Evaluering af principper for brugerinddragelse

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede den 17. december 2009 Principper for brugerinddragelse på byens kultur- og fritidsinstitutioner (bilag 1). Sigtet var bl.a. at engagere en større kreds af københavnere i udviklingen og afviklingen af kultur- og fritidstilbud.

I 2009 blev brugerinddragelse primært opfattet som et spørgsmål om formel organisering af eksisterende brugere og om demokratisk indflydelse. Brugerbestyrelser udgjorde den primære indflydelseskanal. En række undersøgelser blandt byens borgere pegede imidlertid på, at langt de fleste københavnerne i højere grad ønskede at involvere sig i planlægningen og afviklingen af konkrete aktiviteter frem for at øve indflydelse på økonomi, personale og øvrige driftsforhold.

Den 24. november 2011 besluttede Kultur- og Fritidsudvalget, at principperne skulle evalueres i 2013, bl.a. ”med henblik på at afklare, om de borgernære enheder oplever principperne som hensigtsmæssige og relevante pejlemærker.”

Kultur- og Fritidsudvalget skal godkende forslag til en ny ramme for borger- og brugerinddragelse (bilag 2), som er udarbejdet på baggrund af evalueringens resultater (bilag 3).

Evalueringens resultater peger på, at vedtagelsen af principperne i høj grad har medvirket til at øge institutionernes fokus på at involvere brugere såvel som ikke-brugere (borgere). Principperne har givet anledning til at afprøve nye inddragelsesformer, som i højere grad sigter på indholdsproduktion og samskabelse (f.eks. afholdelse af læseklubber, afvikling af koncerter, drift af keramikværksteder, digitalisering af arkivalier, upload af fotos på digitale sites m.v.). Fokus er i langt mindre grad på at sikre adgang til formel indflydelse på institutionernes driftsforhold (økonomi, personale og daglig drift). 

På den baggrund foreslår forvaltningen, at Kultur- og Fritidsudvalget vedtager en ny og mere tidssvarende ramme for borger- og brugerinddragelse, som har endnu mere fokus på at inddrage brugere såvel som borgere i uformelle, indirekte og varierede former, og hvor sigtet med involveringen er differentieret: 

Hovedpunkter i forslag til ny ramme for borger- og brugerinddragelse i KFF 2014 (bilag 2):

1. Alle Kultur- og Fritidsinstitutioner inddrager borgere og brugere

2. Inddragelse af borgere og brugere er centralt for udviklingen af kultur- og fritidstilbud

3. Inddragelse af borgere og brugere tilrettelægges af institutionerne, så der er sammenhæng mellem formål, målgruppe og metode

4. Ansvar for økonomi, drift og personale ligger hos institutionens ledelse.

Evalueringens resultater

Varierede indflydelsesformer
Over halvdelen af kultur- og fritidsinstitutionerne har ikke længere et formelt brugerorgan (bestyrelse, råd mv.) men anvender andre mere uformelle og indirekte inddragelsesformer. De institutioner, der fortsat har formelle brugerorganer, benytter også samtidig uformel og indirekte inddragelse. Ingen formelle brugerorganer (bestyrelser, råd og tænketanke) har en direkte beslutningskompetence i forhold til institutionernes drift, men derimod en høringsmulighed/-ret.

Involveringens karakter har fået mere variation, og en bredere kreds af københavnere har fået mulighed for at engagere sig. Involvering af såvel brugere som borgere tilpasses, så der er sammenhæng mellem den målgruppe, der inddrages, det formål, inddragelsen skal opfylde, og den involveringsmetode, der anvendes, f.eks.:

• Indirekte inddragelse – statistik, demografisk data, tilfredshedsundersøgelser, observationer m.v.
• Uformelle ad hoc dialoger – tavler, ris/ros kasser, afstemninger, facebook dialoger m.v.
• Formelle dialogformer – open space, workshops, borgermøder, fokusgrupper, interviews m.v.
• Samproduktioner og partnerskaber – direkte deltagelse og frivillige bidrag til (digital) indholdsproduktion via co-creation
• Direkte brugerstyring – brugere driver (dele af) en institution, facilitet eller aktivitet/kerneydelse
• Kulturfaglige sparringsorganer – tænketanke, advisory boards, brugerråd, brugerpaneler mv.
• Formelle indflydelsesorganer – brugerbestyrelser, fagbestyrelser mv.

Strategisk sigte og tilførsel af værdi 
Borgere og brugere opleves som nødvendige og værdiskabende, idet de tilfører institutionerne indhold, netværk, viden, faglighed, hænder m.v.

Inddragelse af borgere og borgere tjener ikke længere sit eget formål – indflydelse for indflydelsens skyld – men bidrager i langt højere grad til at tilføre værdi og dermed opfylde en række andre strategiske mål såsom øget produktivitet, kvalitetsudvikling, serviceinnovation m.v.

Derudover sikrer borger- og brugerinddragelsen, at institutionernes udvikling sker med udgangspunkt i københavnernes adfærd og behov. På den måde er borger- og brugerinddragelse tæt knyttet til skabelsen af fremtidens kultur- og fritidstilbud.

Hvad siger brugerne?
Undersøgelser blandt brugere og borgere gennemført i 2012 og 2013 viser, at en stor del af kultur- og fritidsinstitutionernes brugere (74 %) ikke deltager aktivt i planlægningen og udviklingen af tilbud. Heraf udtrykker 22 %, at de godt kunne forestille sig at engagere sig mere.

Derudover viser undersøgelserne, at den lille andel af brugere, som rent faktisk inddrages (9 %), er tilfredse med deres muligheder for at engagere sig. Dette understøttes af de adspurgte medlemmer af eksisterende brugerorganer, som udtrykker overensstemmelse mellem deres ønskede og oplevede indflydelse.

Medlemmer af nu nedlagte brugerbestyrelser giver udtryk for, at de med nedlæggelsen af brugerbestyrelserne oplevede et tab af indflydelse på økonomi og driftsforhold. De oplevede ligeledes utilfredshed med processen, om end der udtrykkes forståelse for, at nedlæggelsen var led i en naturlig udvikling.

Evalueringsmetode
Evalueringen er gennemført som en kvalitativ undersøgelse på baggrund af interviews med ledere af alle kommunens kultur- og fritidsinstitutioner. Derudover er der gennemført interviews og spørgeskemaundersøgelser med tidligere og nuværende medlemmer af formelle brugerorganer (bestyrelser, råd, tænketanke). Endvidere indgår resultater af borger- og brugerundersøgelser gennemført i 2012 og 2013 med henblik på at vurdere, hvordan brugere og borgerne generelt oplever deres muligheder for indflydelse. 

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Efter vedtagelse i Kultur- og Fritidsudvalget formidles den nye ramme for borger- og brugerinddragelse til alle borgernære enheder med henblik på det videre arbejde med involvering af borgere og brugere. Derudover sikres det, at rammen kommunikeres til interesserede brugere og borgere.

Rammen for borger- og brugerinddragelse retter sig som udgangspunkt mod kultur- og fritidsinstitutionerne. I Københavns Borgerservice arbejdes der ligeledes med involvering af borgere og brugere i forhold til udvikling af ydelser og services, samt til afvikling af konkrete tilbud. Den foreslåede ramme stemmer fint overens med praksis, der er i Københavns Borgerservice.

Carsten Haurum
                                        
                                            /Susanne Hovgaard Heunicke

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 7. marts 2014:

Indstillingen blev godkendt, idet Kultur- og Fritidsforvaltningen blev bemyndiget til at indarbejde stikord om dialog og inddragelse i hovedpunkt 4.