Oprettelse af forening vedrørende Triennalen
Borgerrepræsentationen afsatte i Budget 2024 finansiering til udvikling og afholdelse af en tilbagevendende kunst- og kulturevent i København, den såkaldte Triennale. Der blev afsat 2 mio. kr. årligt i en tiårig periode til projektledelse og fundraising samt 30 mio. kr. til afholdelse af tre events fra 2027 og frem (KF102).
Gennemførelsen forudsætter et stort engagement blandt de store kulturinstitutioner i København samt ekstern finansiering fra fonde, erhvervsliv mv., og som en del af det videre arbejde skal der tages stilling til organisering.
Kultur- og Fritidsforvaltningens vurderer, at stiftelse af en forening er den bedste organisationsform til at løfte opgaven med at udvikle og gennemføre Triennalen.
Indstillingen indeholder et udkast til vedtægter (bilag 1), som er udarbejdet i dialog med relevante kulturinstitutioner og potentielle partnere, samt en godkendelse af Københavns Kommunes stiftelse og deltagelse i foreningen.
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler:
- at Københavns Kommune er medstifter og medlem af foreningen Triennalen,
- at udkast til vedtægter for foreningen Triennalen godkendes,
- at Borgerrepræsentationen udpeger 2 medlemmer til bestyrelsen, hvoraf kultur- og fritidsborgmesteren er det ene medlem,
- at Kultur- og Fritidsforvaltningen bemyndiges til at arbejde videre med stiftelsen af foreningen.
Problemstilling
Organiseringen af det videre arbejde med Triennalen skal sikre langsigtede og stabile rammer udenfor kommunens organisation med et stærkt ejerskab blandt de bidragende institutioner, fonde, erhvervsaktører mv.
I forbindelse med forberedelsen af Triennalen er der nedsat en handletank, hvori mange af de store kulturaktører i København er repræsenteret. Handletankens anbefalinger til Triennalen fremgår af bilag 5.
Løsning
Organisationsform
Der peges på en forening som rette organisationsform pga. følgende:
- Københavns Kommune kan være medstifter af foreningen.
- En forening sikrer størst mulig fleksibilitet i forhold til medlemskreds, governancemodel og vedtægter.
- Københavns Kommune kan være medlem af foreningen, så længe denne udelukkende varetager lovlige kommunale opgaver.
- Foreningen kan udbyde ydelsen med at udvikle og afvikle Triennalen til en ekstern operatør på markedsvilkår.
- Foreningen finansieres gennem kontingent, tilskud, sponsorater og egen indtægter, og en forening vil selv kunne gennemføre fundraising fra en bred vifte af partnere.
- Københavns Kommune kan styre foreningens aktiviteter via vilkår i tilskudsaftaler.
Man vil forholdsvis hurtigt kunne oprette en forening, og Københavns Kommune kan beslutte at udtræde af foreningen igen. Triennalen kan efterfølgende omdannes til en fond, hvis man ønsker det på sigt.
Udkast til vedtægter for foreningen
Udkast til vedtægterne fremgår af bilag 1. Bilag 3 indeholder en kort gennemgang af en række væsentlige bestemmelser i vedtægterne.
Der er lagt vægt på følgende hensyn:
- at foreningen har de bedst mulige rammer for at konceptudvikle, planlægge og afvikle Triennalen med relevante kulturaktører,
- at Københavns Kommune udpeger to ud af 7 medlemmer af bestyrelsen,
- at bestyrelsen skal besidde kompetencer indenfor ledelse, drift og eventplanlægning samt viden indenfor kunst og kultur,
- at der foreligger klare regler for foreningens formål, rammerne for medlemskab og mulighed for udtræden af foreningen.
Værnsregler
Værnsreglerne skal være med til at sikre, at foreningen kan agere professionelt med henblik på at kunne gennemføre en stor kulturevent, jf. bilag 4.
Økonomi
Udgifterne til etableringen af foreningen, herunder den stiftende generalforsamling, samt udgifter til advokatbistand mv. afholdes af de midler, der er afsat til Triennalen i forbindelse med Budget 2024.
Videre proces
Hvis indstillingen godkendes, skal foreningen stiftes. Dette sker formelt på den stiftende generalforsamling, og kan gøres af Københavns Kommune sammen med relevante initiativtagere. En repræsentant fra et eksternt advokatfirma vil sikre, at formalia bliver fulgt i forbindelse med den stiftende generalforsamling.
Én af foreningens første opgaver bliver at forberede udbud af ydelsen med at udvikle og afholde Triennalen, og derefter færdigudvikle konceptet i samarbejde med den operatør, der indgås aftale med. Til denne opgave skal der etableres en støttefunktion.
Det anbefales, at der rekrutteres en person til opgaven med henblik på at vedkommende kan tiltræde ved oprettelsen af foreningen. Vedkommende vil kunne trække på de eksisterende kompetencer i Kultur- og Fritidsforvaltningen indenfor tilskudsadministration, regnskab, udbud osv. Indledningsvis vil kommunens lokaler kunne anvendes. En indstilling om operatørudbuddet vil blive forelagt Kultur- og Fritidsudvalget.
Når foreningen er blevet oprettet, vil Kultur- og Fritidsudvalget skulle tage stilling til en tilskudsaftale for foreningen med henblik på udmøntning af midlerne afsat i Budget 2024.