Særlig undersøgelse af aftalecompliance gennem Kvantum Indkøb

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at:

1. Kultur- og Fritidsudvalget tager Intern Revisions afrapportering til efterretning

Problemstilling

I 2022 konkluderede Intern Revision, at Kultur- og Fritidsforvaltningen ved en øget fokusering på konkrete leverandører kunne hæve forvaltningen aftalecompliance fra 22% til 59-61%, hvilket efterfølgende blev besluttet som forvaltningens måltal for 2023.

Intern Revision bygger deres rapport på data fra 1. december 2022 til og med 30. november 2023. For denne periode konkluderer Intern Revision, at forvaltningen har haft en gennemsnitlig aftalecompliance på 49,1 %.

Forvaltningen har efterfølgende haft en yderligere fremgang i aftale-compliance. Således er forvaltningens aftalecompliance i de første tre måneder af 2024 steget til i gennemsnit 63,4 pct.
Intern Revision har i undersøgelsen særligt haft fokus på de mindre leverandører, og de anbefaler, at Kultur- og Fritidsforvaltningen:

• Fortsætter indsatsen mod leverandører med en årlig indkøbs-volumen over 1,0 mio. kr.
• Tilstræber at indkøbet hos de 246 leverandører, som har aktive indkøbsaftaler, sker således, at der opnås aftalecompliance i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik.

Løsning

Kultur- og Fritidsforvaltningen er enige i rapportens konklusioner og anbefalinger, og forvaltningen vil fortsætte arbejdet på indkøbsområdet ad flere veje:

• Forvaltningen vil i videst muligt omfang anvende de indkøbsaftaler, som kommunen har indgået.
• Forvaltningen vil fortsætte med at registrere indkøbsaftalerne, så indkøbene tæller med, når aftalecompliance opgøres.
• Forvaltningen vil deltage i kommunens generelle arbejde for at opnå en øget aftaledækning ved indgåelse af yderligere ind-købsaftaler.
  Det er Kultur og Fritidsforvaltningens forventning, at den samlede indsats vil hæve forvaltningens aftalecompliance til samlet ca. 72% for 2025, hvilket Intern Revision angiver er et realistisk mål.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Kultur- og Fritidsforvaltningen vil implementere de anbefalinger, som Intern Revision har beskrevet i rapporten.

Søren Tegen Pedersen
/Janus Rønholt Hansen