Kultur- og Fritidsudvalgets årsregnskab 2013 og overførsler til 2014 (2014-0013518)

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender årsregnskabet for 2013 herunder Kultur- og Fritidsforvaltningens regnskabsforklaringer (bilag 1), obligatoriske oversigter (bilag 2), udvalgsbalance (bilag 3) og konklusionsnotat vedr. afstemning af balancekonto (bilag 4).
2. at Kultur- og Fritidsudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anmoder om, at der overføres mer-/mindreforbrug fra 2013 til 2014 vedr. decentral opsparing (bilag 5), eksternt finansierede projekter (bilag 6), lov- eller kontraktmæssigt bundne midler (bilag 7), serviceoverførsler som kan annulleres (bilag 8) og anlæg (bilag 9).
3. at Kultur- og Fritidsudvalget tager oversigten over eksterne tilskud til forvaltningens institutioner (bilag 10) til efterretning.

Kultur- og Fritidsudvalget skal i forbindelse med årsregnskabet forklare væsentlige afvigelser mellem bevilling og regnskab samt udarbejde en række supplerende oversigter.

Udvalget kan anmode Borgerrepræsentationen om at få overført mer-/mindreforbrug fra 2013 til 2014. Anmodningen skal ske i overensstemmelse med Økonomiudvalgets beslutning den 29. oktober 2013. Intern Revision foretager efterprøvning af overførselsanmodningerne, som evt. kan give anledning til mindre justeringer.

Tabel 1: Kultur- og Fritidsudvalgets regnskabsresultat for 2013

De væsentligste forklaringer til afvigelserne er:

Merforbruget på bevilling Københavns Ejendomme, Service, er minimalt, men består af underliggende mer- og mindreforbrug
Mindreforbrug udgør 32,5 mio. kr. og skyldes bl.a. en merindtægt på 9,5 mio. kr. vedr. driftsydelser faktureret til forvaltningerne, en merindtægt på 6,0 mio. kr. som følge af reguleringer af forsikringserstatninger og en mindreudgift på 12,3 mio. kr. til tvistsager om ejendomsskatter og forbrugsafregning, idet hensættelserne foretaget i tidligere år har været større end de faktiske beløb i de afgjorte tvistsager.

Merforbrug udgør 33,0 mio. kr. og skyldes primært merudgifter for 19,6 mio. kr. til administration af anlægsprojekter. Administrationen af anlægsprojekter finansieres med 1,7 pct. af anlægssummen, men den reelle udgift har i 2013 været 3,1 pct. Der har ligeledes været merudgifter på 13,4 mio. kr. til bygningsvedligeholdelse.

Merforbruget på bevilling Kultur og Fritid, Service, skyldes primært overført merforbrug fra tidligere år
Det samlede merforbrug på 2,5 mio. kr. fordeler sig med et merforbrug på 5,8 mio. kr. for de decentrale institutioner og et mindreforbrug på 3,3 mio. kr. på de centrale enheder.

Resultatet for de decentrale enheder stammer fra en række institutioner med et samlet merforbrug på 13,0 mio. kr. og en række institutioner med et samlet mindreforbrug på 7,1 mio. kr. Merforbrugene ligger primært på Kultur Nord og Team Nord - Øst, der begge har negative overførsler fra 2012. Der er for begge institutioner aftalt en handleplan for tilbagebetaling af det overførte merforbrug. Mindreforbrugene er fordelt på 14 decentrale institutioner, der alle overholder det loft på overførsel af mindreforbrug, der er indført fra og med 2013.  

De centrale enheder har haft merforbrug som følge af en efterbetaling til Københavns Kommunes Feriefond, og fordi det ikke har været muligt at udmønte den negative P/L-regulering på de allerede udbetalte tilskud til foreninger, der modtager tilskud efter folkeoplysningsloven.

Mindreforbruget på de centrale enheder skyldes hovedsageligt, at det ikke har været muligt at udbetale samtlige midler under Klubhuspuljen, da en række renoveringer af klubhusfaciliteter ikke er afsluttede. Derudover er der et mindreforbrug som følge af forsinkelsen af opstarten af en artist-/nycirkus-uddannelse på den selvejende institution AFUK.

