Høringssvar vedr. Fælles Borgerservice i Valby - lokalisering og økonomi

Kultur- og Fritidsudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde torsdag den 7. juni 2007

 

Afbud:

·        Katrina Feilberg (sygdom)

·        Frank Hedegaard (arbejdsmæssige årsager)

 

 

 

9.      Høringssvar vedr. Fælles Borgerservice i Valby - lokalisering og økonomi

(KFU 327/2007)

 

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til forvaltningens forslag til høringssvar til Økonomiudvalget vedr. Fælles Borgerservice i Valby

 

INDSTILLING OG Beslutning

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, 1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender indstillingen som høringssvar til Økonomiudvalget vedrørende Fælles Borgerservice i Valby – lokalisering og økonomi     Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 7. juni 2007: Indstillingen blev godkendt, idet Kultur- og Fritidsudvalget med hensyn til samlokalisering med bibliotekerne yderligere kan pege på en lokalisering på Hans Knudsens Plads. Kultur- og Fritidsudvalget har ingen bemærkninger til, at der som beskrevet i indstillingen indgås en lejekontrakt med en privat udlejer om lokaler på Toftegårds Plads, Gammel Køge Landevej 3, 2500 Valby, idet der ikke er ledige kommunale lokaler i området, som lever op til kravene til et Borgerservicecenter. Der henvises i øvrigt til indstillingens bilag 1, der er et notat udarbejdet af Københavns Ejendomme.

 

Problemstilling

Økonomiudvalget besluttede på sit møde den 8. maj 2007 at sende indstillingen Fælles Borgerservice i Valby – lokalisering og økonomi i høring i de stående udvalg og hos berørte foreninger og organisationer.

 

Kultur – og Fritidsforvaltningen skal overføre 29,2 medarbejdere/normer til Kontaktcenter og Borgerservicecentrene den 1. april 2008. 19 medarbejdere fra Folkeregisteret, 7,2 fra telefonomstillingen, 2 fra Bryllupskontoret og 1 fra Opkrævning og Ejendomsskat. 

 

Denne indstilling er Kultur- og Fritidsforvaltningens forslag til Kultur- og Fritidsudvalgets høringssvar til Økonomiudvalget.

 

Løsning

Kultur- og Fritidsforvaltningen har ingen bemærkninger til det reviderede budget for Fælles Borgerservice i Valby, ligesom forvaltningen ikke har bemærkninger til oprettelsen af en fælles administrativ enhed i Fælles Borgerservice Valby.

 

I relation til ændringsforslaget fremsat i forbindelse med Økonomiudvalgets behandling af indstillingen den 8. maj 2007, skal det bemærkes, at Kultur- og Fritidsforvaltningen finder det naturligt, at en konkret aftale mellem forvaltninger om en fælles administrationsenhed baseres på en fælles vurdering fra de berørte forvaltninger af effektiviseringspotentialet.

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen har følgende bemærkninger til fremgangsmåden i forbindelse med overførsel af personale til borgerservicecentrene og kontaktcentret:

 

Økonomiforvaltningen har lagt op til, at rekrutteringen til Fælles Borgerservice Valby og kontaktcentret sker ved stillingsopslag (i første omgang forbeholdt interne ansøgere), idet det er en forudsætning for velfungerende borgerservicecentre, at de medarbejdere som overflyttes til borgerservice selv har ønsket en sådan overførsel.

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen er enig i, at der skal tages størst mulig hensyn til medarbejdernes ønsker i forbindelse med overførsel af medarbejdere til borgerservicecentrene. Det er Kultur- og Fritidsforvaltningens opfattelse, at de medarbejdere som skal overføres til Borgerservice som udgangspunkt skal være de medarbejdere som i forvejen er beskæftiget med de opgaver som overføres. Efter Kultur- og Fritidsforvaltningens opfattelse bør udvælgelsen af, hvilke medarbejdere som skal overføres derfor ske i den enkelte forvaltning, men i samarbejde med Økonomiforvaltningen, Center for Borgerservice.

 

Efter forvaltningens opfattelse skal der ved udvælgelsen af medarbejdere både tages hensyn til, at de nødvendige kompetencer til sikring af den bedst mulige opgavevaretagelse fremover består både i borgerservicecentrene og i relation til de opgaver som forbliver i fagforvaltningerne, ligesom der ved udvælgelsen skal tages hensyn til medarbejdernes ønske om overførsel eller ej. Dette sikres efter forvaltningens opfattelse bedst ved, at fagforvaltningen forestår udvælgelsen og derimod ikke ved et stillingsopslag, hvor Økonomiforvaltningen kan vælge mellem de indkomne ansøgninger uden hensyntagen om de nødvendige faglige kompetencer herefter er til stede til at løsning af de opgaver som fortsat ligger i fagforvaltningen.

