Iværksættelse af behandling af personoplysninger i forbindelse med vielser

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 5. april 2001

14. Iværksættelse af behandling af personoplysninger i forbindelse med vielser

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at der i forbindelse med ikrafttræden af persondataloven (lov nr. 429 af 31. maj 2000) fortsat kan ske behandling af personoplysninger i medfør af denne lov for så vidt angår foretagelse af vielser,

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at der kan ske anmeldelse af disse behandlinger vedrørende vielser til Datatilsynet.

I henhold til § 6, stk. 1, i "Sikkerhedsregulativ for behandling af personoplysninger i Københavns Kommune og bydelene" skal beslutning om behandling af personoplysninger træffes af vedkommende udvalg.

Der skal forinden iværksættelse af behandling foretages anmeldelse til Datatilsynet, jf. § 43 i Lov om behandling af personoplysninger.

Indstilling drejer sig om allerede eksisterende behandling og er alene forårsaget af reglerne i den nye Persondatalov.

I forbindelse med ikrafttrædelsen af Persondataloven den 1. juli 2000, bortfaldt alle eksisterende registerforskrifter. Disse skal erstattes af anmeldelser af behandlinger af personoplysninger til Datatilsynet. Persondataloven indeholder en række overgangsregler. Bl.a. skal alle behandlinger, der er påbegyndt før den 24. oktober 1998, være anmeldt til Datatilsynet senest den 1. april 2001.

Nærværende anmeldelse vedrørende behandlinger af personoplysninger i vielsessystemet træder i stedet for de tidligere registerforskrifter, der er godkendt af Borgerrepræsentationen i henhold til det tidligere gældende sikkerhedsregulativ for Københavns Kommunes og bydelenes EDB-systemer, november 1997.

Persondataloven gennemfører Europarlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995. Lovteksten er meget tæt på ordlyden af direktivet, hvilket bl.a. er valgt for at undgå en eventuel traktatkrænkelsessag fra Kommissionen mod Danmark. Det følger af loven, hvilke anmeldelser der skal foretages til Datatilsynet.

Behandling af almindelige personoplysninger, som ikke omfatter oplysninger af fortrolig karakter, er undtaget fra kravet om anmeldelse, jf. § 44. Behandlingen af personoplysninger af fortrolig karakter kræver anmeldelse til Datatilsynet. Det afgørende for, om en oplysning må anses for fortrolig, er en vurdering af, om oplysningen er af en sådan karakter, at den efter den almindelige opfattelse i samfundet bør kunne forlanges unddraget offentlighedens kendskab.

Endvidere er det en betingelse for iværksættelse af behandlinger af særlige følsomme personoplysninger, at de ikke alene anmeldes, men at Datatilsynet tillige afgiver en udtalelse, inden man kan begynde på databehandlingen. Dette gælder bl.a. for behandlinger, der omfatter følsomme oplysninger, jf. § 45. Som følsomme oplysninger betragtes oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold, oplysninger om helbredsforhold, seksuelle forhold, oplysninger om strafbare forhold og væsentlige sociale problemer.

Anmeldelsesreglerne gælder for alle behandlinger af personoplysninger, som påbegyndes efter persondatalovens ikrafttræden den 1. juli 2000.

I forbindelse med foretagelse af vielser som indebærer behandling af personoplysninger, foretages følgende typer af behandlinger:

Generel beskrivelse: Borgmesteren er prøvelsesmyndighed med hensyn til betingelser for indgåelse af ægteskab. Prøvelse foretages efter anmodning herom. Prøvelsen foretages i den kommune, hvor en af parterne bor – eller hvis ingen af parterne bor i landet – på det sted, hvor en af parterne opholder sig. Parterne skal fremlægge fødsels-, dåbs- eller navneattest samt eventuelt yderligere dokumentation. Prøvelsen resulterer i en prøvelsesattest, eller en ægteskabsattest (hvis vielsen skal finde sted i udlandet). Prøvelsesmyndigheden fører bog over prøvelses- og ægteskabsattesterne. Borgmesteren (eller den han bemyndiger hertil) foretager borgerlig vielse efter anmodning herom. Vielsesmyndigheden modtager en prøvelsesattest fra udlandet. Vielsen foretages i nærværelse af 2 vidner. Der er offentlig adgang til vielsen. Vielsesmyndigheden udleverer en vielsesattest til de nygifte. Vie lsesmyndigheden fører en ægteskabsbog og et duplikat af ægteskabsbogen. Der kan opkræves gebyr for prøvelse samt betaling for oversættelse af dokumenter og tolkebistand. I forbindelse med sagsbehandlingen indberettes data og notater til de anvendte registre, og der udarbejdes dokumenter i et tekstbehandlingssystem. Dokumenter kan scannes og opbevares på edb-medie. Materialet gemmes som dokumentation for sagsbehandling, der er udført samt til sagsstyring og sagsopfølgning. Det anførte gælder tilsvarende ved indgåelse af registreret partnerskab.

