Høring om forslag til etablering af en kommunal ejendomsenhed

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 9. november 2000

18. Høring om forslag til etablering af en kommunal ejendomsenhed

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget drøfter forslaget til etablering af en kommunal ejendomsenhed samt videresender nærværende indstilling tillige med beslutningsprotokollen fra udvalgets møde til Økonomiudvalget.

En projektgruppe nedsat af Økonomiforvaltningen har udarbejdet et forslag til etablering af en kontraktstyret ejendomsenhed i Københavns Kommune. Forslaget tager sigte på at samle administrationen af en stor del af kommunens faste ejendomme.

Forslaget er beskrevet i rapporten "Grundprincipper for etablering af en ejendomsenhed i Københavns Kommune" af 17. oktober 2000 (bilag 1). Det fremgår heraf, at der foreslås etableret en ejendomsadministrativ enhed, der i størst muligt omfang gives betingelser som en privat ejendomsadministration.

Den ejendomsportefølje og de arbejdsopgaver, som i dag indgår i Ejendomsdrifts virksomhed, forudsættes at indgå i enheden, ligesom administrationen af den bygningsmasse, KUC anvender til sine aktiviteter, vil blive omfattet. Derimod synes det ikke at være tanken at lade idrætsanlæggene under KI indgå.

Overborgmesteren har med brev af 17. oktober 2000 fremsendt indstilling om etablering af en ejendomsenhed (bilag 2) til høring i Kultur- og Fritidsudvalget med henblik på udvalgets eventuelle bemærkninger. Høringsfristen er anført til den 2. november 2000. Det er efterfølgende oplyst af Økonomiforvaltningen, at fristen er forlænget til den 10. november 2000.

Sammen med indstillingen er fremsendt Økonomiforvaltningens rapport "Grundprincipper for etablering af en ejendomsenhed i Københavns Kommune" (bilag 1).

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget

Økonomiforvaltningens rapport anbefaler, at der med henblik på en samling af kommunens ejendomsadministrative funktioner etableres en indtægtsdækket kontraktstyret ejendomsenhed. Det skal tilstræbes, at ejendomsenheden gives vilkår som tilsvarende private operatører, således at enheden på længere sigt kan overvejes konkurrenceudsat.

I forbindelse med etableringen forudsættes der tilvejebragt et samlet overblik over kommunens ejendomsmasse, ligesom det forudsættes, at der sker en opgørelse af det vedligeholdelsesmæssige efterslæb, således at der kan udarbejdes en plan for afhjælpningen heraf.

I nedenstående skema er angivet den ejendomsportefølje og de opgavetyper, som foreslås henlagt til ejendomsenheden.

*Afhænger af, hvor integreret lejemålene er i almindelig vej- og parkpleje, fx råden over vejareal.

**Kun de ejendomme, der ikke er decideret forsyningsvirksomhed, dvs. erhvervet for takstmidler og ejet af forbrugerne.

Af tabellen fremgår, hvilke opgaver ejendomsenheden foreslås at stå for. Udtrykket "udlagt" dækker den situation, hvor budgetansvaret i forvejen er udlagt til brugerforvaltningerne. Ordningen forudsættes at fortsætte.

Økonomiforvaltningens anbefaler, at der i ejendomsenheden sker en samling af de ejerskabsrelaterede opgaver (køb, salg, leje og administration). Økonomiforvaltningen anbefaler endvidere, at anlægsopgaver samt den udvendige vedligeholdelse samles i ejendomsenheden.

Ejendomsenheden forudsættes over en årrække at opnå økonomisk balance, men kan udvise udsving i resultatet fra år til år. Der skal være mulighed for at optage interne lån og til at henlægge midler til anlæg, vedligeholdelse samt køb og salg.

I lighed med den eksisterende lokalebetalingsordning for administrative lokaler udlægges der huslejemidler og midler til indvendig vedligeholdelse og drift- og serviceopgaver til fagudvalgene. På baggrund af kontraktindgåelse med ejendomsenheden om lejemål, varetagelse af indvendige vedligeholdelsesopgaver eller drift- og serviceopgaver betaler fagudvalgene ejendomsenheden for de leverede ydelser. Ejendomsenheden bliver således indtægtsdækket på en del af sine kerneområder.

Fagudvalgene kan frit anvende andre leverandører til udførelse af opgaver vedrørende indvendig vedligeholdelse og drift- og serviceopgaver. Efter en treårig periode anbefaler Økonomiforvaltningen endvidere, at der gives fagudvalgene mulighed for at indgå lejemål hos andre udlejere.

Ejendomsenheden vil skulle leve op til et afkastkrav. Kravet fastlægges af Borgerrepræsentationen. Ved etableringen opstilles en åbningsbalance. Enheden forudsættes at udarbejde årsregnskab efter årsregnskabsloven og aflægge beretning. Ejendomsenhedens regnskabssystem skal kunne interagere med KØR.

For de ejendomme, hvor det er muligt, skal lejefastsættelsen ske på baggrund af markedslejen eller - indtil fuldstændige opgørelser heraf foreligger i etableringsfasen – ejendomsvurderingen. Ejendomsenheden skal forestå udlejning i henhold til gældende udlejningsprincipper, herunder også vedrørende byrdefordelingen mellem lejer og udlejer. Opsigelsesforhold skal fastlægges ved de faktiske udformninger af kontrakterne, idet der i etableringsfasen skal tages hensyn til, at ejendomsenheden opretholder et forretningsgrundlag. Derefter anbefales det, at ejendomsenheden udsættes for konkurrence, således at der kan indgås kontrakter om lejemål med andre ejendomsoperatører.

