Tilgængeliggørelse af Stadsarkivets arkivalier

Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til indstilling om at gøre Københavns arkivalier fuldt tilgængelige for offentligheden.

Indstilling og beslutning

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget lader finansieringen af engangsudgifterne til tilgængeliggørelse inkl. leje for 2013 på 1,4 mio. kr. (p/l 2013) indgå i forhandlingerne ved overførselssagen 2012/13, og
2. at Kultur- og Fritidsudvalget lader finansieringen af lejeudgifterne fra og med 2014 indgå i forhandlingerne om budget 2014.

Problemstilling

I 2010 blev opbevaringsaftalen for knap en fjerdedel (11.000 hyldemeter) af Københavns Stadsarkivs arkivalier opsagt af Amagerforbrændingen.
Kultur- og Fritidsudvalget godkendte på den baggrund den 10. juni 2010, at de berørte arkivalier som en midlertidig foranstaltning blev nedpakket og opbevaret hos et eksternt firma. Arkivalierne har siden da været nedpakket og utilgængelige for offentligheden, hvilket er i strid med arkivloven.

Denne midlertidige foranstaltning var med henblik på at finde en permanent løsning på Stadsarkivets pladsproblem. Det er ikke sket endnu, og selv med en hurtig beslutning om etablering af permanent løsning vil de nedpakkede arkivalier fortsat være utilgængelige i mindst 2 år yderligere regnet fra dags dato.

Stadsarkivet har som følge af utilgængeligheden måtte afvise omkring 2.500 borgeres ønske om indsigt i arkivalierne. Over 20 af disse afvisninger har resulteret i deciderede klager til forvaltningen. Omfanget af henvendelser er stigende.

Løsning

Det er Kultur- og Fritidsforvaltningens vurdering, at der her og nu er behov for at få arkivalierne gjort tilgængelige.
Selvom der etableres en midlertidig løsning, er der fortsat også behov for en permanent løsning, hvor Stadsarkivets samlede arkivalier opbevares samlet, og hvor der igen åbnes op for tilgang af nye emner.

Både en midlertidig løsning med leje af arkiv og en permanent løsning med køb af arkiv kræver finansering fra overførselssagen.

Midlertidig løsning
Det er forvaltingens vurdering, at den bedste midlertidige løsning er at betale en privat leverandør for at pakke ud og sætte på reoler.

En sådan løsning vil skønsmæssigt koste 1,4 mio. kr. (p/l 2013) i 2013 og herefter årlige udgifter i størrelsesorden 0,9 mio. kr. (p/l 2013) til magasinleje og ekspeditioner, så længe den eksterne opbevaring opretholdes.

Status på arbejdet med en permanent samlet arkivløsning
Den 1. juni overtager ejendomsselskabet Freja Ejendomme under Finansministeriet salget af den tidligere Landsarkivbygning, der har magasiner, der umiddelbart kan tages i brug til Stadsarkivets arkivalier. Kultur- og Fritidsforvaltningen er i gang med de indledende drøftelser med Freja. Det sker med henblik på at være forberedt på et eventuelt køb af arkivet i indeværende år.

Køb, indretning og flytning til den tidligere Landsarkiv-bygning på Nuuks Plads koster i størrelsesorden 90 mio. kr. Projektet kan gennemføres indenfor en 2-årig periode

Vælger man i 2013 at afsætte midler til køb af bygningen, kan man nøjes med at flytte arkivalierne én gang, og desuden få lavere ekspeditionsomkostninger. Det betyder, at udgiften til at gøre de 11.000 hyldemeter arkivalier tilgængelige for ekspedition kan blive 1,1 mio. kr. mindre. Dermed kommer de samlede etableringsomkostninger ned på 88,9 mio. kr.

Økonomi

Godkendes indstillingen, vil finansieringen af den midlertidige løsning - 1,4 mio. (p/l 2013) i 2013 indgå i forhandlingerne ved overførselssagen 2012/13. Den årlige lejeudgift på 0.9 mio. kr. (p/l 2013) vil indgå i forhandlingerne om budget 2014.

Carsten Haurum
/Merete Evers Dewilde

Beslutning

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 7. marts 2013:

Dagsordenens punkter 4-9 og 16 blev behandlet under eet.

Indstillingen blev godkendt.

Til top