Indkøbspolitik for Kultur- og Fritidsforvaltningen 2011-2014

Der skal vedtages en indkøbspolitik for Kultur- og Fritidsforvaltingen gældende for 2011-2014

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender indkøbspolitik for Kultur- og Fritidsforvaltningen 2011-2014 jfr. bilag 1.

Den 10. marts 2011 vedtog Borgerrepræsentationen ’Fælles indkøb’ – mere velfærd – Indkøbspolitik for Københavns Kommune 2011-2014, der fastlægger de overordnede målsætninger og principper for, hvordan kommunen indkøber varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder i forbindelse med løsning af kommunale opgaver.

I overensstemmelse med indkøbspolitikken skal de enkelte forvaltninger/fagudvalg selv vedtage deres egen indkøbspolitik, der beskriver, på hvilke vare- og tjenesteydelsesområder, der indgås centrale, obligatoriske aftaler, og på hvilket niveau i organisationen, indkøbsansvaret for andre vareområder placeres.

Vedtagelse af en indkøbspolitik gældende for Kultur- og Fritidsforvaltningen 2011-2014 skal sikre, at centralforvaltningen og enhederne overholder Københavns Kommunens indkøbsaftaler og retningslinier for derved at sikre at indkøb foretages bedst og billigst.

Øget ansvar til institutionerne/enhederne

I Kultur- og Fritidsforvaltningen er indkøbsansvaret delegeret til den enkelte decentrale enhed. Den budgetansvarlige, der køber ind på vegne af Københavns Kommune, er dermed ansvarlig for at overholde de gældende politiske beslutninger, herunder Københavns Kommunes og Kultur- og Fritidsforvaltningens indkøbspolitik, Borgerrepræsentations beslutninger vedr. sociale og etiske klausuler, skærpede miljøkrav og ikke mindst de udbudsretlige regler.

Den budgetansvarlige er således forpligtet til løbende at holde sig orienteret omkring obligatoriske aftaler og handle ind på disse og samtidig løbende at holde sig orienteret omkring den udbudsretlige udvikling. Kultur- og Fritidsforvaltningens Servicecenter vil sikre, at institutioner og enheder har overskuelig adgang til den nødvendige information om regler og aftaler.

 

Øget fokus på indkøb i Kultur- og Fritidsforvaltningen 

Kultur- og Fritidsforvaltningen indgår i arbejde på tværs af forvaltningerne for at sikre forvaltningen medindflydelse på fælles beslutninger i Københavns Kommune. Deltagelsen giver bl.a. Kultur- og Fritidsforvaltningen indsigt i, hvilke indsatsområder forvaltningen skal fokusere på, således at Kultur- og Fritidsforvaltningen opfylder de kriterier og retningslinjer der er udstukket indenfor indkøbsområdet. Ligeledes arbejder Kultur- og Fritidsforvaltningen på at få overblik over forvaltningens indkøbsvaner og udbrede de værktøjer, der bliver stillet til rådighed i kommunen for at sikre effektive indkøb. Kultur- og Fritidsforvaltningen vil fokusere på om forvaltningen kan indgå indkøbsaftaler, der understøtter enhedernes hverdag for at sikre en fornuftig og effektiv varetagelse af området.

 

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Servicecentret skal formidle indkøbspolitikken, indkøbsaftaler og retningningslinier overfor institutionerne i 2011-2014.
 


Carsten Haurum


                                /Jens Ingemann

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 8. december 2011:


Indstillingen blev godkendt.

Kultur- og Fritidsudvalget lagde vægt på en kommende tilfredshedsundersøgelse af indkøbspolitiken, herunder erfaringer fra institutionerne.

Kultur- og Fritidsforvaltningen  blev anmodet om at undersøge mulighederne for at selvejende institutioner (teatre, spillesteder mv.) kan tilbydes at indgå i ordningen.