Fritidsportalen

Kultur- og Fritidsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 5. august 2004

 

 

Sager til beslutning

 

8.      Fritidsportalen

(KFU 228/2004)

 

INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at den fælles portal for fritidsfaciliteter (Fritidsportalen) forankres i Kultur- og Fritidsforvaltningen

at fordeling af lokaler fortsat foretages af Folkeoplysningsudvalget og Kultur- og Fritidsforvaltningen samt i KI's brugerbestyrelser.

 

 

RESUME

Borgerrepræsentationen besluttede den 6. december 2001 at udarbejde en fælles portal for fritidsfaciliteter (Fritidsportal). Formålet med Fritidsportalen er at sikre en lettere og mere tilgængelig ansøgningsprocedure for brugerne af idræts- og fritidsfaciliteterne i Københavns Kommune. Der er afsat 3,2 mio. kr. til udarbejdelse af Fritidsportalen.

Borgerrepræsentationen besluttede ligeledes, at der skulle nedsættes en arbejdsgruppe, der skulle komme med konkrete systemforslag, forslag til forankring og modeller for udbygning af portalen.

Arbejdsgruppen foreslår, at Fritidsportalen forankres i Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Samtidig anbefaler arbejdsgruppen, at fordeling af lokaler fortsat foretages af Folkeoplysningsudvalget og Kultur- og Fritidsforvaltningen samt i KIs brugerbestyrelser.

Der er aftalt en tidsplan, der muliggør at Fritidsportalen vil være parat til ansøgninger om lokaler for sæson 2005/06.

Udviklingen af Fritidsportalen kan foretages inden for den bevilligede ramme.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Formålet med Fritidsportalen er at sikre en lettere og mere gennemskuelig ansøgningsprocedure for brugerne af idræts- og fritidsfaciliteter i Københavns Kommune.

Historie

I forbindelse med omorganisering af fritidslivet besluttede Borgerrepræsentationen d. 6. december 2001 (BR 620/01) vedrørende den fælles portal at nedsætte en IT-arbejdsgruppe, hvortil der knyttes ekstern konsulentbistand. Arbejdsgruppens opgave var bl.a. at udarbejde et konkret systemforslag til en fælles portal. Samtidig skulle der arbejdes videre med at udvikle og konkretisere principperne for henholdsvis model A og model B, der begge betragtes som overbygningsmodeller på IT-portalen. Spørgsmålet om forankringen af portalen skulle afvente arbejdsgruppens anbefaling.

IT-arbejdsgruppe

Der blev nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanter fra de berørte enheder i forvaltningen, Fritid & Idræt (det tidligere Idrætssekretariat og Folkeoplysningssekretariat), KI, kultur- og medborgerhuse, IT-afdeling samt fra Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen og Vej & Park. SAP og T-systems var eksterne konsulenter på arbejdet, som i april 2003 resulterede i to rapporter med hhv. en vurdering af et bookingsystem og en anbefaling vedrørende indhold og funktionalitet i Fritidsportalen.

På baggrund heraf har Kultur- og Fritidsforvaltningen og KI siden arbejdet på et konkret systemforslag.

Overbygningsmodeller

I forbindelse med behandlingen i Borgerrepræsentationen i 2001 blev der skitseret to modeller for udbygningen af portalen. Model A, hvor al lokalefordeling sker i et fælles fordelingsudvalg og model B, hvor der dannes en enhedsadministration hos KI, hvor alle lokaler administreres.

Siden er der på de enkelte anlæg i KI blevet nedsat brugerudvalg, som er tillagt fordelingskompetencen over KI's anlæg.

I dag foretages fordelingen lokalt i KI, mens der er en central fordeling for så vidt angår de lokaler, som Fritid & Idræt fordeler på skolerne.

Denne fordelingspraksis fastholdes med denne indstilling.

Det foreslås, at der i første fase udbydes lokaler fra Fritid & Idræt og KI via portalen. Fordeling af lokaler i kultur- og medborgerhuse indgår ikke i første fase. Årsagen er et ønske om først at have et velfungerende system for idrætsfaciliteter før flere facilitetsformer kobles på.

