Lokaler til indretning af kontaktcenter og back-officefunktion samt udvidelse af eksisterende servicecentre.
Lokaler til indretning af kontaktcenter og back-officefunktion samt udvidelse af eksisterende servicecentre.
Kultur- og Fritidsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde torsdag den 7. september 2006
Fraværende
Sager til beslutning
12. Lokaler til indretning af kontaktcenter og back-officefunktion samt udvidelse af eksisterende servicecentre.
(KFU 368/2006)
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget, at udvalget anbefaler overfor Borgerrepræsentationen,
Lokaler til etablering af kontaktcenter
at Københavns Ejendomme, under forudsætning af, at der findes finansiering for etableringsomkostninger på 18,3 mill. kr. og for de årlige driftsomkostninger på 0,93 mill. kr. i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2007, samt at indstillingen om videreudvikling af borgerservicecentre og kontaktcenter (ØU 317/06) godkendes endeligt i BR ultimo 2006, bemyndiges til at indgå aftale om leje af lokaler til kontaktcentret indenfor en ramme på 18,3 mill. kr. til indretning og deponering.
Lokaler til udvidelse af eksisterende borgerservicecentre
at borgerservicecentrene udvides og indrettes med henblik på at kunne varetage de nye kommunale opgaver - pas og kørekort fra 1. januar 2007,
at der i 2006 anvendes 3,7 mill. kr. til udvidelse og
indretning af Borgerservicecentret på Trianglen. Heraf udgør 1,5 mill. kr. en ramme til deponering iht. Indenrigsministeriets
lånebekendtgørelse. Herudover anvendes der 0,1 mill. kr. til tomgangsleje. Der
gives endvidere en tillægsbevilling på 2,1 mill. kr. i 2006 til Kultur- og
Fritidsudvalgets bevilling: Københavns Ejendomme, funktion 6.51.3 (Sekretariat
og forvaltning) med dækning på
Økonomiudvalgets bevilling: Økonomiforvaltningen
drift, funktion 6.51.1 (sekretariat og forvaltning),
at der i
2006 anvendes 0,8 mill. kr. til indretning af borgerservicecentrene på Jarmers
Plads, Vanløse Torv og Amager centret. Der gives i
den forbindelse en tillægsbevilling på 0,8 mill. kr. i 2006 til Kultur- og
Fritidsudvalgets bevilling: Københavns Ejendomme, funktion 6.51.3 (Sekretariat
og forvaltning) med dækning på Økonomiudvalgets bevilling: Økonomiforvaltningen
drift, funktion 6.51.1 (sekretariat og forvaltning),
at der fra 2007 og fremefter anvendes 0,5 mill. kr. årligt til
drift af de nye lokaler. Udgifterne finansieres med dækning på Økonomiudvalgets
bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1.,
at der søges om dispensation for den deponering, der skal afgives ved udvidelsen af lokalerne på Trianglen, og som tidligere er afgivet for de lokaler, som Jarmers Plads udvides med. Hvis der opnås dispensation, tilbageføres dette beløb til Økonomiudvalgets bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1 (sekretariat og forvaltning),
at Københavns Ejendomme, under forudsætning af, at der anvises
finansiering, bemyndiges til at indgå aftale om udvidelse af det eksisterende
lejemål i Københavns Borgerservice Trianglen indenfor den anførte ramme til
udvidelse og indretning,
Lokaler til etablering
af en back-office-funktion til borgerservicecentrene
at Københavns Ejendomme,
under forudsætning af, at der findes finansiering for
etableringsomkostninger på 6,4 mill. kr. og for de årlige driftsomkostninger på
0,35 mill. kr. i forbindelse med
budgetforhandlingerne for 2007, bemyndiges til at
indgå aftale om leje af lokaler til en fælles back-office-funktion til
borgerservicecentrene indenfor denne ramme,
at der fra 2006 og
fremefter anvendes 0,35 mill. kr. årligt til drift af de nye lokaler. Udgifterne finansieres med dækning på Økonomiudvalgets
bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1.
Økonomiforvaltningen indstiller
til Økonomiudvalget,
at indstillingen
sendes til høring i Kultur- og Fritidsudvalget inden Borgerrepræsentationens
behandling af sagen.
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 29. august 2006
Kontorchef Lisbeth Kjær Thomsen deltog under behandlingen af sagen.
Anbefalet og godkendt.
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller
at Kultur- og
Fritidsudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende
erklæring:
På baggrund af de foreliggende oplysninger har Kultur- og
Fritidsudvalget ingen bemærkninger til indstillingen vedrørende "Lokaler til indretning af kontaktcenter og
back-officefunktion samt udvidelse af eksisterende borgerservicecentre "
Indstillingen indeholder dels et byggeprojekt og dels en lejesag.
Til realisering af byggeprojektet søges ved indstillingen om
en samlet anlægsbevilling på 4.500.000 kr. Af bevillingen overføres 2.900.000
kr. til Kultur- og Fritidsudvalget, Københavns Ejendomme. Det forudsættes at et
administrationsbidrag på 1,5% af den samlede bevilling indgår i det beløb, som
overføres til Københavns Ejendomme.
