KUC's årsregnskab for 2000

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 7. juni 2001

28. KUC's årsregnskab for 2000

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget tager KUC's årsregnskab for 2000 til efterretning

at Kultur- og Fritidsudvalget anmoder KUC om en redegørelse pr. 1. oktober 2001 for arbejdet med opfølgning på Revisionsdirektoratets bemærkninger i revisionsprotokollatet til årsregnskab 2000.

Ifølge KUC's vedtægter §11, stk. 2 skal KUC indsende det reviderede og af bestyrelsen godkendte årsregnskab til Kultur- og Fritidsudvalget.

Regnskabet for 2000 er godkendt på KUC's bestyrelsesmøde den 2. maj 2001 og udviser et overskud på 28.846 kr. samt en negativ egenkapital på 1.968.989 kr.

Den negative egenkapital er en konsekvens af underskuddet på 2 mio. kr. fra årsregnskab 1999.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har i forbindelse med sin gennemgang af regnskabet og revisionsprotokollatet konstateret, at de foreliggende forretningsgange ikke altid er blevet efterlevet af aktivitetsstederne, hvilket har resulteret i række henstillinger til opstramninger på forskellige forretningsområder fra Revisionsdirektoratet.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at årsregnskabet tages til efterretning, samt at der på baggrund af Revisionsdirektoratets henstillinger rettes henvendelse til KUC om en redegørelse vedrørende resultatet af de igangsatte tiltag.

Ifølge KUC's vedtægter §11, stk. 2 skal KUC indsende det reviderede og af bestyrelsen godkendte årsregnskab til Kultur- og Fritidsudvalget.

Årsregnskabet for 2000 er godkendt på bestyrelsesmøde i KUC den 2. maj 2001 og fremsendt til Kultur- og Fritidsforvaltningen den 23. maj 2001.

KUC's interne notat af 25. april 2001 (revideret 14. maj 2001) omhandlende KUC's sekretariats bemærkninger til Revisionsdirektoratets årsprotokollat har være forelagt KUC's bestyrelse den 2. maj 2001 sammen med årsregnskab 2000.

Årsregnskabet udviser en positiv udvikling, idet årsresultatet viser et overskud på 28.846 kr. i modsætning til det forventede underskud på 1,5 mio. kr., der blev udmeldt i forbindelse med budgettet for 2000. Ifølge KUCs oplysninger er dette resultat opnået ved en række besparelser på driften. Ifølge KUCs regnskab er der bl.a. blevet sparet på de planlagte investeringer i 2000. Dette har resulteret i en udskydelse af en planlagt renovering af bowlingbanerne i Grøndals Centret, hvilket har givet en besparelse på ca. 2 mio. kr. Det foreligger ikke oplyst, hvilke besparelser, der er gennemført på driften i de enkelte aktivitetssteder.

I KUC's status under kortfristet gæld, kreditorer kr. 7.211.241 indgår bla. en gældspost til Ejendomsdrift på 3,5 mio. kr. Udgiften indgår i regnskabets udgiftspost til husleje, skatter og afgifter i alt 8.354.385 kr.

Revisionsdirektoratets forudsatte krav om udarbejdelse af betryggende og velfungerende forretningsgange på alle væsentlige områder er endnu ikke opfyldt. Således blev der først i marts 2001 til samtlige aktiviteter udsendt en Håndbog for KUC indeholdende en forklaring på håndbogens struktur og opbygning, nogle indholdsfortegnelser og nogle enkelte forretningsgange vedrørende generelle forhold.

Revisionsdirektoratet har i protokollatet fremhævet flere væsentlige kritikpunkter til årsregnskabet bl.a. følgende:

1. I Håndbog for KUC præciseres det, at aktivitetsstederne ikke må modtage Eurocard, Diners mv. Revisionsdirektoratet har konstateret, at denne regel ikke overholdes fuldt ud.

Hertil bemærker KUC, at den eksisterende forretningsgang på området undersøges med hensyn til om den er tidssvarende, samt at der enten vil ske en tilretning af forretningsgangen eller indskærpelse af forholdet over for aktivitetsstederne.

2. Revisionsdirektoratet har ved gennemgang af Vesterbro Kulturhus konto for kassedifferencer beregnet, at der i 2000 har været en kassedifference på netto 8.380 kr., der sammensætter sig af et kasseoverskud på i alt 67.933 kr. og et kasseunderskud på i alt 76.313 kr. Mange og væsentlige kassedifferencer giver udtryk for en uacceptabel usikkerhed omkring kassefunktionen.

KUC bemærker, at sagen vil blive undersøgt nøje og forretningsgangene efterset og i givet fald revideret, for at undgå det fremover. Det konstaterede er helt uacceptabelt i omfang.

3. Revisionsdirektoratet har ved gennemgang af udgifter til kørsel med TAXA bemærket, at der i et vist omfang forekommer udgifter, der vedrører ansattes kørsel mellem hjem og arbejdssted. Det anbefales, at medarbejdernes brug af TAXA tages op til vurdering, og at regler herfor indsættes i Håndbog for KUC.

