Fælles arkiv- og magasinløsning for Stadsarkivet, Københavns Museum og Thorvaldsens Museum

Der er i Budget 2015 afsat 2 mio. kr. til at udarbejde et beslutningsgrundlag for en flytning af samtlige Københavns arkiver og magasiner, såvel den halvdel, der ligger på Artillerivej 126, som den anden halvdel, der er spredt på en lang række adresser.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget henviser en fælles arkiv- og magasinløsning for Stadsarkivet og de københavnske museer til forhandlingerne om Overførselssagen 2014-15.

København er udfordret på sine arkiv- og magasinløsninger. Museumsgenstande nedbrydes på grund af særdeles dårlige magasinforhold. Stadsarkivet har pladsmangel, og der kan ikke længere tages imod bevaringsværdige arkivalier fra forvaltningerne. Hertil kommer, at arkiver- og magasiner er placeret på ti forskellige adresser, heriblandt flere i tredjemandslejemål.

Der skal bygges en ny skole på Artillerivej 126, hvilket betyder, at det er nødvendigt at flytte de arkiver og magasiner, som i dag er placeret her. Der er hertil afsat 51 mio. kr. i Budget 2015.

I Budget 2015 er der derfor afsat 2 mio. kr. til at udarbejde et beslutningsgrundlag om en samlet arkiv- og magasinløsning for Stadsarkivet, Københavns Museum og Thorvaldsens Museum, der kan indgå i Overførselssagen 2014-15. 

Nyt magasin til alle Københavns Kommunes arkivalier og museumsgenstande
Nærværende indstilling har afsæt i, at der bygges et magasin på 7.000 m2, hvor alle kommunens museumsgenstande og arkivalier samles. Publikumsservicering forbliver på Københavns Rådhus. Magasinet placeres inden for ca. 1 times offentlig transport fra Københavns centrum (se bilag). Afsættes der midler nu, kan magasinet tages i brug 1. maj 2018.

En fælles arkiv- og magasinløsning kan etableres som et offentligt-privat partnerskab (OPP). Alternativt kan Københavns Kommune stå for både anlæg og drift. Etableringsudgifterne er næsten ens for de to scenarier, mens driftsudgifterne i et OPP-projekt er 300.000 kr. lavere årligt.

Offentligt-privat partnerskab 
Et fælles arkiv og magasin kan anlægges som et OPP-projekt, hvor en privat partner er ansvarlig for anlæg og drift af bygningen i en 30-årig periode. Et sådan projekt skønnes at koste:

• 131 mio. kr. for bygningen
• 5 mio. kr. årligt i øgede driftsudgifter

Fordelen ved en OPP-løsning er, at der er konkurrence på anlægs- og driftsomkostninger, hvilket forventes at optimere projektets totaløkonomi. Desuden er kommunen garanteret en langsigtet og veldefineret løsning, idet leverandøren er ansvarlig for både anlæg og drift i 30 år. Københavns Ejendomme (KEjd) anbefaler af samme årsager en OPP-løsning (se bilag).

Kommunalt anlægsprojekt
Et fælles arkiv og magasin kan anlægges som et kommunalt anlægsprojekt, hvor kommunen bygger og driver anlægget, som det kendes fra de fleste kommunale byggeprojekter. Et sådan projekt skønnes at koste:

• 130 mio. kr. i anlægsudgifter
• 5,3 mio. kr. årligt i øgede driftsudgifter  

En fælles arkiv- og magasinløsning
Arkiv- og magasinløsningen er udarbejdet i samarbejde med KEjd. Projektet er udformet som en tidssvarende, prisbesparende og pragmatisk magasinløsning, med Aalborg-magasinløsningen som referenceramme.

Med et fælles arkiv og magasin vil Københavns Kommune opnå:   

• tidssvarende magasinforhold, der bevarer den københavnske kulturarv for fremtiden og efterlever Kulturstyrelsens kritik af magasinerne fra 2009, 2014 og 2015
• en samling af museumsgenstande og arkivalier frem for de 10 adresser, der eksisterer i dag. Det skaber overblik, tilgængelighed og gode muligheder for løbende vedligeholdelse af samlingen
• rationel drift på tværs af institutioner, med energieffektive og bæredygtige løsninger, herunder klimastyring og fælles transport til og fra arkivet
• besparelse på ca. 600.000 kr. på tredjemandslejemål
• at Stadsarkivet igen kan modtage papirarkivalier, hvilket frigør plads i forvaltningerne 
• et fælles arkiv og magasin der vil understøtte samarbejdet mellem institutionerne i den nye museumsenhed

Flytning og skimmelsvamp
Udgifterne til flytning og skimmelsvamp på museumsgenstandene skønnes at være i størrelsesordenen 28 mio. kr., fordelt med 12 mio. kr. til flytning og 16 mio. kr. til afrensning af skimmelsvamp, registrering og nedpakning. Flere steder er der skimmelsvamp i museumsmagasinerne. Det skyldes bl.a., at flere af magasinerne er beliggende i kældre, der flere gange har været oversvømmet. Kultur- og Fritidsforvaltningen er i gang med en kortlægning af dette. Der udarbejdes en selvstændig indstilling om flytning og skimmelsvamp.