Ud
fra det foreliggende materiale vurderer Kultur- og Fritidsforvaltning det for
realistisk at gennemføre ny– og ombygningen af de fire Borgerservicecentre
inden for den afsatte økonomiske ramme.
I forhold til lejesagen har Kultur- og Fritidsforvaltningen
ingen bemærkninger til indgåelse af lejemålet, da beliggenheden vurderes at
matche huslejeniveauet for sammenlignelige lejemål.
Der henvises i øvrigt til de forudsætninger der fremgår af
indstillingen og de vedlagte bilag, herunder det administrative høringssvar
Københavns Ejendomme tidligere har afgivet til sagen.
RESUME
Nærværende indstilling udmønter de lokalemæssige konsekvenser af forslagene i indstillingen om videreudvikling af Københavns Borgerservice og etablering af et kontaktcenter (ØU 317/06), som behandles parallelt med denne indstilling. Vedtagelsen af ny bydelsinddeling og dermed beslutningen om at etablere borgerservicecentre i alle bydele danner ligeledes baggrund for nærværende indstilling.
I indstillingen om videreudvikling af borgerservicecentre og kontaktcenter (ØU 317/06) er de samlede økonomiske omkostninger ved etablering og drift af kontaktcentret og af udbygningen af Københavns Borgerservice beskrevet.
I nærværende indstilling er det forudsat, at kontaktcentret
etableres i private lejemål, da kommunens egen ejendomsportefølje stort set er
udlejet. På den baggrund er de forventede udgifter til at etablere
kontaktcentret opgjort til 18,3 mill. kr., mens de årlige driftsudgifter er
opgjort til 0,93 mill. kr. Under forudsætning af, at der i forbindelse med
budgetforhandlingerne for 2007 findes finansiering for etablerings- og
driftsomkostningerne, og at indstillingen om videreudvikling af
borgerservicecentre og kontaktcenter (ØU 317/06) godkendes endeligt i BR i
ultimo 2006, foreslås det i nærværende indstilling, at Københavns
Ejendomme bemyndiges til at indgå aftale om leje af lokaler til kontaktcentret
indenfor en ramme på 18,3 mill. kr. til indretning og deponering. Hvis der
indgås lejeaftaler i privat lejemål, forelægges den endelige adresse
Økonomiudvalget i efteråret til godkendelse.
Pr. 1. januar 2007 overtager Københavns Kommune som led i
kommunalreformen opgaverne vedr. pas og kørekort. Det vil medføre ca. 100.000
nye henvendelser i Københavns Borgerservice. For at kunne optimere
arbejdsgangene og for at kunne implementere pas og kørekort til 1. januar 2007
- i første omgang indenfor de nuværende fysiske rammer - foreslås det i
indstillingen, at der etableres en back-office-funktion med opstart 1. januar
2007. Back-office-funktionen skal løse ikke-borgerrelaterede administrative
opgaver for borgerservicecentrene. Back-office forsøges placeret i en kommunal
ejendom, men da det er tvivlsomt, der kan findes lokaler indenfor kommunens
egen ejendomsportefølje forudsættes det, at der må findes lokaler i private
lejemål. Det foreslås, at Københavns Ejendomme bemyndiges til - indenfor en
ramme på 6,4 mill. kr. til indretning og deponering – at indgå aftale om leje
af lokaler til en fælles back-office-funktion til borgerservicecentrene. Hvis der indgås lejeaftaler i privat lejemål, forelægges
den endelige adresse Økonomiudvalget i efteråret til godkendelse.
Samlingen af back-office-funktionerne betyder, at
udvidelsesbehovet i de eksisterende 4 borgerservicecentre som følge af nye opgaver
kan begrænses. Det foreslås på den baggrund, at alene lokalerne på Trianglen
udvides for 3,7 mill. kr., og at der gennemføres mindre indretningsmæssige
ændringer af borgerservicecentrene på Jarmers Plads, Vanløse Torv og Amager
centret for 0,8 mill. kr. Det foreslås, at udgifterne finansieres med dækning
på Økonomiudvalgets bevilling. I indstillingen foreslås det, at der søges om
dispensation for den deponering, der skal afgives ved udvidelsen af lokalerne på Trianglen, og som tidligere er afgivet
for de lokaler, som Jarmers Plads udvides med, da lokaleudvidelsen er en følge
af kommunalreformen.
SAGSBESKRIVELSE
Baggrund
Nærværende indstilling om lokaler
er baseret på Borgerrepræsentationens og Økonomiudvalgets tidligere
beslutninger:
·
Borgernes indgang til
Københavns Kommune (BR 748/05)
·
Ny bydelsinddeling i
København (BR 332/06)
·
Plan for Åbenhed på
Rådhuset (BR 337/06)
·
Etablering af
Københavns Erhvervskontaktcenter (ØU 240/06)
I tabellen nedenfor er de relevante beslutninger ift. lokaler opsummeret.
