Indgåelse af virksomhedskontrakt mellem Kultur- og Fritidsforvaltningens administrerende direktør og Ejendomsdrifts ledelse

Kultur- og Fritidsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 4. december 2003

 

 

Sager til beslutning

 

16.      Indgåelse af virksomhedskontrakt mellem Kultur- og Fritidsforvaltningens administrerende direktør og Ejendomsdrifts ledelse

(KFU 384/2003)

 

INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

 

at   Kultur- og Fritidsudvalget godkender indgåelsen af vedlagte virksomhedskontrakt mellem Kultur- og Fritidsforvaltningens administrerende direktør og Ejendomsdrifts ledelse.   

 

 

RESUME

Grundlaget for indgåelse af kontrakten er Kultur- og Fritidsforvaltningens direktions beslutning om, at Ejendomsdrift skal kontraktledes.

Ejendomsdrifts ledelse har derfor besluttet, at udarbejde en hovedkontrakt (vedlagt som bilag 1) der, efter godkendelse af Kultur- og Fritidsudvalget, indgås mellem Kultur- og Fritidsforvaltningens administrerende direktør og Ejendomsdrifts ledelse

Ejendomsdrifts ledelse har i forbindelse med kontraktledelsesprojektet tidligere indgået i alt seks delkontrakter (vedlagt som bilag 2 – 7) med ledelsen af følgende områder: 

• Drift Kødbyen
• Ejendomsvedligeholdelse
• Ejendomsadministration
• Rengøringsservice
• Betjentservice
• Kantinedrift                                                                                                                  

De enkelte områders opgaver og ydelser er nærmere beskrevet i delkontrakternes bilag 1, "Virksomhedsbeskrivelse", og de kritiske aktiviteter, med deraf følgende målinger samt oplysning om de ønskede succesmål, er nærmere beskrevet i delkontrakternes bilag 2, "Virksomhedsplan".

Ejendomsdrifts ledelse har i delkontrakterne uddelegeret ansvaret for den daglige drift, herunder såvel det økonomiske som det personalemæssige ansvar, til ledelsen af de omhandlede områder, men har fortsat ansvaret for den overordnede strategiske ledelse og koordinering af Ejendomsdrift samt for overholdelsen af den til Ejendomsdrift udlagte nettobudgetramme.

Med indgåelse af hovedkontrakten vil hele Ejendomsdrifts område herefter være omfattet af kontraktledelse.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Grundlaget for indgåelse af kontrakten er Kultur- og Fritidsforvaltningens direktions beslutning om, at Ejendomsdrift skal kontraktledes.

Ejendomsdrifts ledelse har derfor besluttet, at udarbejde en hovedkontrakt (vedlagt som bilag 1) der, efter godkendelse af Kultur- og Fritidsudvalget, indgås mellem Kultur- og Fritidsforvaltningens administrerende direktør og Ejendomsdrifts ledelse.

Kontrakten er ikke en aftale i aftaleretlig forstand, da den ikke er indgået mellem to selvstændige juridiske enheder. Kontrakten skal derfor betragtes som en hensigtserklæring som begge parter forpligter sig til at følge.

Kontrakten fraviger ikke gældende lovgivning, overenskomster, budget- og bevillingsregler, personalepolitikker mv.

Dette betyder at kontrakten ikke medfører nogen indskrænkning i Borgerrepræsentationens, Kultur- og Fritidsudvalgets og Kultur- og Fritidsforvaltningens administrerende direktørs kompetence til at tilbagekalde eller ændre kontrakten, eller andre forhold af betydning for det aftalte.

Kontrakten er gældende for perioden 1. januar 2004 til 31. december 2004 eller indtil fast ansættelse af chef for Ejendomsdrift har fundet sted.

I forbindelse med kontraktledelsesprojektet har Ejendomsdrifts ledelse tidligere indgået i alt seks delkontrakter (vedlagt som bilag 2 – 7) med ledelsen af følgende områder:

• Drift Kødbyen
• Ejendomsvedligeholdelse
• Ejendomsadministration
• Rengøringsservice
• Betjentservice
• Kantinedrift                                                                                                          

 

De seks delkontrakter er indholdsmæssigt stort set opbygget efter samme model.

Formålet med kontrakterne har været at styrke kunderelationerne samt at forbedre effektivitet og kvalitet i opgaveløsningen ved at styrke og forbedre ledelse, organisering, produkter, ydelser, ressourcestyring og ressourceudnyttelse for herigennem at understøtte Ejendomsdrifts

• Mission (at tilbyde kunderne gode fysiske rammer og ejendomsrelaterede ydelser)
• Vision (at være en konkurrencedygtig og serviceorienteret virksomhed) og
• Tværgående strategiske temaer (at styrke kunderelationerne samt at forbedre effektivitet og kvalitet i opgaveløsninger).

Med indgåelse af hovedkontrakten vil hele Ejendomsdrifts område herefter være omfattet af kontraktledelse.

Ejendomsdrifts ledelse har med gennemførelsen af kontraktledelsesprojektet ønsket at Ejendomsdrift skal være på forkant med de udfordringer, som den igangværende udvikling hen imod en fælles ejendomsenhed for Københavns Kommune vil medføre.

Ligeledes har Ejendomsdrifts ledelse ønsket, at alle ansatte i Ejendomsdrift skal være bedst muligt rustet til at honorere de krav, som dannelsen af ejendomsenheden vil kræve.

Det har tillige været formålet at decentralisere såvel det økonomiske som det personalemæssige ansvar, således at ansvaret placeres, hvor opgaverne udføres, og hvor der er den nødvendige faglige ekspertise.

