Lokaler til indretning af kontaktcenter og back-officefunktion samt udvidelse af eksisterende servicecentre.

Kultur- og Fritidsudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde torsdag den 7. september 2006

 

Afbud:

·        Martin Geertsen

 

Frank Hedegaard mødte lk. 15.15 under behandlingen af punkt 5.

 

 

 

13.      Lokaler til indretning af kontaktcenter og back-officefunktion samt udvidelse af eksisterende servicecentre.

(KFU 368/2006)

 

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget, at udvalget anbefaler overfor Borgerrepræsentationen,

 

Lokaler til etablering af kontaktcenter

at Københavns Ejendomme, under forudsætning af, at der findes finansiering for etableringsomkostninger på 18,3 mill. kr. og for de årlige driftsomkostninger på 0,93 mill. kr. i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2007, samt at indstillingen om videreudvikling af borgerservicecentre og kontaktcenter (ØU 317/06) godkendes endeligt i BR ultimo 2006, bemyndiges til at indgå aftale om leje af lokaler til kontaktcentret indenfor en ramme på 18,3 mill. kr. til indretning og deponering.

 

Lokaler til udvidelse af eksisterende borgerservicecentre

at borgerservicecentrene udvides og indrettes med henblik på at kunne varetage de nye kommunale opgaver - pas og kørekort fra 1. januar 2007,

at der i 2006 anvendes 3,7 mill. kr. til udvidelse og indretn ing af Borgerservicecentret på Trianglen. Heraf udgør 1,5 mill. kr. en ramme til deponering iht. Indenrigsministeriets lånebekendtgørelse. Herudover anvendes der 0,1 mill. kr. til tomgangsleje. Der gives endvidere en tillægsbevilling på 2,1 mill. kr. i 2006 til Kultur- og Fritidsudvalgets bevilling: Københavns Ejendomme, funktion 6.51.3 (Sekretariat og forvaltning) med dækning på Økonomiudvalgets bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1 (sekretariat og forvaltning),

at der i 2006 anvendes 0,8 mill. kr. til indretning af borgerservicecentrene på Jarmers Plads, Vanløse Torv og Amager centret. Der gives i den forbindelse en tillægsbevilling på 0,8 mill. kr. i 2006 til Kultur- og Fritidsudvalgets bevilling: Københavns Ejendomme, funktion 6.51.3 (Sekretariat og forvaltning) med dækning på Økonomiudvalgets bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1 (sekretariat og forvaltning),

at der fra 2007 og fremefter anvendes 0,5 mill. kr. årligt til drift af de nye lokaler. Udgifterne finansieres med dækning på Økonomiudvalgets bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1.,

at der søges om dispensation for den deponering, der skal afgives ved udvidelsen af lokalerne på Trianglen, og som tidligere er afgivet for de lokaler, som Jarmers Plads udvides med. Hvis der opnås dispensation, tilbageføres dette beløb til Økonomiudvalgets bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1 (sekretariat og forvaltning),

at Københavns Ejendomme, under forudsætning af, at der anvises finansiering, bemyndiges til at indgå aftale om udvidelse af det eksisterende lejemål i Københavns Borgerservice Trianglen indenfor den anførte ramme til udvidelse og indretning, 

 

Lokaler til etablering af en back-office-funktion til borgerservicecentrene

at Københavns Ejendomme, under forudsætning af, at der findes finansiering for etableringsomkostninger på 6,4 mill. kr. og for de årlige driftsomkostninger på 0,35 mill. kr. i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2007, bemyndiges til at indgå aftale om leje af lokaler til en fælles back-office-funktion til borgerservicecentrene indenfor denne ramme,

at der fra 2006 og fremefter anvendes 0,35 mill. kr. årligt til drift af de nye lokaler. Udgifterne finansieres med dækning på Økonomiudvalgets bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1.

 

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget,

 

at indstillingen sendes til høring i Kultur- og Fritidsudvalget inden Borgerrepræsentationens behandling af sagen.

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 29. august 2006

Kontorchef Lisbeth Kjær Thomsen deltog under behandlingen af sagen.

Anbefalet og godkendt.

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller

at Kultur- og Fritidsudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

På baggrund af de foreliggende oplysninger har Kultur- og Fritidsudvalget ingen bemærkninger til indstillingen vedrørende "Lokaler til indretning af kontaktcenter og back-officefunktion samt udvidelse af eksisterende borgerservicecentre "

Indstillingen indeholder dels et byggeprojekt og dels en lejesag.