Tabel 1. Indstillinger og beslutninger
|
Indstilling |
Beslutning |
|
Borgernes indgang til Københavns Kommune |
ØKF udarbejder forslag til koncept for kontaktcenter
Udvidet opgaveliste i Københavns Borgerservice
vedtaget |
|
|
Etablering af et servicecenter i hver bydel |
|
|
P/O-kontorerne
søges samlokaliseret med borgerservicecentrene |
|
Ny bydelsinddeling i København |
Inddeling af kommunen i 10
administrative bydele Etablering af et
borgerservicecenter i løbet af denne valgperiode i hver bydel Den administrative inddeling i forbindelse med øvrige borgerbetjeningsenheder kan dække flere bydele, forudsat
at bydelsgrænserne overholdes. |
|
Plan for Åbenhed på Rådhuset |
Fremskyndelse af arbejdet
med kravspecifikation i f.m. etablering af et kontaktcenter |
|
Etablering af Københavns Erhvervskontaktcenter |
ØU har sendt sagen i høring. I indstillingen er
der følgende forslag:
|
Nærværende indstilling beskriver lokale- og indretningsmæssige behov og krav som følge af ovennævnte politiske beslutninger.
Parallelt med denne indstilling behandler ØU også en indstilling om videreudvikling af Københavns Borgerservice og etablering af kontaktcenter (ØU 317/06). Den 12. september 2006 behandler ØU desuden en indstilling om lokaler til nye borgerservicecentre og samlokalisering med to pensions- og omsorgskontorerne. De samlede lokalemæssige konsekvenser af forslagene i nærværende indstilling er indarbejdet i indstilling vedr. videreudvikling af Københavns Borgerservice og etablering af kontaktcenter.
Struktur
Indstillingen følger nedenstående struktur:
1. Lokaler til etablering af kontaktcenter
2. Lokaler til udvidelse af eksisterende borgerservicecentre
3. Lokaler til etablering af back-office-funktion til borgerservicecentrene
Afslutningsvis opsummeres de samlede økonomiske omkostninger ved etableringen og driften af lokalerne i de nye enheder.
Den videre proces
For så vidt angår etablering af kontaktcenter og etablering af back-office-funktion til borgerservicecentrene, er der tale om en bemyndigelsesindstilling, der følges op af indstillinger vedr. de konkrete lejemål i efteråret, hvis der indgås lejeaftaler i private lejemål.
Denne indstilling har følgende politiske proces:
·
Økonomiudvalget: 29/8
·
Kultur- og Fritidsudvalget: 7/9
· Borgerrepræsentationen: 14/9
For så vidt angår udvidelse af eksisterende borgerservicecentre, er der tale om indgåelse af konkrete lejemål.
1. Lokaler til etablering af kontaktcenter
Kontaktcenteret skal varetage al telefonisk kontakt til Københavns Kommune. Med udgangspunkt i gode erfaringer fra andre storbyer f.eks. New York og Toronto foreslås der i indstillingen vedr. videreudvikling af Københavns Borgerservice og etablering af kontaktcenter etableret et kontaktcenter, hvor borgerne kan ringe og maile og umiddelbart få svar på spørgsmål og hjælp til nettet og Elektronisk Selvbetjening.
Indretning og lokalisering
Sammenlignet med placeringen af de nye borgerservicecentre, er der ingen særlige krav til placeringen af kontaktcentret. For så vidt angår indretningen, så er udgangspunktet det nuværende indretningskoncept for borgerservicecentrene, dog er der særlige krav, som undersøgelser viser, bør stilles til kontaktcentrets indretning, jf. indstillingen vedr. videreudvikling af Københavns Borgerservice og etablering af kontaktcenter (ØU 317/06). Det drejer sig om særlige krav til akustik, mulighed for at sætte personligt præg på arbejdsplads, samt at der afsættes plads til et særligt 'afstressningsrum'. Det skyldes, at medarbejderne periodisk arbejder under stort pres, og at arbejdet kan variere fra at være meget monotont til fagligt og menneskeligt særdeles udfordrende.
Lokalebehov
I indstillingen vedr. videreudvikling af Københavns Borgerservice og etablering af kontaktcenter (ØU 317/06) er bemandingsbehovet i kontaktcentret opgjort til 53 medarbejdere, hvilket er det maksimale antal arbejdspladser, der vil være behov for på kort sigt – på længere sigt kan der være behov for udvidelsesmuligheder som følge af nye opgaver.
Det vurderes, at det af hensyn til arbejdsmiljøet, og i forhold til rekruttering af medarbejdere, vil være vigtigt at tilbyde indbydende lokaler, såvel størrelsesmæssigt som indretningsmæssigt. I borgerservicecentrene er der afsat 25 m² pr. medarbejder pga. det behov, der er for modtagelse og borgerkontakt. I kontaktcentret vil der ikke være borgerkontakt, hvorfor det vurderes, at 10 m² pr. servicemedarbejder er tilstrækkeligt. Til administrative medarbejdere afsættes der 25 m² pr. medarbejder. Desuden afsættes der plads til et særligt 'afstressningsrum', jf. ovenfor.
På den baggrund vurderes det, at der er behov for i alt ca. 600 m² til kontaktcenteret.
