Kultur- og Fritidsudvalgets foretrædeordning
Kultur- og Fritidsudvalgets foretrædeordning
Kultur- og Fritidsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde torsdag den 4. november 2004
Sager til beslutning
25. Kultur- og Fritidsudval gets foretrædeordning
(KFU 354/2004)
INDSTILLING
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller
at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at reglerne om Kultur- og Fritidsudvalgets foretrædeordning i overensstemmelse med nærværende indstilling og udvalgets tilkendegivelser på mødet præciseres på udvalgets internethjemmeside.
RESUME
I forbindelse med Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 21. oktober 2004 besluttede udvalget, at udvalget på mødet den 4. november 2004 skulle drøfte udvalgets foretrædeordning.
Nærværende indstilling indeholder en gennemgang af de gældende regler for udvalgets foretrædeordning.
Forvaltningen indstiller, at reglerne præciseres på udvalgets internethjemmeside.
SAGSBESKRIVELSE
Indledning
I forbindelse med Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 21. oktober 2004 besluttede udvalget, at udvalget på mødet den 4. november 2004 skulle drøfte udvalgets foretrædeordning. Den konkrete anledning var, at en bestyrelse i samme sag havde anmodet om foretræde to gange. På mødet den 23. september 2004 – hvor bestyrelsen havde foretræde – blev sagen udsat. Den udsatte sag var herefter igen optaget på dagsordenen den 21. oktober 2004. Bestyrelsen havde også til dette møde søge foretræde i samme sag.
Regler for Kultur-
og Fritidsudvalgets foretrædeordning
Møderne i de stående udvalg og Økonomiudvalget er – i modsætning til kommunalbestyrelsens møder – ikke offentlige. Der er ikke hjemmel til, at udvalgene eller kommunalbestyrelsen kan beslutte, at udvalgsmøder skal være offentlige.
Ordninger om foretræde for de stående udvalg/Økonomiudvalget er hjemlet i styrelseslovens § 20, stk. 4, 2. pkt. Bestemmelsen har følgende ordlyd:
" Udvalgene kan tilkalde andre personer, herunder andre medlemmer af kommunalbestyrelsen, til at overvære forhandlingerne, når det er ønskeligt af hensyn til en sags oplysning."
Af bemærkningerne til bestemmelsen fremgår bl.a. følgende:
"Stk. 4, 2. pkt., fastsætter, at det er det enkelte udvalg selv, som eventuelt ved flertalsafgørelse beslutter, om andre end kommunalt ansatte, herunder andre kommunalbestyrelsesmedlemmer end udvalgets medlemmer, skal tilkaldes. Bestemmelsen fastslår endvidere, at sådan tilkaldelse kun kan finde sted, hvor dette er begrundet i hensynet til oplysningen af en sag. Det er alene udvalgets forhandlinger, ikke-udvalgsmedlemmerne kan overvære, ikke eventuelle afstemninger… Med hjemmel i bestemmelsen vil et udvalg også kunne give borgere m.fl. foretræde for udvalget…"
I Kultur- og Fritidsudvalgets forretningsorden er i § 12 følgende fastsat om foretrædeordningen:
"Udvalget kan tilkalde personer, der ikke er ansat i kommunens tjeneste, til at overvære en sags behandling, når det er ønskeligt af hensyn til sagens oplysning. Såfremt borgmesteren har meddelt afslag på foretræde, orienteres udvalget herom i det førstkommende møde."
Af udvalgets internethjemmeside fremgår følgende om foretrædeordningen:
"Der er
mulighed for at få foretræde for Kultur- og Fritidsudvalget. Hensigten er, at
udvalgets medlemmer kan få mulighed for at få belyst enkeltpersoners eller gruppers
synspunkter på en sag, der er på udvalgets dagsorden. Den egentlige politiske
behandling af sagen foregår derimod for lukkede døre på selve udvalgsmødet.
Som udgangspunkt afsættes 15 minutter til hvert foretræde. Foretræde foregår normalt
umiddelbart forud for det møde, på hvilket sagen drøftes i udvalget.
Anmodning om foretræde rettes skriftligt til borgmesteren. Adressen er:
Kultur- og Fritidsforvaltningen
Sekretariatet
Rådhuset
1599 København V
Fax: 33 66 70 35
Anmodning om foretræde skal normalt være Sekretariatet i hænde senest kl. 11.00
tirsdagen før udvalgets møde om torsdagen. Anmodningen skal indeholde navne og
adresser på de personer, som ønsker foretræde. Borgmesteren sørger herefter
for, at personen/gruppen indkaldes.
Eventuelt skriftligt materiale til udvalget skal kopieres i 20 eksemplarer og
være Sekretariatet i hænde senest dagen før udvalgsmødet.
Borgmesteren kan undtagelsesvis afslå et foretræde for udvalget, hvis han
finder, at foretræde ikke har relevans for sagens belysning eller hvis han
skønner, at foretræde ikke er muligt af tidsmæssige årsager. Borgmesteren
orienterer i givet fald udvalget herom på det førstkommende møde. Den/de, som
får afslag på anmodning om foretræde, vil få en skriftlig begrundelse.
Der gives ikke foretræde, hvis den pågældende sag ikke er optaget på dagsordenen."
Som det fremgår af styrelseslovens § 20, stk. 4, 2. pkt., er det en forudsætning for et foretræde, at dette har relevans for sagens belysning. I overensstemmelse med denne bestemmelse kan en person, forening, bestyrelse mv. ikke i samme sag få foretræde to gange, medmindre personen, foreningen, bestyrelsen mv. sandsynliggør, at der i forhold til det første foretræde er fremkommet nye og for sagen væsentlige oplysninger. Dette gør sig især gældende for sager, der f.eks. af tidsmæssige grunde bliver udsat fra det ene møde til det næste.
Supplerende skal anføres, at det er en almindelig kommunalretlig grundsætning, at en sag skal være således oplyst, at der foreligger et forsvarligt beslutningsgrundlag. Dette betyder, at der ved behandlingen af en sag skal foreligge det oplysningsmateriale, der er nødvendigt, for at medlemmerne kan træffe deres beslutning på et forsvarligt grundlag. Kravet om det forsvarlige beslutningsgrundlag indebærer, at den i forbindelse med dagsordenen udsendte indstilling (og bilagsmateriale) samt det materiale, der er fremlagt på sagen, skal udgøre det nødvendige oplysningsmateriale. I overensstemmelse hermed kan de oplysninger, som måtte fremkomme under et foretræde, alene anses som et (ikke nødvendigt) supplement til de nødvendige oplysninger. Dette må også ses i sammenhæng med, at en foretrædeordning ikke er pligtmæssig.
Det indstilles, at reglerne om foretrædeordningen i overensstemmelse med foranstående bemærkninger og udvalgets tilkendegivelser på mødet præciseres på internethjemmesiden.
ØKONOMI
Ingen konsekvenser.
ANDRE
KONSEKVENSER
Ingen konsekvenser.
HØRING
Ingen høring.
BILAG
Ingen.
/