuseret på opnåelse af et godt
indeklima og energimæssig optimering samt minimering af miljøbelastningen fra
byggeaffald, støv og støj i byggeperioden.
I den nuværende fase er ingen af anbefalingerne beskrevet i Miljø i byggeri og anlæg medtaget i projekterne.
Høring
Indstillingen er
udarbejdet i et samarbejde mellem samtlige forvaltninger.
Bilag
1. Notat om Kultur- og Fritidsforvaltning & Børne- og Ungdomsforvaltningen.
2. Notat om Teknik- og Miljøforvaltningen
3. Notat om Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Socialforvaltningen
Else Sommer,
Claus Hjul, Jesper Fisker,
Grete Munk, Hjalte Aaberg
og