Forslag til lokaler
I indstillingen for Åbenhed (BR
337/06) fremskyndes arbejdet med kravspecifikation i f.m. etablering af et
kontaktcenter. På den baggrund foreslås, at kontaktcentret
åbner ultimo 2007.
For at undgå deponering er der i første omgang søgt efter ledige lejemål blandt kommunens egne ejendomme. I lokalesøgningen har der således indgået overvejelser om at placere kontaktcentret i kommunens egen ejendom på Ottiliavej 1, stuen, men bygningen indgår nu i beslutningen om at etablere en samlet koncernservice i Københavns Kommune.
Kommunens egen ejendomsportefølje er stort set udlejet, hvorfor det er sandsynligt, at kontaktcentret skal placeres i private lejemål. Den økonomiske ramme, som der nedenfor foreslås afsat til etablering af kontaktcenter er derfor baseret på nøgletal for, hvad markedslejen som nyistandsat kontorlejemål er i dag samt på erfaringstal for indretning af de nuværende 4 borgerservicecentre.
< p class=MsoNormal>Eftersom det forventes, at centrene bliver placeret i private lejemål, lægges der op til, at ombygningen finansieres over huslejen i alle centre. Der må ligeledes påregnes udgifter til deponering.
Lejeaftalerne vil indeholde aftale om gennemførelse af ombygning. Eftersom lejeaftalerne endnu ikke er indgået, kan det vise sig, at der bliver udgifter til ombygning i eget regi, behov for køb eller opførsel af ejendomme. Dette vil fremgå af det forslag til konkrete lejemål, der forelægges Økonomiudvalget til godkendelse i efteråret 2006.
Økonomiske
konsekvenser
Der vil være både årlige driftsomkostninger og etableringsomkostninger
forbundet med etableringen af kontaktcentret.
De
årlige driftsudgifter skønnes at ville udgøre ca. 0,93 mill. kr. excl. moms.
Tabel 2. Årlige
driftsudgifter til kontaktcenter
|
1.000 kr. excl. Moms, 2006 p/l-niveau |
|
|
Husleje* |
780 |
|
Driftsudgifter |
150 |
|
I alt |
930 |
*: Markedsleje
for nyistandsat kontorlejemål er sat til 1.150 kr. excl. moms., men på grund af
særlige faciliteter i kontaktcenter er der her benyttet et nøgletal på 1.300
kr. pr. m2.
Etableringen af kontaktcentret indebærer bl.a., at de
nuværende telefoncentraler lægges sammen. Økonomisk set vil det medføre en
fordel i form af besparelse på faste omkostninger i de nuværende omstillinger,
herunder husleje. I forbindelse med overførslen af medarbejdere fra
forvaltningerne, overføres der et overhead-beløb pr. medarbejder, hvilket vil
indgå i finansieringen.
Kontaktcentret skønnes at kunne blive etableret indenfor en
ramme på ca. 18,3 mill. kr. excl. moms, jf. tabellen nedenfor.
Tabel 3. Økonomisk
ramme til etablering af kontaktcenter i 2007
|
1.000 kr. excl. moms 2006 p/l-niveau |
|
|
Indretning m.m.* |
2.650 |
|
Ramme til deponering** |
15.600 |
|
I alt |
18.250 |
*: På baggrund af indretningskonceptet og erfaringer fra etablering af 4 borgerservicecentre er udgiften til indretning sat til 65.000 kr. excl. moms pr. medarbejder. Udgiften er mindre end til borgerservicecenter, da der fx ikke er udgift til en reception.
**: Da man endnu ikke kender
de konkrete ejendomme, er deponeringsbeløbet baseret på interne rentes metode
(5 %).
Den endelige adresse forelægges Økonomiudvalget i efteråret til godkendelse, hvis der indgås aftaler i private lejemål.
2.
2.
Lokaler til udvidelse af borgerservicecenter på Trianglen og på Jarmers Plads
Følgende forhold betyder, at der er behov for at udvide borgerservicecentret på Trianglen og på Jarmers Plads og at foretage mindre indretningsmæssige ændringer på de øvrige borgerservicecentre:
· 1. januar 2007 overtager kommunerne som led i kommunalreformen opgaverne vedr. pas og kørekort
· Københavns Erhvervskontaktcenter starter op pr. 1. januar 2007
Pas
og kørekort
Politiet vurderer, at der årligt vil være ca. 100.000 henvendelser vedr. pas og kørekort i København.
Arbejdsgangsanalyser af
opgaveløsningen ift. pas og kørekort har vist, at de nye opgaver indeholder en
række ikke-borgerrettede opgaver i form af afstemning af kasse, bogholderi,
arkivering mv. Ligeledes involverer kørekortsopgaven mange henvendelser fra
kørelærer vedr. tidsbestilling til teori- og køreprøver.
Vurderingen af lokalebehovet
tager udgangspunkt i den nuværende it-understøttelse og den nuværende
arbejdsgang. Der vil derfor på nuværende tidspunkt være behov for betragtelige
arkivmuligheder i forbindelse med både pas- og kørekortopgaven.