Mindreforbrug på bevilling Københavns Ejendomme, Anlæg, skyldes primært almindelige byggeudsving
Mindreforbruget på 17,0 mio. kr. skyldes primært de udsving, der almindeligvis må forventes at opstå som følge af mindre og uforudsete forsinkelser. Disse forskydninger vil ikke påvirke ibrugtagningstidspunkterne.

Mindreforbrug på bevilling Kultur og Fritid, Anlæg, kan primært tilskrives et enkelt anlægsprojekt
Mindreforbruget på 4,6 mio. kr. skyldes primært, at projektet ’Klubhus ved Mimersparken’, som er en del af Foreningspakken, er blevet lidt forsinket. Forsinkelsen medfører et senere forbrug af det afsatte budget.

Afvigelsen på finansposter er primært en effekt af fald i betalingsgæld til leverandører 
Finansposterne har en samlet afvigelse på 19,7 mio. kr., hvilket skyldes, at øvrige balanceposter ikke har noget budget. 

Nettoeffekten på kortfristede tilgodehavender er et fald på 4,1 mio. kr., som væsentligst omfatter reguleringer med en stigning for ”mellemregninger mellem foregående og følgende år” med 10,8 mio. kr. samt fald på ”administrationsbidrag på igangværende anlægsprojekter” med 7,5 mio. kr. og ”forsikringsordning” med 8,7 mio. kr.

Nettoeffekten på kortfristet gæld er et fald på 23,8 mio. kr., som væsentligst vedrører en stigning for modtaget deposita på 9,2 mio. kr., samt et fald i leverandørgælden på 42,8 mio. kr., idet der ikke har været lige så mange fakturaer med betalingsfrist i nyt regnskabsår som tilsvarende sidste år.   

Konklusionsnotat om afstemning samt af- og nedskrivninger
Af konklusionsnotatet, jf. bilag 4, fremgår det, at forvaltningen og Koncernservice tilkendegiver, at afstemningen af forvaltningens balancekonti er udført, og at der ikke er risiko for tab i forbindelse med afstemningerne i 2013.

Afskrivninger og nedskrivninger
Forvaltningen har på Kultur- og Fritidsområdet vurderet sine tilgodehavender og har foretaget nødvendige afskrivninger af forældelsestruede tilgodehavender på i alt 0,5 mio. kr. primært på biblioteks- og foreningsområderne. De resterende forfaldne tilgodehavender er vurderet til fortsat at være realistiske. Københavns Ejendomme har hensat beløb til afskrivning i forlængelse af aflæggelsen af årsregnskabet på 0,6 mio. kr. vedrørende forældelsestruede fordringer og på 0,3 mio. kr. vedrørende forældelsestruede fordringer i KBS.På egenkapitalen er der foretaget afskrivning på 0,3 mio. kr. på selskabstømmersager under selskabsskatteområdet og en nedskrivning med 25 pct. af det opførte tilgodehavende svarende til 1,6 mio. kr. for Københavns Ejendomme.

Supplerende oversigter
Kultur- og Fritidsudvalget skal udarbejde en række supplerende oversigter til kvalitetssikring af regnskabet, som er vedlagt i bilag 2, 3 og 4.


Kultur- og Fritidsudvalgets anmodning om overførsler til 2014

På baggrund af Kultur- og Fritidsudvalgets årsregnskab for 2013 anmodes følgende overført fra 2013 til 2014:

Bevilling Københavns Ejendomme, Service: Det samlede nettomerforbrug på 0,5 mio. kr. indgår i kategorien af overførsler der kan annulleres (se bilag 8).

Bevilling Kultur og Fritid, Service: Det samlede nettomerforbrug udgør 2,5 mio. kr. og heraf indgår kun 2,1 mio. kr. i overførselssagen. Dette skyldes, at det det tekniske merforbrug på 0,4 mio. kr. som følge af, at et uforbrugt driftsbudget til en lethal blev overført to gange til kassen i 2013, ikke skal overføres til 2014. Efter aftale med Økonomiforvaltningen, skal det rent teknisk ske ved, at forvaltningen anmoder om at få overført et mindreforbrug svarende til de 0,4 mio. kr. 