KUC bemærker, at der snarest vil blive udarbejdet regler for medarbejdernes anvendelse af Taxa.

4. Ved kørsel i KUC's biler under Teknisk afdeling har Revisionsdirektoratet ved en gennemgang af konto for P-leje mv. konstateret, at der i 2000 er afholdt udgifter til afgifter for ulovlig parkering. I Håndbog for KUC er det præciseret, at afgifter for ulovlig parkering, færdselsforseelser og lignende er KUC uvedkommende.

KUC bemærker, at det vil blive indskærpet, at trafikforseelser (P-bøder og andet) er KUC uvedkommende og ikke må afholdes som KUC-udgift. Dette er ind-skærpet over for regnskabsmedarbejderne, og det vil blive tilsvarende indskærpet over for bestyrerne.

5. Ved en gennemgang af udgifter til mobiltelefonsamtaler har Revisionsdirektoratet bemærket, at der forekommer udgifter, der indicerer, at mobiltelefoner også benyttes til privat brug. En sådan benyttelse er et skattepligtigt personalegode, jfr. statsskattelovens §4, jfr. ligningslovens §16. Der bør derfor ved indgåelse af en aftale med den ansatte om brugen af mobiltelefon pålægges denne ikke at anvende mobiltelefonen til privat brug, hvis der ikke skal ske beskatning.

KUC bemærker, at der er ved at blive udarbejdet regler for anvendelse af KUC's mobiltelefoner. Blandt andet skal medarbejderen underskrive en aftale om, at mobiltelefonen kun anvendes i arbejdsmæssig øjemed, hvis medarbejderen skal undgå, at anvendelsen betragtes som et personalegode og dermed beskattes.

6. Revisionsdirektoratets gennemgang af regnskaber vedrørende tjenesterejser i 2000 gav bla. anledning til bemærkning om, at der i flere tilfælde var udbetalt dagpenge, uden at der som grundlag herfor forelå et beregnings- og indberet-ningsbilag vedrørende diæter mv. Der er i nogle tilfælde udbetalt fuld dagpenge-sats, uanset at det af bilagsmaterialet fremgår, at der burde have været sket måltidsfradrag. I et tilfælde var der til en medarbejder udbetalt 2.682 kr., for hvilke der ikke forelå dokumentation for anvendelsen af beløbet. Rejseregnskaberne var i nogle tilfælde ikke udarbejdet med den omhu og akkura-tesse, der kan forventes. Revisionsdirektoratet henstiller, at der i højere grad leves op til de regler, der gælder i forbindelse med tjenesterejser.

KUC bemærker, at reglerne for tjenesterejser mv. vil blive indskærpet, og forret-ningsgangen vil blive revideret med blanketter, der sikrer en bedre datakvalitet.

7. Revisionsdirektoratets gennemgang af huslejekontrakter med KUC som udlejer har givet anledning til bemærkning om manglende regulering af lejeafgifter samt tilpasning til de faktiske forhold.

KUC bemærker, at lejeaftalerne ikke i alle tilfælde er blevet reguleret gennem flere år, på trods af at det står i aftalen. Alle KUC's faste huslejeaftaler er ved at blive gennemgået med henblik på at regulere både aftaler og lejepriser. Der vil blive taget skridt til, at forbrugsafgifter er adskilt fra leje, og at lejen afspejler ønsket niveau (markedsleje eller begrundet nedsat leje).

8. Revisionsdirektoratet har ved gennemgang af priserne for leje af lokaler og baner, herunder motionscentre, i 2000 konstateret, at udlejningspriserne i nogle tilfælde ikke er justeret i flere år. I den vejledende driftsaftale mellem KUC og pågældende aktivitet er der ikke givet nærmere retningslinier for en fastsættelse af udlejningspriserne, men blot at den lokale udlejnings- og prispolitik aftales mellem brugerudvalget og bestyreren. Revisionsdirektoratet finder på den baggrund anledning til at anbefale, at der for alle KUC's aktiviteter foretages en gennemgang af prisniveauet i forbindelse med udlejning af lokaler og baner mv. – også set i lyset af bestemmelserne i konkurrencelovens §11a om konkurrence-forvridende støtte, der er ydet ved hjælp af offentlige midler.

KUC bemærker, at der snarest bliver nedsat en arbejdsgruppe internt i KUC med deltagelse af bestyrere og sekretariatet, der får til opgave at komme med forslag til priskatalog, der indeholder koordinerede priser på lokale- og baneleje gældende for KUC.