Økonomiforvaltningen vurderer, at
der er behov for i alt 14 medarbejdere til at løse de nye opgaver, heraf vil 8
personer (2 pers. pr. center) være beskæftigede med borgerrettede opgaver.
På den baggrund foreslås det, at borgerservicecentrene
udvides og indrettes med henblik på at kunne varetage de nye kommunale opgaver
- pas og kørekort fra 1. januar 2007.
For at kunne optimere
arbejdsgangene og for at kunne implementere pas og kørekort til 1. januar 2007
- i første omgang indenfor de nuværende fysiske rammer - foreslås det nedenfor,
at de ikke borgerrettede opgaver i relation til pas og kørekort samles i en
såkaldt back-office-funktion, sammen med back-office-funktionerne på sygesikringsområdet.
Erhvervskontaktcenter
Økonomiudvalget besluttede den 20. juni 2006 at sende
indstillingen vedr. etablering af Københavns
Erhvervskontaktcenter (ØU 240/06) i høring i de stående udvalg.
Indstillingen indebærer, at der etableres et erhvervskontaktcenter som et callcenter, således at der nu kun er et telefonnummer, som man skal bruge. Herefter er det kommunens opgave at sikre, at virksomheden guides til de rigtige informationer, sagsbehandlere mm.
Erhvervskontaktcentret etableres i tilknytning til borgerservicecentret på Jarmers Plads. Det vurderes, at der vil blive tilknyttet 2 personer til centret på kort sigt fra primo 2007.
På sigt planlægges erhvervskontaktcentret etableret sammen med kontaktcentret for hele kommunen.
Forslag til udvidelser
og indretningsmæssige ændringer i nuværende borgerservicecentre
Følgende lokaleudvidelser og indretningsmæssige ændringer foreslås på baggrund af ændringerne i opgaverne foretaget:
Tabel 4. Udvidelser og ændringer i
de 4 nuværende borgerservicecentre
|
|
Lokaleudvidelse
|
Indretningsmæssige
ændringer |
|
Jarmers
Plads |
Lokalet,
som tidligere er blevet anvendt af Skat Øresund, overtages af Københavns Borgerservicecenter
(i alt 225m²) |
Der
etableres ekstra arbejdspladser i lokalerne mv. Ny
kasseterminal |
|
Trianglen
|
Lokalerne
udvides med nye lokaler på Østerbrogade 29 i tilknytning til lokalerne på
Trianglen - i alt 205m² |
Der
etableres ekstra arbejdspladser i nye lokaler mv. Nyt
mødelokale mv. Ny
kasseterminal |
|
Amager
Centret |
- |
Mindre
ændringer Ny
kasseterminal |
|
Vanløse
Torv |
-
|
Mindre
ændringer Ny
kasseterminal |
Økonomiske
konsekvenser
Lokaleudvidelsen på Trianglen og Jarmers Plads og gennemførelsen af de indretningsmæssige ændringer vil medføre følgende etableringsudgifter:
Tabel 5. Etableringsudgifter i 2006
|
1.000 kr. excl. moms, 2006 p/l-niveau |
Jarmers
Plads |
Vanløse
Torv |
Trianglen |
Amager
centret |
I alt |
|
Tomgangsleje* |
0 |
0 |
140 |
0 |
140 |
|
Ombygning |
100 |
100 |
1.800 |
200 |
2.200 |
|
Indretning** |
100 |
100 |
300 |
200 |
700 |
|
Ramme
til deponering*** |
0 |
0 |
1.500 |
0 |
1.500 |
|
I alt |
200 |
200 |
3.740 |
400 |
4.540 |
*: Skat Øresunds lokaler står tomme, og huslejen
betales i dag af Økonomiforvaltningen. Tomgangslejen er derfor sat til 0. På Trianglen
dækker tomgangshuslejen 1. marts 2006-1.december 2006.
**: Beløb er
baseret på konkrete indretningsoverslag fra arkitekt.
***: Da man endnu ikke kender de konkrete ejendomme, er
deponeringsbeløbet baseret på interne rentes metode (5 %).
Ved etableringen af de 4 servicecentre blev der i henhold til de interne deponeringsregler afsat 5 mill. kr. i deponering til Skat Øresunds lokaler.
De årlige driftsomkostninger ved lokaleudvidelsen på Trianglen og på Jarmers Plads udgør 0,5 mill. kr.
Tabel 6. Øgede årlige driftsudgifter til lokaler
|
1.000 kr. excl. moms, 2006 p/l-niveau |
Jarmers
Plads |
Vanløse
Torv |
Trianglen |
Amager
centret |
I alt |
|
Husleje inkl. drift |
340 |
0 |
185 |
0 |
525 |
3.
Lokaler
til etablering af back-office-funktion
Med henblik på at kunne optimere
arbejdsgangene og for at kunne implementere pas og kørekort til 1. januar 2007
- og i første omgang indenfor de nuværende fysiske rammer - foreslås det, at
der sker en samling af back-office-funktionerne vedr. pas og kørekort og af
back-office-funktionerne vedr. sygesikringsområdet.