Ekstra flytteomkostninger ved dobbelt flytning
Kultur- og Fritidsforvaltningen er i dialog med Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF). BUF har angivet, at en forudsætning for at skolen på Artillerivej står klar til skoleåret 2019, er at Kultur- og Fritidsforvaltningen har rømmet Artillerivej 1. oktober 2016. Det medfører en dobbelt flytning og midlertidig genhusning af arkivalier og museumsgenstande samt en indretning af nye lokaler. Det skønnes foreløbigt at koste 9,5 mio. kr. KFF og BUF er i dialog om at udarbejde et fælles budgetnotat til forhandlingerne om Overførselssagen 2014-15 herom.


Tilvalgsscenarier:

• Byggeret til en udvidelse på 50 % i zone 3 skønnes at koste 2 mio. kr. Dette giver mulighed for at udvide magasinet på sigt og dermed potentiale for samarbejde med eksterne institutioner og kommuner. Flere har allerede vist interesse for at leje sig ind i magasinet, og udleje vil have positiv betydning for driftsøkonomien.

• Placering af magasinet tættere på København i en omegns Kommune – jf. zone 2 i bilaget vurderer KEjd at koste yderligere 10 mio. kr. En placering i Københavns Kommune bliver særdeles vanskelig, da det vil være svært at finde en ledig grund, med en byggeret på 7.000 m2 og der vil være en række andre forhold, der vil fordyre projektet markant.

Genhusning udelukkende af arkiver og magasiner på Artillerivej 126
Skolebyggeriet på Artillerivej 126 betyder, at arkivalier og museumsgenstande herfra under alle omstændigheder skal genhuses. Der er hertil afsat 51 mio. kr. i Budget 2015.

Projektet er relativt velbeskrevet. Anlægsudgiften er 63 mio. kr.

Herudover er der udgifter til flytning (7 mio. kr.) og skimmelafrensning (4 mio. kr.). Desuden udestår udgifter til dobbelt flytning, midlertidig genhusning samt indretning af nye lokaler i størrelsesordenen 9,5 mio. kr.

Der vil være øgede driftsudgifter i størrelsesordenen 1,6-1,9 mio. kr. årligt, afhængigt af finansieringsmodel.

En genhusning af Artillerivej 126 har afsæt i, at en eksisterende bygning på ca. 4.000 m2 ombygges. Publikumsservicering forbliver på Københavns Rådhus, mens de øvrige magasiner ikke berøres. Magasinet placeres inden for ca. 1 times offentlig transport fra Københavns centrum (se bilag). Afsættes der midler nu, kan magasinet tages i brug 1. januar 2018.

Offentligt-privat partnerskab 
Udgifterne til en genhusning af Artillerivej 126 i en ombygning der udbydes som et OPP-projekt er estimeret til 63 mio. kr. for bygningen og 11 mio. kr. for flytning, flytteforberedende arbejde og skimmelafrensning. Det foreløbige estimat viser, at de løbende driftsudgifter øges med 1,6 mio. kr. årligt.

Kommunalt anlægsprojekt
Udgifterne til en genhusning af Artillerivej i en ombygning der anlægges og drives af kommunen, er estimeret til 63 mio. kr. i anlægsudgifter og 11 mio. kr. for flytning, flytteforberedende arbejde og skimmelafrensning. De løbende driftsudgifter øges med 1,9 mio. kr. årligt.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Carsten Haurum

                                                        / Mads Kamp Hansen

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 6. marts 2015:

Indstillingen blev godkendt.

På baggrund af udvalgets tilkendegivelser og præciseringer udarbejdes der et budgetnotat med henblik på overførselssagen 2014-2015.

Rikke Lauritzen, Allan Ahmad og Trine Schaltz ønskede følgende tilført beslutningsprotokollen:
"Enhedslisten og SF anbefaler, at budgetpartierne vælger at man laver den fælles arkiv- og magasinløsning som et kommunalt anlægsprojekt."