9. Af revisionsdirektoratets bemærkninger vedrørende Vesterbro Kulturhus fremgår det, at der i 2000 er givet to udlæg til Terra Nova Kulturinstitution på henholdsvis 18.000 kr. og 20.000 kr. i forbindelse med Cosenzaprojektet. Af projektregnskabet fremgår det, at Vesterbro Kulturcenter ikke har fået dækning for det fulde udlæg og derfor har måttet afholde 14.765 kr. på konto for aktivitetens frie del. Vesterbro Kulturcenter har desuden på konto for aktivitetens frie del ydet tilskud til forskellige kulturelle arrangementer, bla. Høringer, som Kulturmøde over Grænser har afholdt. Der er i forbindelse med en studietur til Italien i juli 2000 afholdt rejseomkostninger for 5.404 kr. på konto for aktivitetens frie del. Revisionsdirektoratet henstiller, at der udarbejdes retningslinier for, i hvilket omfang aktiviteterne på konto for aktivitetens frie del kan afholde udgifter til bl.a. studierejser samt yde til skud mv. til andre kulturelle aktiviteter.

KUC bemærker, at aktivitetens frie del er en konto, hvor det er muligt for brugerudvalgene i de enkelte aktivitetssteder at disponere over nogle midler til særlige arrangementer/projekter. En slags fri kulturstøtte til at understøtte aktivitetsstedets profil og indhold. Imidlertid har praksis udviklet sig forskelligt i de enkelte aktivitetssteder, og kontoen er enkelte steder blevet brugt som en form for mellemregningskonto, således at man reelt har anvendt kontoen som en selv-bevilliget underskudsgaranti på en række områder, og nogle har også nettobogført. Dette er beklageligt. Fra KUC er man i gang med at udarbejde retningslinier for anvendelse af kontoen "aktivitetens frie del". Således vil der fremover alene være tale om en konto, der opfylder formålet om støtte til aktivitetsstedets profil og indhold – ikke som udlæg, mellemregninger, eller på anden vis en bufferkonto.

10. Revisionsdirektoratets bemærkninger for aktivitetens fri del vedrørende bl.a. Amager Kulturpunkt. Afholdelse af koncerter sker oftest i samarbejde med Musikforeningen 5-øren. Ved en gennemgang af regnskaberne for koncerterne bemærkede Revisionsdirektoratet, at der ikke var opført garderobeindtægter i regnskaberne. På forespørgsel herom oplyste Amager Kulturpunkt, at det skyldes, at garderoben typisk bemandes af frivillige medarbejdere fra Musik-foreningen 5-øren, som beholder garderobeindtægterne mod at bemande garderoben. Revisionsdirektoratet finder denne praksis stærk beklagelig, også under hensyn til at denne praksis har betydet, at der ikke er sket afregning med Told- og Skattestyrelsen af moms og A-skat i forbindelse med garderobeind-tægterne. KUC's ledelse har efterfølgende ved skrivelse af 9. marts 2001 meddelt Amager Kulturpunkt, at da garderobeindtægterne er en indtægt som enhver anden, skal de indgå i regnskaberne. Såfremt Amager Kulturpunkt efterfølgende ønsker at honorere foreningerne for deres indsats i garderoben, skal denne udgift indgå som enhver anden udgift i forbindelse med opgørelsen af omkostningerne. Det er præciseret i skivelsen, at man forventer, at denne praksis indføres omgående.

KUC bemærker, at Amager Kulturpunkt, som det fremgår, er blevet gjort tyde-ligt opmærksom på, at den hidtidige praksis med garderobeindtægter ikke er lovlig. Denne praksis er stoppet.

11. Revisionsdirektoratets gennemgang af repræsentation og personaleomkostninger herunder crew-udgifter, dvs. udgifter til madvarer, cigaretter mv. til driftsassistenter i forbindelse med afholdelse af koncerter, er for Amager Kulturpunkts vedkommende posteret på konto for repræsentation vedrørende musikere mv. og på konto for personaleomkostninger. Under en gennemgang af disse konti er det bemærket, at en væsentlig del af disse ret betydelige crew-udgifter dækker indkøb af cigaretter. Revisionsdirektoratet henstiller, at der udarbejdes retningslinier for postering af crew-udgifter samt omfanget og arten af ydelser til crew.

KUC bemærker, at der snarest vil blive udarbejdet retningslinier for crew-udgifter, ligesom det indskærpes over for alle bestyrere. Sekretariatet vil snarest tage initiativ til, at omfanget af crew-udgifter vil blive uddybet og analyseret, og der vil blive et særligt fokus på cigaretudgifter.

12. I notat af 3. november 1999 anbefalede Revisionsdirektoratet, at der blev fastlagt en politik for aktiviteternes modtagelse af sponsortilskud, hvilket KUC var enig i. Det er oplyst, at dette arbejde stadig pågår.

På baggrund af Revisionsdirektoratets kritikpunkter til årsregnskabet 2000 finder Kultur- og Fritidsforvaltningen, at KUC bør anmodes om en redegørelse udarbejdet pr. 1. oktober 2001 om opfølgningen heraf.

Indstillingen har ingen selvstændig økonomisk virkning.

Bilag 1: KUC's årsberetning 2000, indeholdende årsregnskab 2000.

Ida Munk