I de nuværende
borgerservicecentre er udgangspunktet, at en stor del af de opgaver, som
borgeren henvender sig om, kan løses på stedet. I indretningskonceptet er størstedelen
af arealet således afsat til rum/arealer, hvor borgerne henvender sig og bliver
betjent. Der er kun i begrænset omfang afsat rum/areal til ikke-borger relaterede
opgaver (back-office-funktioner).
Siden etableringen af
Københavns Borgerservice i 2004 er der imidlertid sket visse ændringer i
opgavelisten, der betyder, at Københavns Borgerservice på nogle opgaveområder
har overtaget 'hele opgaven', dvs. også de administrative
back-office-funktioner. Det er bl.a. tilfældet på sygesikringsområdet, hvor de
administrative opgaver som attestation, anvisning, beregning og udbetaling er
placeret i Københavns Borgerservice. Det vurderes, at der er i alt 4 årsværk
knyttet til disse administrative back-office-funktioner på sygesikringsområdet.
For at der fortsat
kan fastholdes en klar skelnen mellem der, hvor borgerne kommer og så der, hvor
papirarbejdet og arbejdet med ikke-borger relaterede opgaver løses, foreslås
det, at back-office-funktionerne samles på én lokalitet.
En samling af
back-office-funktionerne betyder, at netto-lokalebehovet i de 4 eksisterende
borgerservicecentre som følge af de nye opgaver kan begrænses.
På den baggrund
foreslås det, at der i 2006 etableres en back-office-funktion, som løser
ikke-borgerrelaterede administrative opgaver for borgerservicecentrene.
I takt med, at der
etableres borgerservicecentre i alle bydele, kan der opstå behov for at samle
flere administrative opgaver i et administrativt fællesskab som
back-office-funktionen udgør.
I den nye
back-office-funktion skal der være plads til ca. 10 medarbejdere. Udover
arbejdsområdet, skal der være plads til et mindre venteområde, en del arkivplads
og medarbejderfaciliteter (toiletter, frokostrum mm). Som i borgerservicecentrene
er lokalebehovet vurderet til 25m² pr. medarb. inkl. baglandsfunktioner. I alt
er der behov for 250 m² i back-office-funktionen.
Som med kontaktcentret er der i første omgang søgt efter ledige lejemål blandt kommunens egne ejendomme for at undgå deponering. I lokalesøgningen har der således indgået overvejelser om at placere back-office i kommunens egen ejendom på Ottiliavej 1, stuen, men bygningen indgår nu i beslutningen om at etablere en samlet koncernservice i Københavns Kommune.
Kommunens egen ejendomsportefølje er stort set udlejet, hvorfor det er sandsynligt, at back-office-funktionen skal placeres i private lejemål. Den økonomiske ramme, som der nedenfor foreslås afsat til etablering af back-office, er derfor baseret på nøgletal for, hvad markedslejen som nyistandsat kontorlejemål er i dag samt på erfaringstal for indretning af de nuværende 4 borgerservicecentre.
Eftersom det forventes, at centrene bliver placeret i private lejemål, lægges der op til, at ombygningen finansieres over huslejen i alle centre. Der må ligeledes påregnes udgifter til deponering.
Lejeaftalerne vil indeholde aftale om gennemførelse af ombygning. Eftersom lejeaftalerne endnu ikke er indgået, kan det vise sig, at der bliver udgifter til ombygning i eget regi, behov for køb eller opførsel af ejendomme. Dette vil fremgå af det forslag til konkrete lejemål, der forelægges Økonomiudvalget til godkendelse i efteråret 2006.
De samlede etableringsomkostninger er vurderet til 6,4 mill. kr. incl. deponering.
Tabel 7: Etableringsudgifter i 2006
|
1.000 kr. excl. moms, 2006 p/l-niveau |
|
|
Indretning m.m.* |
650 |
|
Ramme til deponering** |
5.750 |
|
I alt |
6.400 |
*: Ud fra
erfaringer fra etableringen en borgerservicecentrene afsættes der 65.000 kr.
excl. moms pr. medarbejder til indretning.
**: Da man endnu ikke kender de konkrete ejendomme, er
deponeringsbeløbet baseret på interne rentes metode (5 %).
De årlige driftsudgifter til
lokaler er skønnet til 350.000 kr. excl. moms.
Tabel 8: Årlige driftsudgifter til lokaler
|
1.000 kr. excl. moms, 2006 p/l-niveau |
|
|
Husleje |
288 |
|
Driftsudgifter |
62 |
|
I alt |
350 |
ØKONOMI
Nedenfor er opsummeret de lokale-økonomiske konsekvenser af etableringen af et kontaktcenter samt af udvidelse af eksisterende borgerservicecentre og etablering af en back-office-funktion.
Deponering
Ifølge gældende lovgivning (Lånebekendtgørelsen §4 stk. 5), skal kommunen
ved indgåelse af nye 3. mands lejemål, med kommunen som lejer og 3. mand som
udlejer, deponere et beløb, der svarer til det højeste beløb af 1. opførelsesomkostningerne
/ anskaffelsesomkostningerne incl. moms eller 2. værdien af ejendommen ved den
seneste offentlige vurdering. Formålet med lovgivningen er at sidestille
erhvervelse eller etablering af en ejendom med indgåelse af nyt lejemål.
