Svar på revisionsprotokollat nr. 20/2001 af 3. juli 2002 om revision af årsregnskabet for 2001

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 8. august 2002

14. Svar på revisionsprotokollat nr. 20/2001 af 3. juli 2002 om revision af årsregnskabet for 2001

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender vedlagte svar til Revisionsdirektoratet på revisionsprotokollat nr. 20/2001.

Revisionsdirektoratet har ved revisionsprotokollat nr. 20/2001 af 3. juli 2002 redegjort for revisionen af Kultur- og Fritidsudvalgets årsregnskab for 2001.

Protokollatet er en gennemgang af arbejdet med den udførte revision i 2001.

Forvaltningen har udarbejdet forslag til svar til Revisionsdirektoratet.

Protokollatet er vedlagt som bilag 1 og forslag til svar er vedlagt som bilag 2.

Forvaltningen har gennemgået protokollatet og har bemærkninger til følgende punkter:

Kontrollen vedrørende kreditor foretages stikprøvevis og skal som hovedregel ske, inden udbetaling finder sted. Revisionsdirektoratet har bemærket, at denne kontrol for kreditor vedrørende oktober 2001 i vid udstrækning er udført efter, at udbetaling har fundet sted.

Revisionsdirektoratet henstiller, at kontrollen foretages i overensstemmelse med gældende bestemmelser.

Proceduren er ændret, så kontrol fortages inden udbetalingstidspunkt.

Revisionsdirektoratet har konstateret at en række af de modtagne statusspecifikationer ikke i tilstrækkelig grad opfylder de formelle krav om, hvad enkeltposterne vedrører, hvornår de er opstået, hvorledes de er forsøgt opkrævet og årsagen til, at de ikke er udlignet, som det fremgår af rammebilaget om regnskab i årets løb.

Ved revisionens afslutning manglede fortsat afstemninger/sepcifikationer til årsrgenskab 2001(ud af en balance på 217,7 mio.kr.) for:

Kortfristede tilgodehavender i øvrigt 103.974 kr.

Kortfristet gæld i øvrigt -1.594.253 kr.

Revisionsdirektoratet henstiller, at de resterende afstemninger/specifikationer snarest bliver udarbejdet, således at de er til disposition for den stedlige revision.

Der er løbende afleveret manglende afstemninger/specifikationer og de resterende arbejdes der stadig med, således at disse snarest kan blive afleveret. Opgørelserne over de kortfristede tilgodehavender og gæld er afleveret umiddelbart efter revisionens ophør.

Med hensyn til de 3 konti arbejdes der stadig med afvikling af posterne. Problemerne med at få posterne afviklet beror bl.a. på en langvarig proces med verserende sager hos inkasso, og verificeringen af de posteringer der skete i KØR ved opstarten i 1998.

Revisionsdirektoratet har foretaget samlingsrevision på Københavns Bymuseum den 11. december 2001. Ved revisionen blev udvalgt 20 museumsgenstande fra registreringssystemet, som blev sammenholdt med den faktiske placering i museet. Endvidere blev udvalgt 5 museumsgenstande fra udstilling, magasin mv., der blev sammenholdt med registreringen.

Samlingsrevisionen gav anledning til den bemærkning, at det ikke var muligt at få forevist 2 sølvmønter.

Ved revisionens afslutning var mønterne endnu ikke fundet.

Der er i svarudkastet redegjort for de to forsvundne mønter. Det må desværre konstateres, at mønterne er forsvundet.

Revisionsdirektoratet har gennemgået resultatet af forvaltningens 30 interne eftersyn. Forvaltningen har haft bemærkninger til 10 af eftersynene.

Revisionsdirektoratet ønsker oplyst, hvilke tiltag forvaltningen har iværksat for at nedbringe de mange bemærkninger til eftersynene.

Det er overfor de pågældende områder indskærpet, at forholdene skal bringes i orden. Ud over at indskærpe retningslinierne øger forvaltningen fortsat rådgivnings- og vejledningsindsatsen.

Ingen

Ingen

Ingen

Ingen

2. Forslag til svar til Revisionsdirektoratet.