Ejendomsdrifts ledelse har fortsat ansvaret for den overordnede strategiske ledelse og koordinering af Ejendomsdrift samt for overholdelsen af den til Ejendomsdrift udlagte nettobudgetramme.

Ejendomsdrifts ledelse har ønsket størst mulig medarbejderinddragelse i kontraktledelsesprojektet.                                                                                                                     For at sikre dette har der været nedsat en styregruppe med deltagelse af såvel ledelses- som medarbejderrepræsentanter, der har godkendt dels det foreliggende udkast til hovedkontrakt, og dels de seks allerede indgåede delkontrakter.                                     

Herudover har der ved udarbejdelsen af de seks delkontrakter været nedsat arbejdsgrupper med deltagelse af såvel ledelses- som medarbejderrepræsentanter for hvert af de omhandlede kontraktområder.

De enkelte områders opgaver og ydelser er nærmere beskrevet i de enkelte delkontrakters bilag 1, "Virksomhedsbeskrivelse".

Delkontrakterne er udarbejdet som resultatkontrakter med anvendelse af mål- og resultatkrav, i videst muligt omfang dokumenteret med nøgletal.                                       Nøgletallene skal anvendes til egen læring og udvikling og kan anvendes til erfaringsudveksling og videndeling i forhold til såvel interne- som eksterne kunder og erfaringsnetværk.                                                                                                                         Målfastsættelse, opfyldelse og evaluering er udarbejdet efter principperne i Balanced Scorecard ud fra fire perspektiver – økonomi, kunder, de interne forretningsprocesser samt læring/udvikling og vækst.

De enkelte områders kritiske aktiviteter med deraf følgende målinger samt oplysning om de ønskede succesmål er nærmere beskrevet i de enkelte delkontrakters bilag 2, "Virksomhedsplan".

Ejendomsdrifts ledelse samarbejder med den øvrige forvaltning og deltager i forvaltningens lederkvartalsmøder.

Ejendomsdrifts ledelse indgår i et samarbejde med Ejendomsdrifts seks områder om udvikling af Ejendomsdrifts ydelser og kundebetjening.

Ejendomsdrifts ledelse indgår med områdelederne i en ledelseskreds, der har ansvaret for udvikling af Ejendomsdrift. Ledelseskredsen holder møder mindst en gang hver anden måned. Formålet med disse møder er strategisk udvikling, koordinering og gensidig information.

Direktionen ønsker en forsat lederudvikling, og ledelsen af Ejendomsdrift er forpligtet til at deltage i denne lederudvikling samt individuel ledelsesudvikling.

Ledelsen af Ejendomsdrift er ansvarlig for tværgående lederudviklingsprojekter.

Direktionen ønsker en fortsat medarbejderudvikling, og både ledelsen og medarbejdern e i Ejendomsdrift skal sørge for løbende udvikling og forbedring af arbejdsrutiner og viden i takt med udviklingen.

Københavns Kommune deltager i "Dogme 2000 for kommuner og miljø". Som deltager i Dogme 2000 skal Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner over tid miljøcertificeres.                                                                                                                Ejendomsdrift er i kontraktperioden forpligtet til løbende at registrere alle væsentlige miljøforhold inden for Ejendomsdrifts område, som kan indgå i Kultur- og Fritidsforvaltningens samlede miljøkortlægning, der løbende bliver opdateret.                        Ejendomsdrift er desuden forpligtet til at sikre, at der tages hensyn til miljøet ved indkøb af produkter, samt ved anvendelsen af produkterne i det daglige arbejde og den efterfølgende håndtering og bortskaffelse af affaldsprodukter.

Afrapportering af kontrakten foregår ved kvartalsvise dialogmøder mellem den administrerende direktør og ledelsen af Ejendomsdrift.                                                           Disse møder er alene tænkt som en statusvurdering af kontrakten.                               Ledelsen af Ejendomsdrift er forpligtet til at orientere områdelederne om de væsentligste punkter der drøftes på disse møder.

Den første kontrakt er gældende i 1 år og evalueres i oktober måned 2004.                   De efterfølgende kontrakter indgås for en 4-årig periode og vil blive evalueret et år inden udløbet.                                                                                                                   Evalueringen vedrører hele kontrakten, målene, samarbejdet, afrapporteringen etc.

Hver af parterne har krav på genforhandling af kontrakten i kontraktperioden ved væsentlige ændringer i det grundlag, kontrakten er indgået på.                                              I øvrigt kan genforhandling finde sted når parterne er enige herom.

Kontrakten er gældende for perioden 1. januar 2004 til 31. december 2004 eller indtil fast ansættelse af chef for Ejendomsdrift har fundet sted.

Det er en forudsætning for kontraktens gyldighed at denne er godkendt af Kultur- og Fritidsudvalget og underskrevet af den administrerende direktør og ledelsen af Ejendomsdrift.

 

MILJØVURDERING

Indstillingen har ingen miljømæssige konsekvenser.

 

ØKONOMI

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

 

ANDRE KONSEKVENSER

Ingen.

 

HØRING

Ingen.

 

BILAG

1.       Virksomhedskontrakt for Ejendomsdrift

2.       Delkontrakt med underbilag for Drift Kødbyen

3.       Delkontrakt med underbilag for Ejendomsvedligeholdelse

4.       Delkontrakt med underbilag for Ejendomsadministration

5.       Delkontrakt med underbilag for Rengøringsservice

6.       Delkontrakt med underbilag for Betjentservice

7.       Delkontrakt med underbilag for Kantinedrift

 

 

 

Carsten Haurum

/Olga Brüniche-Olsen