Den valgte løsning er forberedt for senere udbygning.

Forankring

Det indstilles, at portalen forankres i Kultur- og Fritidsforvaltningen med systemansvar i Fritid & Idræt og driftsansvar i Økonomi & IT. Begrundelsen er, at opgaven med lokalefordelingen ligger her, og at arbejdsgruppen er enig om at anvende KMD-Booking, som i dag anvendes til fordeling af skolelokaler m.m., som grundlag for Fritidsportalen.

Konkret systemforslag

I efteråret 2003 blev der nedsat en ny arbejdsgruppe med repræsentanter fra Fritid & Idræt og KI, som konkretiserede anbefalingerne til en kravspecifikation, der danner udgangspunkt for udviklingen af Fritidsportalen.

Resultatet af arbejdet er følgende krav til portalen:

Fritidsportalen skal gøre Kultur- og Fritidsforvaltningen i stand til via Internettet at kunne præsentere de faciliteter, som stilles til rådig­hed for borgerne til idræt og øvrige fritidsaktiviteter. Desuden skal portalen give øgede muligheder for, at foreningerne i Københavns Kommune kan ansøge om tilskud og indberette oplysninger til forvaltningen på en lettilgængelig måde.

Borgerne i Københavns Kommune skal med Fritidsportalen kunne se, hvor faciliteterne ligger, og hvad de kan anvendes til. Borgerne skal selv kunne bestille/booke/betale baner på den enkelte facilitet, eller de skal kunne se, hvilke foreninger der er på faciliteten, så de kan tage kontakt til foreningerne.

Borgerne skal endvidere kunne finde oplysninger om foreningslivet i Københavns Kommune og hvilke aktiviteter, de mange foreninger tilbyder borgerne.

Foreningerne i kommunen skal selv via Internettet kunne bestille/booke trænings-/turneringsbaner mv. De skal kunne se, hvor der er ledig kapacitet, hvis de får behov for mere tid.

Endvidere skal foreningerne med en internetbaseret ansøgningsproces på Fritidsportalen opleve en forenkling i forhold til de nuværende forretningsgange, hvor oplysningerne indsendes på papir.

Endvidere vil det blive nemt for medarbejderne på de enkelte faciliteter at administrere og foretage opdateringer af faciliteterne.

Målet er, at der opnås en effektivisering ved at få et samlet overblik over alle lokaler og anlæg i kommunen og deres udnyttelsesgrader via Fritidsportalen.

Proces

På baggrund af kravspecifikationen har KMD fremsendt et forslag til løsning af opgaven. I forbindelse med kontraktindgåelsen anvender Kultur- og Fritidsforvaltningen KPMG som rådgiver. KPMG har udarbejdet et forslag til en foranalyse, som skal udføres inden udgangen af august 2004 og udmunde i kontrakt om levering af løsningen med udgangspunkt i Statens Standardkontrakt 33. Tidsplanen vil være at løsningen leveres i løbet af efteråret 2004 med overtagelsesprøve afsluttet 1. februar 2005. Således vil Fritidsportalen være parat til ansøgninger om lokaler til sæson 2005-2006.

Økonomi

Der blev med Borgerrepræsentationens beslutning i december 2001 afsat 3,2 mio. kr. til portalen. Der er anvendt midler til den midlertidige portal på www.fritidkbh.dk og til konsulentbistand. Bevillingen er overført, og der resterer 2,8 mio. kr.

Udviklingen af systemet foretages inden for denne ramme.

 

MILJØVURDERING

Der er ikke foretaget miljøvurdering, men forslaget skønnes ikke at have miljømæssige konsekvenser.

 

ØKONOMI

Der er ingen økonomiske konsekvenser udover de i indstillingen nævnte.

 

ANDRE KONSEKVENSER

Der er ikke andre konsekvenser.

 

HØRING

Forslaget er udarbejdet i samarbejde med KI.

 

BILAG

Ingen

 

                      Carsten Haurum

/Mads Kamp Hansen