Økonomiforvaltningen anbefaler, at ejendomsenheden skal kunne stille drifts- og serviceydelser til rådighed enten ved indgåelse af aftale med underleverandør eller ved egen udførelse heraf. På længere sigt vil det være ejendomsenhedens ledelses vurdering, om forretningsområderne inden for drift og service ønskes løst på anden måde eventuelt ved udbud. Varetagelsen af kerneområderne - ejerskabsrelaterede opgaver, anlæg, vedligeholdelse og administration – kan ejendomsenheden dog ikke udbyde til anden side.

Nødvendige IT-investeringer tilvejebringes i etableringsfasen, idet der tages hensyn til, at IT-værktøjerne skal kunne interagere med kommunens øvrige systemer.

Det anbefales, at etableringen af enheden og overflytningen af personale finder sted i henhold til de gældende regler samt med størst mulig inddragelse af de faglige organisationer og den enkelte medarbejder.

I kontrakten i etableringsfasen anbefales det, at der hovedsageligt lægges vægt på at opstille generelle mål og økonomiske måltal samt procedurer til opfølgning og afrapportering. I driftsfasen skal der opstilles mere konkrete resultatmål for enhedens drift, herunder løbende undersøgelser af brugernes tilfredshed med enhedens ydelser. Det anbefales, at der opereres med rullende resultatkontrakter, således at der sker en løbende justering af de kortsigtede mål fastsat i resultatkontrakten.

Ejendomsenheden foreslås etableret og klar til drift pr. 1. januar 2002. Dette forudsætter en komplet ejendomsfortegnelse, udarbejdelse af en åbningsbalance, ansættelse af en ledelse og øvrigt personale samt en opgørelse af etableringens bevillingsmæssige konsekvenser. En indstilling herom vil blive forelagt Borgerrepræsentationen.

I rapporten anbefales det, at der inden 1. januar 2002 udarbejdes en kontraktmodel, hvor de overordnede mål fastlægges for en længere periode gående til 1. januar 2005, mens delmål fastlægges for en kortere periode. I denne periode vil ejendomsenheden være beskyttet på sine kerneområder (køb, salg, leje, vedligeholdelse og anlæg).

I 2005 foreslås ejendomsenheden efter 3 års drift evalueret. Evalueringen forelægges Borgerrepræsentationen, der herefter kan træffe beslutning om at muliggøre forvaltningernes indgåelse af lejemål hos private ejendomsoperatører og således udsætte ejendomsenheden for konkurrence.

Ejendomsområdet er på nuværende tidspunkt organiseret således, at ansvaret for administrationslokaler samt lokaler til bydelene ligger under Kultur- og Fritidsudvalget, mens ansvaret for øvrige servicelokaler ligger under de respektive fagudvalg. Som konsekvens af etableringen af en central ejendomsenhed foreslås det politiske ansvar for ejendomsområdet samlet.

Økonomiforvaltningens rapport indeholder ingen specifik oplistning af den ejendomsportefølje, som foreslås at indgå i ejendomsenheden. Ejendomsmassen defineres som administrationsejendomme og serviceejendomme, hvilket efter Kultur- og Fritidsforvaltningens opfattelse indebærer, at administrationen af kommunens administrationsejendomme, skoler, daginstitutioner, plejehjem, medborgerhuse, udlejningsvirksomhed, arealer, køb og salg af fast ejendom og aftale om leje i 3. mands ejendom samt eventuelle tilhørende servicefunktioner placeres i ejendomsenheden. Derimod forudsættes kommunal ejendom, som har karakter af tekniske anlæg, veje, parker, kirkegårde og formentlig også idrætsanlæg at falde uden for den ejendomsportefølje, der forudsættes at indgå i en kommende ejendomsenhed.

Inden for Kultur- og Fritidsforvaltningens område vil hele den ejendomsportefølje og alle de arbejdsopgaver, der indgår i Ejendomsdrifts område, falde ind under ejendomsenheden. Herudover vil de ejendomsadministrative opgaver vedrørende de bygninger, der benyttes af KUC, skulle indgå, hvorimod KI´s idrætsanlæg ikke synes at skulle indgå.

Det er Kultur- og Fritidsforvaltningens opfattelse, at der ved etablering af en ejendomsenhed vil kunne opnås en række fordele. Først og fremmest vil der kunne opnås et langt bedre overblik over de kommunale lokaler, og dermed de muligheder, der måtte være for en mere rationel udnyttelse af disse. Herudover vil der blive basis for en højere grad af professionalisering af de opgaver, som påhviler en ejendomsadministration, når selve det at administrere ejendomme bliver en kerneopgave. Endelig vil der på det vedligeholdelsesmæssige område blive skabt mulighed for at tilvejebringe et fuldstændigt overblik over den kommunale ejendomsmasses vedligeholdelsesefterslæb, således at der bliver skabt basis for en i faglig henseende bedre prioritering af vedligeholdelsesindsatsen.

I forbindelse med etableringen af ejendomsenheden bør det klarlægges, om betingelserne for at stille kommunale lokaler til rådighed i henhold til folkeoplysningsloven derved ændres, jfr. vedlagte notat af 27. oktober 2000 fra Folkeoplysningsekretariatet (bilag 5).

Ejendomsenhedens organisatoriske placering er efter Kultur- og Fritidsforvaltningens opfattelse ikke afgørende.

KI, KUC og FOS er blevet anmodet om at fremkomme med eventuelle kommentarer.

Forslaget har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser

Ida Munk

/ Knud Langberg