Beløbet skal deponeres i 10 år, hvorefter der frigives en femtendedel årligt i
15 år.
Ved etablering af de 4 nuværende borgerservicecentre var der ledig kapacitet ift. lånerammen, og de 4 borgerservicecentre var således alene omfattet af de interne deponeringsregler.
I forbindelse med udskillelsen af Københavns Energi, er Københavns Kommunes låneramme reduceret betragteligt. I det omfang, der er ledig låneramme, kan lånerammen således anvendes til at reducere det deponeringspligtige beløb – det må dog forventes, at der er behov for at afsætte midler til deponering iht. Indenrigsministeriets lånebekendtgørelse, jf. ovenfor.
Deponeringsbeløbet kan modregnes (reduceres) såfremt kommunen fraflytter eksisterende 3. mands lejemål (Lånebekendtgørelsen § 4 stk. 7). Modregningen kan ske, hvis der er en tids- og anvendelsesmæssige sammenhæng mellem lejemålene. Desuden er det muligt at søge om dispensation hos Indenrigs- og Sundhedsministeriet mhp. fritagelse for deponering.
I forbindelse med kommunalreformen har Indenrigs- og Sundhedsministeriet fx givet kommunerne en generel dispensation til at overtage AFs lejemål til etablering af jobcentre uden deponering. I Københavns Kommune var man imidlertid nødsaget til at finde eksterne lejemål til de nye jobcentre, da det ikke var muligt indenfor Københavns Kommunes ejendomsportefølje, at finde lokaler, der lever op til de krav til indretning, synlighed og adgangsforhold, der er stillet af staten. Københavns Kommune ansøgte derfor om en konkret dispensation for deponeringsreglerne med begrundelsen, at lokaleproblemerne først og fremmest skyldes kommunalreformen og de heraf afledte nye opgaver, der er pålagt kommunen indenfor beskæftigelsesområdet, uden at der er tilført økonomiske midler. Den 24. april 2006 fik Københavns Kommune således en dispensation for 'værdien' af de 120 medarbejdere, der blev overført fra Arbejdsformidlingerne.
Det kan overvejes at søge om dispensation som følge af, at kommunalreformen har medført nye opgaver i form af servicecentre, pas og kørekort samt genoptræning efter sygehusindlæggelse.
Udvidelse af
eksisterende borgerservicecentre samt etablering af back-office-funktion i 2006
I 2006 udvides og indrettes de nuværende 4 borgerservicecentre, så de kan løse opgaverne vedr. pas og kørekort fra 1. januar 2007, ligesom der etableres en back-office-funktion med opstart 1. januar 2007.
I tabel 9 nedenfor er udgifterne til udvidelsen og indretningen af de 4 eksisterende centre beskrevet, mens de årlige driftsudgifter er beskrevet i tabel 10.
Udgifter til etablering og drift
Udgifterne til udvidelse og indretning af de 4 nuværende borgerservicecentre og til etablering af en back-office-funktion med opstart 1. januar 2007 udgør i alt 10,9 mill. kr.
Tabel 9. Etableringsudgifter i 2006: Udvidelse af eksisterende 4 centre
samt etablering af back-office-funktion
|
Mill. kr. – 2006 P/L |
Udvidelse
af eksisterende borgerservicecentre |
Etablering
af back-office-funktion |
I alt |
|
Tomgangsleje |
0,1 |
0 |
0,1 |
|
Ombygning |
2,2 |
0 |
2,2 |
|
Indretning |
0,7 |
0,6 |
1,3 |
|
Deponering |
1,5 |
5,75 |
7,25 |
|
I alt |
4,5 |
6,4 |
10,9 |
Udgifterne til driften af de nye lokaler til de 4 eksisterende borgerservicecentre og til back-office-funktionen udgør 0,85 mill. kr. årligt fra 2007 og frem.
Tabel 10. Årlige driftsudgifter, nye lokaler i 4 eksisterende centre
samt back-office-funktion
|
Mill. kr. – 2006 P/L |
Udvidelse
af eksisterende borgerservicecentre |
Etablering
af back-office-funktion |
I alt |
|
Husleje |
0,5 |
0,288 |
0,788 |
|
Driftsudgifter |
0 |
0,062 |
0,062 |
|
I alt |
0,5 |
0,35 |
0,85 |
Finansiering
Det samlede finansieringsbehov til etablering i 2006 fremgår nedenfor.
Tabel 11. Finansiering i 2006
|
Aktivitet, mill. kr., 2006 P/L |
Udgift |
|
Udvidelse
af og indretning af Borgerservicecentret på Trianglen |
3,7 |
|
Indretning
af borgerservicecentrene på Jarmers Plads, Vanløse Torv og Amager centret. |
0,8 |
|
Etablering
af back-office-funktion |
6,4 |
|
Finansieringsbehov i alt |
10,9 |
Konkret foreslås det, at 3,7 mill. kr. til udvidelse og indretning af Borgerservicecentret på Trianglen finansieres af Økonomiudvalgets bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1 (sekretariat og forvaltning). Dele af arbejdet udføres af Københavns Ejendomme, hvorfor der i den forbindelse gives en tillægsbevilling på 2,1 mill. kr. i 2006 til Kultur- og Fritidsudvalgets bevilling: Københavns Ejendomme, funktion 6.51.3 (Sekretariat og forvaltning) med dækning på Økonomiudvalgets bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1 (sekretariat og forvaltning).