De decentrale institutioner med overførselsadgang har en samlet negativ opsparing svarende til et nettomerforbrug på 6,5 mio. kr., der anmodes overført til 2014 (se bilag 5). Derudover er der to decentrale institutioner uden overførselsadgang, der tilsammen har et merforbrug på 0,3 mio. kr. Deres merforbrug indgår i overførsler, der kan annulleres (se bilag 8).

Institutionen Kraftwerket har et eksternt finansieret projekt ’Projektspace’, med et mindreforbrug på 1,0 mio. kr., som anmodes overført (se bilag 6).

Det samlede nettomindreforbrug på 3,7 mio. kr. for de centrale enheder vedrører følgende aktiviteter:

• To ’eksternt finansierede projekter’ med et samlet mindreforbrug på 0,7 mio. kr., der anmodes overført (se bilag 6).
• Fem’kontrakt- eller lovmæssigt bundne’ aktiviteter med et samlet mindreforbrug på  4,8 mio. kr., der anmodes overført (se bilag 7).
• To aktiviteter med et samlet merforbrug på 2,3 mio. kr. placeret i kategorien 'Overførsler som kan annulleres' (se bilag 8). Det drejer sig om:
  • Efterbetaling på 1,5 mio. kr. til Københavns Kommunes Feriefond.
  • Ikke udmøntet negativ P/L-regulering på 0,8 mio. kr. på tilskud til foreninger, der modtager tilskud efter folkeoplysningsloven. Reguleringen af P/L skete efter, at forvaltningen havde udbetalt tilskud til foreningerne.
• Et mindreforbrug på 0,4 mio. kr. vedr. det omtalte driftsbudget til en lethal, placeret i kategorien 'Overførsler som kan annulleres' (se bilag 8). Forvaltningen forventer at mindreforbruget vil blive overført.

Bevilling Københavns Ejendomme – Anlæg, har et samlet netto mindreforbrug på 17,0 mio. kr. i 2013, som anmodes overført (se bilag 9).

Bevilling Kultur og Fritid – Anlæg, har et samlet netto mindreforbrug på 4,6 mio. kr., hvoraf 3,4 mio. kr. anmodes overført (se bilag 9). Det resterende mindreforbrug vedrører afsluttede anlægsprojekter og tilfalder kassen.

Tabel 2: Kultur- og Fritidsudvalgets overførsler fordelt på kategorier:  

	Bevilling Kultur og Fritid	Bevilling Københavns Ejendomme	Kultur- og Fritidsudvalget i alt
Decentral opsparing (bilag 5)	-6,5	0	-6,5
Eksternt finansierede projekter (bilag 6)	1,7	0	1,7
Lov- eller kontraktmæssigt bundne midler (bilag 7)	4,8	0	4,8
Serviceoverførsler som kan annulleres (bilag 8)	-2,1	-0,5	-2,6
Serviceoverførsler i alt	-2,1	-0,5	-2,6
Anlægsoverførsler (bilag 9)	3,4	17,0	20,4

Alle beløb er i mio. kr. Som følge af afrunding kan der være enkelte summer, som ikke stemmer.  

Kultur- og Fritidsudvalgets årsregnskab indarbejdes af Økonomiforvaltningen i kommunens samlede regnskab for 2013, der forelægges Økonomiudvalget den 1. april 2014 og Borgerrepræsentationen den 10. april 2014.

Kultur- og Fritidsudvalgets anmodning om overførsler fra 2013 til 2014 indarbejdes af Økonomiforvaltningen i en samlet overførselssag 2013-2014, der forelægges Økonomiudvalget den 29. april 2014 og Borgerrepræsentationen den 8. maj 2014.

Carsten Haurum
                                                                  / Susanne Hovgaard Heunicke

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 7. marts 2014:

Indstillingen blev godkendt.