Pilotprojekt om samling af viceværtsdrift på Amager

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager til efterretning, at de medvirkende forvaltninger i pilotprojekt Samdrift Amager ikke anbefaler en bydækkende viceværtsmodel

    

2. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at Samdrift Amager-pilotprojektet lukkes, og at de medarbejdere, der løser opgaverne i dag, føres tilbage til de forvaltninger, de kom fra (scenarie 1).

Problemstilling

I investeringsforslaget ”Pilot Amager – Samdrift for vicevært og den nære arealpleje” (bilag 1) er der opstillet følgende tre scenarier for det videre forløb efter endt projektperiode:

• Scenarie 1: Samdrift Amager afsluttes permanent efter pilotperioden, hvormed medarbejdere og faktisk bruttolønsum inkl. overhead tilbageføres til forvaltningerne, fratrukket den varige effektivisering på 1,3 mio. kr. Der vil være anvendt en samlet investering på i alt 5,2 mio. kr.

   

• Scenarie 2: Samdrift Amager fortsætter som varig model med en varig effektivisering på 1,3 mio. kr. samt udgifter til vedligehold på materiel samt licenser svarende til 96.000 kr. årligt.

   

• Scenarie 3: Skalering til hele byen. På baggrund af pilotprojektets praktiske erfaringer er der påvist et effektiviseringspotentiale ved at skalere Samdrift Amager til hele byen. En særskilt finansiering til en forudgående analyse og beregning af potentialet i en bydækkende model vil dog være nødvendig.

Kultur- og Fritidsudvalget skal beslutte hvilket scenarie, der skal udgøre det videre forløb efter endt projektperiode. 

Løsning

Projektet har samlet i alt 55 medarbejdere i en fælles driftsorganisering for borgerrettede enheder på tværs af Socialforvaltningen, Teknik- og Miljøforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen. Projektet har haft til formål at udvikle, designe og teste modeller for en nemmere og enklere opgaveløsning på viceværtsområdet på tværs af forvaltningernes ressortområder. 

På baggrund af pilotprojektets test af driftsfællesskabet på Amager og Christianshavn står det klart, at forvaltningerne ikke anbefaler at gå videre med en bydækkende model for samling af viceværtsdrift og den nære arealpleje på tværs af Københavns Kommune. Konklusionen er den, at casen ikke kan påvise et tilstrækkeligt og validt effektiviseringspotentiale til, at det anbefales at gå videre med en bydækkende model.

Usikkerheden om det varige effektiviseringspotentiale er ligeledes årsagen til, at forvaltningerne ikke ønsker at fortsætte driftsfællesskabet i sin nuværende form (scenarie 2). Det antages i stedet, at de enkelte forvaltninger kan implementere de læringspunkter, som pilotprojektet har afdækket, med samme gevinst. Derfor tilbageføres ressourcer ekskl. effektiviseringen.  

På baggrund af ovenstående konklusioner anbefaler de deltagende forvaltninger investeringsforslagets scenarie 1; at Samdrift Amager rulles tilbage pr. 1. januar 2023. De deltagende forvaltninger har i projektforløbet årligt overført driftsmidler svarende til deres oprindelige forbrug fratrukket effektiviseringen. Dette stopper således pr. 1. januar 2023.

Læringspunkter

Forvaltningerne er samtidig enige om, at pilotprojektet har genereret værdifulde erfaringer og bud på, hvordan viceværtsdriften kan varetages smartere ved fx digitalt opgavestyringssystem, fleksibel opgaveløsning, dataunderstøttet viceværtsdrift, skærpet rollefordeling mellem ledelse og understøttende funktioner mv.

Kultur- og Fritidsforvaltningen udarbejder en læringspakke med de centrale læringspunkter fra projektet, som deles med de deltagende forvaltninger.

Økonomi

Med afslutningen af Samdrift Amager tilbageføres de berørte medarbejdere til forvaltningerne. Den varige effektivisering på 1,3 mio. kr. blev fordelt mellem forvaltningerne ved investeringsforslagets vedtagelse og rulles ikke tilbage.

Tilbagerulningen af medarbejdere samt pilotprojektet i øvrigt har ingen bevillingsmæssige konsekvenser, idet lønbudget mv. er blevet afregnet årligt uden varig virkning. I forslaget er indarbejdet en varig effektivisering på Kultur- og Fritidsudvalgets ramme på 0,2 mio. kr. Gevinsten er realiseret ved optimerede arbejdsgange og smartere opgaveløsning i Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Videre proces