Indgåelse af virksomhedskontrakt mellem Kultur- og Fritidsforvaltningens administrerende direktør og Ejendomsdrifts ledelse
Indgåelse af virksomhedskontrakt mellem Kultur- og Fritidsforvaltningens administrerende direktør og Ejendomsdrifts ledelse
Kultur- og Fritidsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde torsdag den 4. december 2003
Sager til beslutning
16. Indgåelse af virksomhedskontrakt mellem Kultur- og Fritidsforvaltningens administrerende direktør og Ejendomsdrifts ledelse
(KFU 384/2003)
INDSTILLING
Kultur-
og Fritidsforvaltningen indstiller,
at Kultur- og Fritidsudvalget godkender indgåelsen af vedlagte virksomhedskontrakt mellem Kultur- og Fritidsforvaltningens administrerende direktør og Ejendomsdrifts ledelse.
RESUME
Grundlaget
for indgåelse af kontrakten er Kultur- og Fritidsforvaltningens direktions
beslutning om, at Ejendomsdrift skal kontraktledes.
Ejendomsdrifts
ledelse har derfor besluttet, at udarbejde en hovedkontrakt (vedlagt som bilag
1) der, efter godkendelse af Kultur- og Fritidsudvalget, indgås mellem Kultur-
og Fritidsforvaltningens administrerende direktør og Ejendomsdrifts ledelse
Ejendomsdrifts
ledelse har i forbindelse med kontraktledelsesprojektet tidligere indgået i alt
seks delkontrakter (vedlagt som bilag 2 – 7) med ledelsen af følgende områder:
- Drift Kødbyen
- Ejendomsvedligeholdelse
- Ejendomsadministration
- Rengøringsservice
- Betjentservice
- Kantinedrift
De
enkelte områders opgaver og ydelser er nærmere beskrevet i delkontrakternes bilag
1, "Virksomhedsbeskrivelse", og de kritiske
aktiviteter, med deraf følgende målinger samt oplysning om de ønskede
succesmål, er nærmere beskrevet i delkontrakternes bilag 2, "Virksomhedsplan".
Ejendomsdrifts
ledelse har i delkontrakterne uddelegeret ansvaret for den daglige drift,
herunder såvel det økonomiske som det personalemæssige ansvar, til ledelsen af
de omhandlede områder, men har fortsat ansvaret for den overordnede strategiske
ledelse og koordinering af Ejendomsdrift samt for overholdelsen af den til
Ejendomsdrift udlagte nettobudgetramme.
Med
indgåelse af hovedkontrakten vil hele Ejendomsdrifts område herefter være omfattet
af kontraktledelse.
SAGSBESKRIVELSE
Grundlaget
for indgåelse af kontrakten er Kultur- og Fritidsforvaltningens direktions
beslutning om, at Ejendomsdrift skal kontraktledes.
Ejendomsdrifts
ledelse har derfor besluttet, at udarbejde en hovedkontrakt (vedlagt som bilag
1) der, efter godkendelse af Kultur- og Fritidsudvalget, indgås mellem Kultur-
og Fritidsforvaltningens administrerende direktør og Ejendomsdrifts ledelse.
Kontrakten
er ikke en aftale i aftaleretlig forstand, da den ikke er indgået mellem to
selvstændige juridiske enheder. Kontrakten skal derfor betragtes som en
hensigtserklæring som begge parter forpligter sig til at følge.
Kontrakten fraviger ikke
gældende lovgivning, overenskomster, budget- og bevillingsregler,
personalepolitikker mv.
Dette betyder at kontrakten
ikke medfører nogen indskrænkning i Borgerrepræsentationens, Kultur- og
Fritidsudvalgets og Kultur- og Fritidsforvaltningens administrerende direktørs
kompetence til at tilbagekalde eller ændre kontrakten, eller andre forhold af
betydning for det aftalte.
Kontrakten er gældende for
perioden 1. januar 2004 til 31. december 2004 eller indtil fast ansættelse af
chef for Ejendomsdrift har fundet sted.
I
forbindelse med kontraktledelsesprojektet har Ejendomsdrifts ledelse tidligere
indgået i alt seks delkontrakter (vedlagt som bilag 2 – 7) med ledelsen af følgende
områder:
- Drift Kødbyen
- Ejendomsvedligeholdelse
- Ejendomsadministration
- Rengøringsservice
- Betjentservice
- Kantinedrift
De
seks delkontrakter er indholdsmæssigt stort set opbygget efter samme model.
Formålet
med kontrakterne har været at styrke kunderelationerne samt at forbedre effektivitet
og kvalitet i opgaveløsningen ved at styrke og forbedre ledelse, organisering,
produkter, ydelser, ressourcestyring og ressourceudnyttelse for herigennem at
understøtte Ejendomsdrifts
- Mission (at tilbyde kunderne
gode fysiske rammer og ejendomsrelaterede ydelser)
- Vision (at være en
konkurrencedygtig og serviceorienteret virksomhed) og
- Tværgående strategiske
temaer (at
styrke kunderelationerne samt at forbedre effektivitet og kvalitet i
opgaveløsninger).
Med
indgåelse af hovedkontrakten vil hele Ejendomsdrifts område herefter være omfattet
af kontraktledelse.
Ejendomsdrifts
ledelse har med gennemførelsen af kontraktledelsesprojektet ønsket at
Ejendomsdrift skal være på forkant med de udfordringer, som den igangværende
udvikling hen imod en fælles ejendomsenhed for Københavns Kommune vil medføre.
Ligeledes
har Ejendomsdrifts ledelse ønsket, at alle ansatte i Ejendomsdrift skal være
bedst muligt rustet til at honorere de krav, som dannelsen af ejendomsenheden
vil kræve.