Under
forudsætning af, at der anvises finansiering, foreslås det, at Københavns
Ejendomme bemyndiges til at indgå aftale om udvidelse af det eksisterende
lejemål i Københavns Borgerservice Trianglen indenfor den anførte ramme til
udvidelse og indretning.
Det foreslås desuden, at 0,8
mill. kr. til indretning af borgerservicecentrene på Jarmers Plads, Vanløse
Torv og Amager centret finansieres af Økonomiudvalgets
bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1 (sekretariat og
forvaltning). Dele af arbejdet udføres af Københavns Ejendomme, hvorfor der i
den forbindelse gives en tillægsbevilling på 0,8 mill. kr. i 2006 til Kultur-
og Fritidsudvalgets bevilling: Københavns Ejendomme, funktion 6.51.3
(Sekretariat og forvaltning) med dækning på Økonomiudvalgets bevilling:
Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1 (sekretariat og forvaltning).
Udgifterne til etablering af back-office-funktionen
(6,4 mill. kr.) foreslås finansieret i forbindelse med budgetforhandlingerne
for 2007. Hvis der indgås aftale i private lejemål, forelægges den endelige adresse Økonomiudvalget i efteråret til godkendelse.
De
årlige driftsudgifter på 0,85 mill. kr. foreslås finansieret af Økonomiudvalgets
bevilling: Økonomiforvaltningen drift, funktion 6.51.1 (sekretariat og forvaltning).
Etablering af kontaktcenter
I 2007 etableres et kontaktcenter. I tabel 12 nedenfor er udgifterne til etablering af kontaktcentret beskrevet, mens driftsudgifterne er beskrevet i tabel 13.
Kontaktcenter
Udgifter til etablering og drift
I forbindelse med etableringen af kontaktcentret vil der være udgifter til ombygning og indretning. Udgifterne hertil udgør i alt 18,3 mill. kr.
Lokale-driftsudgifterne udgør i alt 0,93 mill. kr. årligt.
Finansiering
Udgifterne til etablering og driften af de nye lokaler til kontaktcentret indgår i indstillingen om videreudvikling af Københavns Borgerservice og etablering af et kontaktcenter (ØU 317/06), som behandles parallelt med nærværende indstilling.
Finansieringsbehovet søges dækket ved budgetforhandlingerne.
Bemyndigelsen t
il Københavns Ejendomme til at indgå lejemål indenfor rammen afhænger
således af, at der opnås finansiering heraf ved budgetforhandlingerne.
Tabel 12.
Etableringsudgifter i 2007/2008: Kontaktcenter
|
Mill. kr. – 2006 P/L |
Kontaktcenter |
|
Indretning |
2,7 |
|
Deponering |
15,6 |
|
I alt |
18,3 |
Tabel 13. Årlige driftsudgifter til lokaler i kontaktcenter
|
Mill. kr. – 2006 P/L |
Kontaktcenter |
|
Husleje |
0,78 |
|
Driftsudgifter |
0,15 |
|
I alt |
0,93 |
MILJØVURDERING
Miljøvurderingen tager udgangspunkt i Københavns Kommunes miljømæssige retningslinier for bygge- og anlægsarbejder beskrevet i "Miljø i byggeri og anlæg" vedtaget af BR den 23. februar 2006. Heri beskrives en række minimumskrav og anbefalinger samt et idékatalog med anbefalede virkemidler, hvor minimumskravene er forpligtende for byggeri, mens anbefalinger ikke er forpligtende og kan indgå som virkemidler.
Projekterne omfatter primært mindre ombygninger af eksisterende ejendomme og har derfor ingen væsentlige miljømæssige konsekvenser.
Minimumskrav:
Ny - og ombygning af de fire Borgerservicecentre,
back-office funktion og Kontaktcenter følger og opfylder de miljømæssige
minimumskrav, opdelt på 9 temaer, som er beskrevet i " Miljø i byggeri og
anlæg". Da der er tale om mindre ombygningsarbejder uden væsentlige
miljømæssige konsekvenser gennemføres miljørigtig projektering ikke som
selvstændig aktivitet men integreret i det øvrige projekteringsarbejder og
kvalitetssikringen heraf.
Anbefalinger:
Ingen af de anbefalinger, som er videregående miljøkrav end de ovenfor nævnte minimumskrav der er beskrevet i "Miljø i byggeri og anlæg", er fulgt i de aktuelle projekter, da der er tale om mindre ombygninger i eksisterende ejendomme.
ANDRE KONSEKVENSER
-
HØRING
Indstillingen sendes i
høring i Kultur- og Fritidsudvalget. Indstillingen behandles i Kultur- og
Fritidsudvalget den 7. september 2006.
Claus Juhl /Bjarne Winge