Kategorier af registrerede og oplysningstyper: A. Personer der har fremsat ønske om at indgå ægteskab/registreret partnerskab: 1. Identifikationsoplysninger. 2. Efternavn efter vielsen. 3. Statsborgerskab. 4. Opholdsgrundlag. 5. Giftes med. 6. Opløsning af tidligere ægteskab. 7. Børn. 8. Ægteskabstilladelse. 9. Forældres samtykke. 10. Værgemål. 11. Værgens samtykke. 12. Slægtskab eller adoptionsforhold mellem parterne. 13. Lægeerklæring. 15. Vielsen. 16. Notater. – B. Vidner: 1. Identifikationsoplysninger. - C. Tidligere ægtefælle/registreret partner: 1. Identifikationsoplysninger 2. Opløsning af tidligere ægteskab - D. Værge: 1. Identifikationsoplysninger. 2. Oplysning vedrørende prøvelsen. - E: Barn der medtages i ægteskabet/partnerskabet: 1. Identifikationsoplysninger 2. Slægtskab.

Følgende følsomme oplysninger behandles: 1. Religiøs overbevisning. 2. Helbredsforhold. 3. Seksuelle forhold. 4. Andre oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold.

Der modtages oplysninger fra følgende enheder: 1. Det Centrale Personregister (CPR) 2. Andre kommuner.

Der videregives oplysninger til følgende modtagere: 1. Andre kommuner: Prøvelseskommunen modtager oplysninger fra bopælskommunen eller en tidligere bopælskommune 2. Andre kommuner: Oplysninger til bopælskommunen om vielsen. 3. CPR: Oplysninger om vielsen.

Behandlinger har følgende formål: Prøvelse af betingelserne for indgåelse af ægteskab eller registreret partnerskab samt borgerlig vielse og indgåelse af registreret partnerskab.

Opgaverne løses i medfør af bestemmelserne i de følgende love/bekendtgørelser: 1. Lov om ægteskabs indgåelse og opløsning 2. Lov om registreret partnerskab 3. Bekendtgørelse om ægteskabs indgåelse.

Behandlingerne sker ved hjælp af elektronisk databehandling i Kommunedatas Vielsessystem. Der benyttes pc'er til tekstbehandling og lignende.

Der kan ske udarbejdelse af statistik og der kan foretages revision.

Københavns Kommunes Kultur- og Fritidsforvaltning er systemansvarlig for det edb-system der benyttes ved behandlingen.

Endvidere indgår personoplysningerne i den løbende behandling af indsigtsanmodninger og klagesager.

Behandlingerne er begyndt 1. januar 2000.

Sletning/opbevaring af oplysningerne: Prøvelsesbøgerne afleveres til Københavns Stadsarkiv 5 år efter, at de er indbundne. 2. Ægteskabbøger afleveres til Københavns Stadsarkiv 50 år efter, at de er indbundne. 3. Duplikat af bøgerne afleveres til Københavns Stadsarkiv, når de er indbundne. 4. Øvrige dokumenter tilintetgøres efter 10 års opbevaring.

Uddybende sikkerhedsregler er fastlagt i "Sikkerhedsregulativ for behandling af personoplysninger i Københavns Kommune og forsøgsbydelene" vedtaget af Borgerrepræsentationen den 21. september 2000.

Forslaget har ingen økonomiske konsekvenser

Der er ikke foretaget høring.

Kopi af anmeldelse til Datatilsynet

Ida Munk

/Knud Langberg