Til realisering af byggeprojektet søges ved indstillingen om en samlet anlægsbevilling på 4.500.000 kr. Af bevillingen overføres 2.900.000 kr. til Kultur- og Fritidsudvalget, Københavns Ejendomme. Det forudsættes at et administrationsbidrag på 1,5% af den samlede bevilling indgår i det beløb, som overføres til Københavns Ejendomme.

Ud fra det foreliggende materiale vurderer Kultur- og Fritidsforvaltning det for realistisk at gennemføre ny– og ombygningen af de fire Borgerservicecentre inden for den afsatte økonomiske ramme.

I forhold til lejesagen har Kultur- og Fritidsforvaltningen ingen bemærkninger til indgåelse af lejemålet, da beliggenheden vurderes at matche huslejeniveauet for sammenlignelige lejemål.

Der henvises i øvrigt til de forudsætninger der fremgår af indstillingen og de vedlagte bilag, herunder det administrative høringssvar Københavns Ejendomme tidligere har afgivet til sagen.

 

 

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 7. september 2006

Indstillingen blev tiltrådt. 

 

 

RESUME

Nærværende indstilling udmønter de lokalemæssige konsekvenser af forslagene i indstillingen om videreudvikling af Københavns Borgerservice og etablering af et kontaktcenter (ØU 317/06), som behandles parallelt med denne indstilling. Vedtagelsen af ny bydelsinddeling og dermed beslutningen om at etablere borgerservicecentre i alle bydele danner ligeledes baggrund for nærværende indstilling.

 

I indstillingen om videreudvikling af borgerservicecentre og kontaktcenter (ØU 317/06) er de samlede økonomiske omkostninger ved etablering og drift af kontaktcentret og af udbygningen af Københavns Borgerservice beskrevet.

 

I nærværende indstilling er det forudsat, at kontaktcentret etableres i private lejemål, da kommunens egen ejendomsportefølje stort set er udlejet. På den baggrund er de forventede udgifter til at etablere kontaktcentret opgjort til 18,3 mill. kr., mens de årlige driftsudgifter er opgjort til 0,93 mill. kr. Under forudsætning af, at der i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2007 findes finansiering for etablerings- og driftsomkostningerne, og at indstillingen om videreudvikling af borgerservicecentre og kontaktcenter (ØU 317/06) godkendes endeligt i BR i ultimo 2006, foreslås det i nærværende indstilling, at Københavns Ejendomme bemyndiges til at indgå aftale om leje af lokaler til kontaktcentret indenfor en ramme på 18,3 mill. kr. til indretning og deponering. Hvis der indgås lejeaftaler i privat lejemål, forelægges den endelige adresse Økonomiudvalget i efteråret til godkendelse.

 

Pr. 1. januar 2007 overtager Københavns Kommune som led i kommunalreformen opgaverne vedr. pas og kørekort. Det vil medføre ca. 100.000 nye henvendelser i Københavns Borgerservice. For at kunne optimere arbejdsgangene og for at kunne implementere pas og kørekort til 1. januar 2007 - i første omgang indenfor de nuværende fysiske rammer - foreslås det i indstillingen, at der etableres en back-office-funktion med opstart 1. januar 2007. Back-office-funktionen skal løse ikke-borgerrelaterede administrative opgaver for borgerservicecentrene. Back-office forsøges placeret i en kommunal ejendom, men da det er tvivlsomt, der kan findes lokaler indenfor kommunens egen ejendomsportefølje forudsættes det, at der må findes lokaler i private lejemål. Det foreslås, at Københavns Ejendomme bemyndiges til - indenfor en ramme på 6,4 mill. kr. til indretning og deponering – at indgå aftale om leje af lokaler til en fælles back-office-funktion til borgerservicecentrene. Hvis der indgås lejeaftaler i privat lejemål, forelægges den endelige adresse Økonomiudvalget i efteråret til godkendelse.

 

Samlingen af back-office-funktionerne betyder, at udvidelsesbehovet i de eksisterende 4 borgerservicecentre som følge af nye opgaver kan begrænses. Det foreslås på den baggrund, at alene lokalerne på Trianglen udvides for 3,7 mill. kr., og at der gennemføres mindre indretningsmæssige ændringer af borgerservicecentrene på Jarmers Plads, Vanløse Torv og Amager centret for 0,8 mill. kr. Det foreslås, at udgifterne finansieres med dækning på Økonomiudvalgets bevilling. I indstillingen foreslås det, at der søges om dispensation for den deponering, der skal afgives ved udvidelsen af lokalerne på Trianglen, og som tidligere er afgivet for de lokaler, som Jarmers Plads udvides med, da lokaleudvidelsen er en følge af kommunalreformen.