 

I relation til vielsesområdet, hvor der skal overføres 2 medarbejdere fra det nuværende Bryllupskontor, vil det efter Kultur- og Fritidsforvaltningens opfattelse være hensigtsmæssigt, at oplæringen af de yderligere medarbejdere på borgerservicecentrene som skal varetage de ukomplicerede opgaver på vielsesområdet m.m., når disse opgaver overføres til borgerservicecentrene, påbegyndes i efteråret 2007 med henblik på at fremskynde overførslen af området til borgerservicecentrene. Oplæringen af de yderligere medarbejdere kan ske ved sidemandsoplæring i det nuværende Bryllupskontor eller i de eksisterende borgerservicecentre.

 

Forslaget om at fremskynde overførslen af de ukomplicerede opgaver på vielsesområdet til borgerservicecentrene skal ses i sammenhæng med, at en ombygning af Bryllupskontorets nuværende publikumsekspedition på Rådhuset til café må forventes påbegyndt i løbet af efteråret 2007, hvorfor der - hvis der ikke sker en fremskyndelse af  overførslen af de ukomplicerede opgaver på vielsesområdet til borgerservicecentrene - skal etableres en midlertidig publikumsekspedition i andre lokaler på Rådhuset indtil opgaverne overtages af borgerservicecentrene pr. 1. april 2008.

 

Det fremgår af indstillingen Fælles Borgerservice i Valby – lokalisering og økonomi, at de konkrete besparelsesmuligheder ved etablering af fælles borgerservice i de 5 øvrige bydele undersøges nærmere i løbet af forår og sommer 2007, og at der fremlægges en samlet plan for økonomi og udrulning af fælles borgerservice i de resterende bydele i forbindelse med budgetforhandlingerne for budget 2008. Budgetanalysen tager ikke højde for en samlokalisering på et bibliotek. Det er derfor Kultur-Fritidsforvaltningens opfattelse, at hvis dette skal ske skal der ske en mere konkret analyse af denne mulighed inden der tages stilling til økonomien i forslaget. 

 

I den anledning skal Kultur- og Fritidsforvaltningen bemærke, at Kultur- og Fritidsudvalget har foreslået en afprøvning af en samlokalisering af et borgerservicecenter og et bibliotek.

 

Kultur- og Fritidsudvalget pegede i den forbindelse på en række fordele ved en sådan samlokalisering, herunder den allerede eksisterende bemanding på bibliotekerne på ydertidspunkterne og bibliotekernes undervisnings- og vejledningserfaring ikke mindst i forhold til digital selvbetjening.

Det nævnes i Økonomiforvaltningens budgetanalyse af Fælles Borgerservice i Valby (bilag), at der i de øvrige bydele kan være mulighed for inddragelse af bibliotekerne i en samlokalisering, hvilket vil øge potentialet for effektiviseringer.

 

I forlængelse heraf foreslår Kultur- og Fritidsforvaltningen, at der i det videre arbejde med etablering af fælles borgerservice og samlokalisering med bibliotekerne fokuseres på mulighederne for samlokalisering i forhold til følgende 4 borgerservicecentre:

2 i forbindelse nybyggeri:

·        Borgerservice på Amager Vest/Ørestad city (skole og bibliotek)

·        Borgerservice på Bispebjerg 

2 ved renovering af eksisterende lokaler:

·        Borgerservice på Vesterbro/Kongens Enghave 

·        Borgerservice på Nørrebro Blågårds Plads

Hvis der skal ske en samlokalisering med et af de nævnte biblioteker skal der forinden gennemføres en konkret analyse af effektiviseringspotentialet.

 

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser for Kultur- og Fritidsudvalget.

 

Videre proces

Høringssvaret indgår i Økonomiforvaltningens endelige indstilling vedr. Fælles Borgerservice i Valby, som forventes forelagt for Økonomiudvalget den 19. juni 2007 og for Borgerrepræsentationen den 30. august 2007.

 

Bilag

1. Indstillingen Fælles Borgerservice i Valby – lokalisering og økonomi incl. bilag (ØU
   145/2007)

 

 

 

                                                                  Carsten Haurum

        

                                                                                       /Thomas Jakobsen