Det har tillige været formålet
at decentralisere såvel det økonomiske som det personalemæssige ansvar, således
at ansvaret placeres, hvor opgaverne udføres, og hvor der er den nødvendige
faglige ekspertise.
Ejendomsdrifts
ledelse har fortsat ansvaret for den overordnede strategiske ledelse og
koordinering af Ejendomsdrift samt for overholdelsen af den til Ejendomsdrift
udlagte nettobudgetramme.
Ejendomsdrifts ledelse har
ønsket størst mulig medarbejderinddragelse i kontraktledelsesprojektet.
For at sikre dette har der været nedsat en
styregruppe med deltagelse af såvel ledelses- som medarbejderrepræsentanter,
der har godkendt dels det foreliggende udkast til hovedkontrakt, og dels de
seks allerede indgåede delkontrakter.
Herudover har der ved udarbejdelsen af de seks
delkontrakter været nedsat arbejdsgrupper med deltagelse af såvel ledelses- som
medarbejderrepræsentanter for hvert af de omhandlede kontraktområder.
De
enkelte områders opgaver og ydelser er nærmere beskrevet i de enkelte delkontrakters
bilag 1, "Virksomhedsbeskrivelse".
Delkontrakterne
er udarbejdet som resultatkontrakter med anvendelse af mål- og resultatkrav, i
videst muligt omfang dokumenteret med nøgletal. Nøgletallene skal anvendes til egen
læring og udvikling og kan anvendes til erfaringsudveksling og videndeling i
forhold til såvel interne- som eksterne kunder og erfaringsnetværk.
Målfastsættelse,
opfyldelse og evaluering er udarbejdet efter principperne i Balanced Scorecard
ud fra fire perspektiver – økonomi, kunder, de interne forretningsprocesser
samt læring/udvikling og vækst.
De enkelte områders kritiske
aktiviteter med deraf følgende målinger samt oplysning om de ønskede succesmål
er nærmere beskrevet i de enkelte delkontrakters bilag 2, "Virksomhedsplan".
Ejendomsdrifts
ledelse samarbejder med den øvrige forvaltning og deltager i forvaltningens
lederkvartalsmøder.
Ejendomsdrifts
ledelse indgår i et samarbejde med Ejendomsdrifts seks områder om udvikling af
Ejendomsdrifts ydelser og kundebetjening.
Ejendomsdrifts
ledelse indgår med områdelederne i en ledelseskreds, der har ansvaret for
udvikling af Ejendomsdrift. Ledelseskredsen holder møder mindst en gang hver anden
måned. Formålet med disse møder er strategisk udvikling, koordinering og
gensidig information.
Direktionen
ønsker en forsat lederudvikling, og ledelsen af Ejendomsdrift er forpligtet til
at deltage i denne lederudvikling samt individuel ledelsesudvikling.
Ledelsen
af Ejendomsdrift er ansvarlig for tværgående lederudviklingsprojekter.
Direktionen
ønsker en fortsat medarbejderudvikling, og både ledelsen og medarbejdern
e i
Ejendomsdrift skal sørge for løbende udvikling og forbedring af arbejdsrutiner
og viden i takt med udviklingen.
Københavns
Kommune deltager i "Dogme 2000 for kommuner og miljø". Som deltager i Dogme
2000 skal Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner over tid miljøcertificeres.
Ejendomsdrift er i kontraktperioden forpligtet til løbende at registrere
alle væsentlige miljøforhold inden for Ejendomsdrifts område, som kan indgå i
Kultur- og Fritidsforvaltningens samlede miljøkortlægning, der løbende bliver
opdateret. Ejendomsdrift
er desuden forpligtet til at sikre, at der tages hensyn til miljøet ved indkøb
af produkter, samt ved anvendelsen af produkterne i det daglige arbejde og den
efterfølgende håndtering og bortskaffelse af affaldsprodukter.
Afrapportering
af kontrakten foregår ved kvartalsvise dialogmøder mellem den administrerende
direktør og ledelsen af Ejendomsdrift.
Disse møder er alene tænkt som en statusvurdering af kontrakten. Ledelsen af
Ejendomsdrift er forpligtet til at orientere områdelederne om de væsentligste punkter
der drøftes på disse møder.
Den
første kontrakt er gældende i 1 år og evalueres i oktober måned 2004. De efterfølgende kontrakter
indgås for en 4-årig periode og vil blive evalueret et år inden udløbet. Evalueringen
vedrører hele kontrakten, målene, samarbejdet, afrapporteringen etc.
Hver af parterne har krav på genforhandling af
kontrakten i kontraktperioden ved væsentlige ændringer i det grundlag,
kontrakten er indgået på. I
øvrigt kan genforhandling finde sted når parterne er enige herom.
Kontrakten
er gældende for perioden 1. januar 2004 til 31. december 2004 eller indtil fast
ansættelse af chef for Ejendomsdrift har fundet sted.
Det er en forudsætning for kontraktens gyldighed
at denne er godkendt af Kultur- og Fritidsudvalget og underskrevet af den
administrerende direktør og ledelsen af Ejendomsdrift.
MILJØVURDERING
Indstillingen
har ingen miljømæssige konsekvenser.
ØKONOMI
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
ANDRE KONSEKVENSER
Ingen.
HØRING
Ingen.
BILAG
1. Virksomhedskontrakt for Ejendomsdrift
2. Delkontrakt med underbilag for Drift Kødbyen
3. Delkontrakt med underbilag for Ejendomsvedligeholdelse
4. Delkontrakt med underbilag for Ejendomsadministration
5. Delkontrakt med underbilag for Rengøringsservice
6. Delkontrakt med underbilag for Betjentservice
7. Delkontrakt med underbilag for Kantinedrift
Carsten Haurum
/Olga Brüniche-Olsen